5.5.2. Учет выбытия документов из архива

Документы выбывают из архива на основании:

– акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 42);

– акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 11);

– акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 40);

– акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 13);

– акта возврата документов собственнику (приложение № 43);

– акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов (приложение № 44).

Примечание: Документы могут быть сняты с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 5.5.3).

5.5.2.1. При выбытии описанных документов в соответствующей описи (приложения № 30–30ж) в графе “Примечания” против каждой выбывшей единицы хранения, единицы учета ставится штамп “Выбыло”. В конце описи во всех ее экземплярах делается новая итоговая запись в установленном порядке (см. п. 5.4.2.6).

В листе фонда (приложение № 28) указывается:

– в графе “Выбытие” — акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи;

– в графе “Наличие (остаток)” — количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

При выбытии всех документов описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным, в реестре описей (приложение № 31) делается соответствующая отметка.

Порядок записи выбытия документов в листе учета аудиовизуальных документов (приложения № 29, 29а) аналогичен порядку записи поступления (см. п. 5.5.1.4).

В случае выбытия всего фонда в списке фондов (приложение № 27) в графе “Отметка о выбытии” указывается, куда выбыл фонд, и акт, на основании которого он выбыл.

При передаче фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи и дело фонда. Один экземпляр описи остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение (приложение № 40) включается в собственный архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех документов фонда его описи и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в собственный архивный фонд архива.

5.5.2.2. Учет выбытия неописанных дел и документов осуществляется, как правило, по результатам проведения работ по их описанию и ведется по листу фонда в установленном порядке (см. п. 5.5.1.3).

5.5.3. Учет изменений количества документов архива в результате проведения отдельных видов работ

Количество документов архива изменяется (увеличивается и/или уменьшается) в результате:

– выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

– проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, единицы хранения за литерными номерами, пропущенные учетные номера и т.д.;

– реставрации документов, после которой одно дело было разделено на несколько томов и др.;

– описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения, а также уточнение их фондообразователя и т.д.

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:

– акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 9);

– акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. (приложение № 10);

– акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов (приложение № 45);

– акт описания документов, переработки описей (приложение № 46).