Раздел 5

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

5.1. Понятие и правовые основы учета документов

5.1.1. Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе:

• установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;

• единства организации хранения и учета документов;

• сопоставимости учетных показателей;

• строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

• оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.

5.1.2. Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.

5.1.3. Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации.

5.2. Единицы учета документов

5.2.1. Основные единицы учета документов

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

– архивный фонд, архивная коллекция;

– единица хранения.

Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы учитываются также по единицам учета.

Примечание: Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются, как правило, по документам или листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

5.2.2. Единицы хранения документов

Единица хранения — физически обособленные документ или совокупность документов.

Единица хранения документов на бумажной основе — дело — совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Единица хранения кинодокументов — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации.

Единица хранения фотодокументов — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив)), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом.

Единица хранения фонодокументов — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.

Единица хранения видеодокументов — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации.

Единица хранения машиночитаемых (электронных) документов — физически обособленные рулон магнитной ленты, дискета, жесткий диск, компакт-диск.