4.10.5. Оформление передачи страховых копий на специальное хранение

4.10.5.1. Централизованное хранение страховых копий осуществляет бесплатно Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ) — специальное хранилище системы Федеральной архивной службы России.

Для получения согласия на отправку страховых копий в ЦХСФ архив представляет в вышестоящий орган управления архивным делом докладную записку о готовности к отправке страховых копий с указанием количества единиц хранения, с которых изготовлены эти копии, объема копий (в единицах учета, единицах хранения, кадрах, метраже, времени звучания), их состояния, наличия описей страхового фонда и актов технического состояния. Разрешение на передачу страхового фонда документов в Центр хранения страхового фонда дает Федеральная архивная служба России.

Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа Федеральной архивной службы России по акту (приложение № 25), к которому прилагаются:

– описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых отснят страховой фонд, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

– описи передаваемого страхового фонда;

– акты технического состояния копий страхового фонда;

– сопроводительные документы на транспортную тару.

4.10.5.2. Страховые копии в порядке расположения их в описи помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в ЦХСФ в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.

Акты приема-передачи с приложениями (см. п. 4.10.5.1) помещаются в отдельную упаковку, на которой делается пометка “Сопроводительные документы”.

4.10.5.3. После отправки контейнеров архив извещает ЦХСФ о количестве отправленных контейнеров и дате отправки.

Оплата расходов по отправке контейнера со страховыми копиями производится архивом.

4.11. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях

4.11.1. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности документов архива.

К чрезвычайным ситуациям относятся:

– объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;

– пожар или стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;

– исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей, или других противоправных действий;

– аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;

– снятие охраны архива;

– другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.

4.11.2. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и при необходимости пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Планы мероприятий утверждаются директором архива. С планами мероприятий и другими нормативными документами, определяющими работу архива при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены ответственные работники архива.

4.11.3. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководство архива немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) сообщает об этом руководству вышестоящего органа управления архивным делом и по согласованию с ним принимает решение о работе в режиме чрезвычайной ситуации, которое оформляется приказом директора архива, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них вышестоящий орган управления архивным делом.