4.9. Выявление уникальных и особо ценных документов

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

4.9.1. Отнесение документов к уникальным осуществляется в порядке, определенном Регламентом Государственного реестра уникальных документов и включает в себя:

– составление листа учета и описания уникального документа (приложение № 24), заполняемого на каждый выявленный уникальный документ;

– рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;

– подготовку предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов и представление их в вышестоящий орган управления архивным делом.

4.9.2. Отнесение документов к особо ценным осуществляется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива и закрепляется учетными документами в установленном порядке (см. п. 5.5.4).

4.10. Создание страхового фонда документов и фонда пользования

Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.

Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Российской Федерации, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Фонд пользования создается:

– одновременно с созданием страхового фонда;

– целевым порядком на наиболее используемые документы;

– в процессе других работ, в том числе по рассекречиванию документов, организации их использования.

4.10.1. Организация работы по созданию страхового фонда

4.10.1.1. Очередность страхового копирования определяется ценностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фон- ды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе.

4.10.1.2. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ (см. п. 4.6). При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.

4.10.1.3. Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед ними. Страховому копированию подлежат все документы единицы хранения.

4.10.1.4. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.

4.10.1.5. Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

4.10.1.6. Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории.