4.4.3. Учет физического и технического состояния документов

4.4.3.1. Учет физического и технического состояния документов на бумажной основе осуществляется в:

– листе-заверителе дела (приложения № 6, 6а);

– листе и акте проверки наличия и состояния документов (приложения № 7, 8);

– карточке учета документов с повреждениями носителя (приложение № 14);

– карточке учета документов с повреждениями текста (приложение № 14а);

– картотеке (книге) учета физического состояния документов.

4.4.3.2. Учет физико-химического и технического состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов осуществляется в:

– карточке учета физического состояния кинодокумента (приложение № 15);

– карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 16);

– карточке учета технического состояния фонодокумента (приложение № 17);

– карточке учета технического состояния видеодокумента (приложение № 17а);

– картотеках (книгах) учета физико-химического состояния аудиовизуальных документов.

4.4.3.3. Учет физико-химического и технического состояния документов может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

4.4.4. Порядок снятия с учета неисправимо поврежденных документов

4.4.4.1. На неисправимо поврежденные документы составляются заключения реставраторов и специалистов подразделения, осуществляющего хранение документов архива, о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации, акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 11), которые представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии документов с учета.

В архиве решение о снятии неисправимо поврежденных документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа.

4.4.4.2. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

4.5. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов

4.5.1. Состав работ по специальной обработке документов

Специальная обработка документов проводится с целью:

– устранения причин ускоренного старения и разрушения документов;

– восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

– воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях, которое осуществляется соответствующими подразделениями архива или сторонними организациями в установленном порядке.

4.5.1.1. Основными видами специальной обработки документов на бумажной основе являются:

– дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах;

– реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов;

– воспроизведение документов с целью создания страхового фон- да копий документов и фонда пользования; фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения и передачи во времени документной информации и др.;

– переплет документов;

– обеспыливание документов как вспомогательный вид работ, осуществляемое при поступлении, хранении, использовании документов, а также при выполнении консервационно-реставрационных, санитарно-гигиенических, технических операций различного назначения;

– специальная обработка документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

4.5.1.2. Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам в зависимости от физической природы носителя:

1) документы на магнитной ленте:

– очистка поверхности от пыли и частиц грязи вручную или на специальном очистительном оборудовании;

– замена пересохших и коробленных склеек;

– перемотка с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании документов, проводится на специальных устройствах с заданными параметрами натяжения и с приспособлениями для механической очистки поверхности ленты. Перемотку можно также проводить на отрегулированном магнитофоне, без рывков, с равномерной плотностью намотки. Намотка дол- жна быть ровной, плотной, без выступающих витков и ступеней. Периодичность перемотки и очистки документов на магнитной ленте в профилактических целях — один раз в 2–4 года, в зависимости от интенсивности использования документов и условий их хранения;

– оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2–2,5 м;

2) документы на дисковых носителях:

– обеспыливание;

– протирка антистатиком;

3) граморигиналы фонодокументов:

– электрохимическая очистка;

4) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

– обеспыливание;

– удаление восковых, жировых и иных загрязнений;

– укрепление склеек и просечек;

– ремонт перфорации;

– переделка грубых, коробленных заплат и склеек;

– ремонт повреждений, затронувших поле кадра.