16.3. Форма для данных

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощаются, если использовать встроенную форму данных для ввода, удаления или редактирования записей. Форма обеспечивает удобный способ одновременного ввода или отображения сразу целой строки информации (или записи) в списке.

Для создания формы данных для базы данных необходимо выделить любую из ячеек таблицы и выбрать команду Форма из меню Данные.

После выбора этой команды Excel анализирует строку с именами полей и элементов в первой записи и создает форму с данными, в которой сверху вниз перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах рядом с ними (рис. 11). Форма позволяет одновременно отображать до 32 полей списка.

Рис. 11. Форма данных

Форма данных выглядит как обычное диалоговое окно. В правой части располагается ряд командных кнопок, которые используются для добавления или поиска каких-либо записей. Над верхней кнопкой Добавить выводится номер текущей записи, за которым следует число, показывающее общее количество записей в базе данных (1 из 11).

Ввод новых записей. Для использования формы данных с целью ввода последующих записей щелкните на кнопку Добавить. Появится чистая форма данных, обозначенная как Новая запись. После ввода значения первого поля нажмите клавишу Tab или для перехода к следующему полю. Можно также щелкнуть мышью в нужном поле.После завершения ввода всех полей нажмитеEnter. Новая запись добавится в базу.

По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть , чтобы добавить набранную запись и выйти из окна формы.

Не нажимайте после заполнения очередного поля клавишу Enter , так как при этом в таблицу добавится неполная запись!

Редактирование записей. В случае ошибки и необходимости редактирования данные в поле, которое уже прошли, нажмите Shift + Tab для возврата в нужное поле или щелкните в нем мышью.

Для замены ранее введенных данных просто начните вводить новые.

Для редактирования отдельных символов, поместите курсор в место редактирования и используйте Delete .

При вводе информации в определенное поле можно скопировать значение из того же поля предыдущей записи, нажимая Ctrl + ” .

При вводе даты в поле даты следует использовать формат даты.

При вводе чисел с лидирующими нулями (например, почтовый индекс 00102), которые не должны исчезнуть из введенного элемента, необходимо задать числовой формат Почтовый индекс. При вводе других чисел с лидирующими нулями необходимо ввести апостроф перед первым нулем. Excel рассматривает число как текстовую метку, апостроф не вводится в базу данных, а виден только в строке формул.

После заполнения всей записи можно нажать Enter или кнопку Добавить. Запись вставится в базу данных и появится форма для ввода следующей записи.

По завершению ввода записей нажать Esc или кнопку Закрыть. После этого сохранить таблицу командой Файл  Сохранить.

Можно отменить изменения, нажав кнопку Вернуть , пока запись в форме активна.