инфа / Calc / Л.р. 5 OOo Calc

Лабораторная работа № 5

Создание ведомости на выдачу заработной платы.

Теоретический материал.

ООо Calc в качестве базы данных

Если под базой данных понимать любую упорядоченную информацию, объединенную в единое целое, то содержимое рабочего листа ЭТ можно рассматривать как базу данных, а сами ЭТ как средство для организации и хранения базы данных. Пример простейшей базы данных – список, поскольку информация, хранящаяся в списке, упорядочена определенным образом. Именно список используется в ЭТ в качестве базы данных.

Calc располагает средствами для обработки информации, хранящейся в базе данных. Существуют также встроенные функции, предназначенные для работы с массивами и базой данных.

Если сформировать рабочий лист, следуя определенным правилам, то программа будет воспринимать его как базу данных. Список – это плоская (двумерная) база данных, строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.

Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных. К спискам в ЭТ предъявляются более строгие требования, чем к обычным ЭТ. Данные в списке должны иметь определенный формат. Количество столбцов должно быть постоянным, а количество строк переменным, наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым.

В ЭТ для работы со списком существуют средства, которые предназначены для обработки и анализа данных. При применении команд (сортировка, фильтр, итоги, проверка) для обработки списков, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных.

Сортировка строк и столбцов

Для упорядочения и анализа данных в списке применяется команда "Сортировка". "Сортировка" позволяет переставлять записи в определенном порядке на основании значений одного или нескольких столбцов или переставлять столбцы на основании значений в строках. Существует три типа сортировки: по возрастанию, по убыванию, в пользовательском порядке.

Поиск данных в списке

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи, можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

•Автофильтр – предназначен для простых условий отборов строк. Используется команда меню Данные – Фильтр – Автофильтр: раскрывает список команд автофильтра. Необходимо предварительно выделить ячейку в диапазоне списка.

•Расширенный фильтр – предназначен для сложных условий отбора записей. Используется команда Данные – Фильтр – Расширенный фильтр.

Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком, который будет формироваться. Условие отбора

– это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Создание диапазона условий отбора:

•Скопировать и вставить заголовки столбцов.

•Ввести требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий. На рисунке представлен образец диапазона условий отбора: вывести в списке строки содержащие кондитерские продукты – печенье в первом складе и напитки в четвертом.

1

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду "Расширенный фильтр".

В диалоговом окне Расширенный фильтр возможно использование дополнительных параметров:

1.Учитывать регистр.

2.Диапазон содержит заголовки столбцов.

3.Копировать результат фильтра в…Позволяет выбрать диапазон ячеек, куда нужно скопировать результаты фильтрации.

4.Регулярное выражение. Возможность использовать подстановочные знаки в определении фильтра.

5.Без повторений. Повторяющиеся строки исключаются из списка отфильтрованных данных.

6.Сохранить условия фильтра. Установите флажок Копировать результат фильтра в, а

затем укажите целевой диапазон, где следует отобразить результаты фильтрации.

Логические функции

Логические функции используются для проверки значений и получения результатов, основанных на результатах проверки. Эти функции являются условными и позволяют создавать более длинные формулы, основанные на входных данных или результатах.

Задание к работе.

Для выполнения упражнений понадобятся 5 листов:

•сведения о начислениях;

•диаграмма;

•зафиксированные значения;

•выдача материальной помощи на детей.

•Дополнительные задания.

Уражнение1. Подготовка ведомости на выдачу заработной платы (естественно, несколько упрощенный вариант).

1.Название 1 листа – Начисления. Оклад ввести случайными числами с округ-

лением до 2 десятичных знаков – диапазон от 8000 до 30000 (используйте

функцию ROUND и RAND).

2.Число детей вывести целыми случайными числами от 0 до 4.

3.Посчитать сумму к выдаче.

2

Пример: допустим, специалист получает доход до налогообложения в сумме 20 000 рублей в месяц и на иждивении у него находятся двое несовершеннолетних детей, сотрудник состоит в браке. Посчитаем сумму к выдаче.

НДФЛ = (20 000 – 400 (вычет на себя) – 1000 х 2 (вычет на двоих детей)) х 13% = 2 288 рублей. Сумма к выдаче (реальный доход): 20 000 – 2 288= 17 712 рубля.

Рис. 1 Ведомость на выдачу заработной платы

Уражнение 2. Создание круговой диаграммы с долями.

1.Построить круговую диаграмму "Сумма к выдаче" на новом листе (Диаграмма), отражающую начисления каждого сотрудника ("ФИО" и "Сумма к выдаче").

2.Вывести значения на диаграмме в процентах (рис.2).

Рис. 2 Диаграмма «Сумма к выдаче»

Упражнение 3. Сортировка результатов.

1.Зафиксировать значения, полученные на листе «Начисления», на другом лис-

те Зафиксированные значения.

2.Отсортировать значения по числу детей – по убыванию, по фамилиям – по

возрастанию.

3

Упражнение 4. Ссылки на другие листы. Использование автофильтра.

1.Создать ведомость на получение компенсации на детей на основе таблицы

начислений (используются ссылки на ячейки другого листа).

•Четвертый лист переименовать в "Детские". Подготовить ведомость из трех столбцов: "ФИО", "Сумма" и "Подпись".

•В графу "ФИО" поместить список сотрудников, который имеется на листе "Начисления". Установить связь между листами (ввести формулу, по которой данные будут вставляться из листа "Начисления").

•В графе "Сумма" поместить формулу: Если (IF) число детей больше 3 выплатить компенсацию 1200руб. на каждого ребенка. Применить денеж-

ный формат числа.

•Примените автоформат к таблице.

2.Для того, чтобы список состоял только из сотрудников, имеющих детей, уста-

новите фильтр по наличию детей (Данные → фильтр → Автофильтр, крите-

рий >0). Приблизительный вид ведомости приведен на рис. 3.

Рис. 3 Ведомость на получение компенсации

Упражнение 5. Дополнительные задания (на оценку 4, 5).

Задания с функцией IF.

1.В первом столбце вывести целое случайное число от -15 до 15.

2.С помощью функции IF (если) в соседнем столбце вывести строку "положительное", если число больше 0 и "отрицательное", если меньше.

3.В следующем столбце вывести строку "положительное", если число больше 0; "отрицательное", если меньше 0; и "ноль", если число равно 0.

Задания на сортировку, фильтрацию, проверку данных.

1.Составьте список студентов Вашей группы. Список должен содержать сле-

дующие поля: фамилия, имя, отчество, возраст.

2.Отфильтруйте всех студентов, имеющих такое же имя как у Вас.

4

3.Отсортируйте список по полям фамилия, имя, отчество в возрастающем порядке.

4.В отдельном списке поместите студентов Вашего возраста, но с другим именем.

5.Посчитайте средний возраст студентов, имеющих одинаковые имена.

6.Ограничьте длину вводимых фамилий 15-ю символами. Если длина фамилии превышает 15 символов, должно выводиться соответствующее сообщение.

Контрольные вопросы.

1.Список. Планирование списка.

2.Сложная сортировка данных.

3.Что произойдет, если перед сортировкой выделить часть списка?

4.Автофильтр.

5.Стандартный фильтр, несколько условий.

6.Расширенный фильтр.

7.Создание критерия для расширенного фильтра.

8.Как создать несколько условий для одного столбца из таблицы, исполь-

зуя расширенный фильтр?

9.Что такое регулярные выражения?

10.Привести примеры с использованием функций (минимальное, максимальное, среднее значение, количество).

5