Задания

1. Рассказывают, что однажды Наполеон во время проверки караулов обнаружил спящего на посту часового. По уставу и законам военного времени часовой должен был бы предстать перед судом и затем быть расстрелян, ибо нет пощады солдату, который, постыдно заснув на посту, ставит под угрозу жизнь товарищей. Как Вы думаете, как поступил Наполеон?¹

________________________________________________________________________________________________________________________________

А как поступили бы Вы в этом случае?

________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Прокомментируйте фразу: «Контроль – это обратная сторона планирования».

________________________________________________________________________________________________________________________________

3. При разработке на предприятии системы контроля необходимо ответить на пять фундаментальных вопросов:

- что контролировать (прежде всего, какие сферы производства и управления)?

- с какой периодичностью?

- кому?

- каким образом?

- как осуществлять упреждающий контроль (перенос акцента с прошлого на будущее)?

С учётом ответов на поставленные вопросы какой вы видите систему контроля на своём предприятии? Сформулируйте основные принципы. Учтите, что система контроля должна быть «привязана» к определённому уровню менеджмента – иметь иерархию. Чем выше этот уровень, тем более опосредован контроль от конкретного исполнителя. Если мастер может контролировать рабочих вплоть до трудовых операций, то генеральный директор оперирует в контроле обобщёнными показателями, в формировании которых вклад сотен, а иногда и тысяч людей, целых коллективов, в том числе и сторонних.

________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Какие личные и профессиональные качества (в зависимости от вида деятельности организации) должен иметь контролирующий?

________________________________________________________________________________________________________________________________

Разбор заданий

1. Наполеон принял неожиданное решение: поднял ружьё спящего человека, вскинул его себе на плечо и занял оставленный утомлённым солдатом пост. Прибывший через некоторое время со сменой сержант увидел, что часовой спит, а император стоит на посту.

Как Вы думаете, что побудило Наполеона поступить так, а не вызвать подразделение для расстрела?

________________________________________________________________________________________________________________________________

Как Вы оцениваете поведение Наполеона?

________________________________________________________________________________________________________________________________

Сравните с выводами Нормана Коупленда: «Кто наберётся смелости утверждать, что Наполеон совершил ошибку, что он потворствовал такому нарушению долга? Никто лучше его не понимал, что история о «маленьком капрале», взявшем на плечо ружьё, вместо того чтобы вызвать подразделение для расстрела, на следующий день молнией облетит весь бивак и походные колонны. Разве солдат поколебался бы отдать жизнь, идя в бой с таким руководителем? Вы скажете глупо? Глупо ли, нет ли, но это действительность. Во многих случаях великодушие решает успех дела и умный руководитель должен умело пользоваться им».

2. Для ответа на поставленный вопрос можно использовать рассуждения В. Зигерт и Л. Ланг в книге «Руководить без конфликтов» (с. 76). Контроль – это одна из важнейших функций менеджмента. Есть только одна функция выше рангом – это планирование, а точнее – постановка или согласование целей. По логике менеджмента целевая функция находится на первом месте. «Если не доводить цель до своих подчинённых, то и нечего контролировать!» Что такое контроль? «Это постоянное сравнение того, что есть с тем, что должно быть». Контролировать может только тот, кто знает, что должно быть, и своевременно делает это достоянием других.

3. При ответе на первый вопрос сгруппируйте контролируемые показатели. Например, возможная группировка может быть такой:

а) Показатели стратегического управления:

- доля рынка сбыта;

- качество продукции (уровень дефектов изделий в процентах от размеров партии; процент изделий, возвращённых на гарантийный ремонт; стоимость претензий потребителей в обороте предприятия и др.);

- уровень обслуживания потребителей продукцией предприятия.

б) Показатели эффективности работы:

- объём продаж;

- валовая прибыль;

- ликвидность;

- отношение прибыли к вложенному капиталу;

- доля авансированного капитала в обороте;

- доля запасов в общей стоимости потреблённых материалов и т.д.

4. Выполнение функции контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми. Специалист в области контроля должен быть организованным и доброжелательным, что может дать больший эффект, чем жёсткий контроль и жёсткие санкции, хотя последнее во многом определяется видом работ, самостоятельностью выполнения и другими ситуационными факторами (Менеджмент. Учебник / Под. Ред. Ф.М. Русинова, М.Л. Разу. – М., 1999, с. 169). Необходимы такие качества как коммуникабельность, доверие, открытость. Нормальный контроль – это непрерывный процесс делового общения с работниками. Если Вы хотите помочь сотруднику преодолеть какие-то недостатки (непорядок на рабочем месте, плохой стиль составления деловых писем, недостаточный кругозор и т.д.), то снова и снова вступайте с ним в контакт, напоминайте ему о том, что надо делать, беседуйте с ним, стараясь быть непринуждённым.

Есть управляющие, которые считают, что всё, что не прошло через их руки, чревато ошибками. В связи с этим такие лица стараются контролировать буквально всё, решая сложные вопросы у себя в кабинете. Такой контроль делает людей несамостоятельными и нерадивыми. Подозрительность свидетельствует о неуверенности в себе. Психологи говорят о «проекции». Люди склонны к тому, чтобы «проецировать» свои недостатки на других людей. Помните, у кого отсутствует здоровое чувство собственного достоинства, тот чувствует угрозу, исходящую от других. Не придерживайте негативную информацию о деятельности сотрудника как козырную карту. Исходите из того, что такая тактика контроля бесплодна и даже вредна. Доведите полученную информацию до сотрудника немедленно. Только так вы можете установить с ним деловые отношения и помочь делу (Ладанов И.Д. Практический менеджмент. – М., 1995, с. 98 – 99).

Тесты

1. Является ли контроль одной из основных функций управления?

а) является;

б) нет;

в) иногда да, иногда нет;

г) это зависит от размера организации.

2. Если в должностной инструкции менеджера специально не выделено отдельным пунктом, что он контролирует деятельность своих подчинённых, должен ли он выполнять функции контроля?

а) нет, не должен;

б) если получил устное указание высшего руководства, только тогда должен это делать;

в) должен, даже если это не записано;

г) по своему желанию.

3. Что является главным назначением контроля?

а) наказание виновных;

б) принуждение подчинённых к действию;

в) ограничение подчинённых;

г) предупреждение возникновения кризисных ситуаций.

4. Какой вид контроля направлен на управление будущим для обеспечения длительного функционирования организации?

а) контроллинг;

б) заключительный контроль;

в) самоконтроль;

г) текущий контроль.

5. Контроль ресурсов осуществляется во время:

а) заключительного контроля;

б) текущего контроля;

в) предварительного контроля;

г) предварительного, текущего и заключительного контроля.

6. Системы с обратной связью:

а) имеют цели;

б) не имеют цели;

в) могут иметь, а могут не иметь цели;

г) не имеют чётко сформулированных целей.

7. Самоконтроль, осуществляемый менеджерами организации, можно отнести:

а) к внешнему контролю;

б) к внутреннему контролю;

в) к взаимному контролю;

г) к внешнему, внутреннему и взаимному контролю.

8. Если организация достигла поставленных в плане целей, то менеджеры выберут следующие действия:

а) изменят критерии и стандарты;

б) ничего не будут менять;

в) будут устранять отклонения наиболее подходящим способом;

г) пересмотрят стандарты и устранят отклонения.

9. Если от членов коллектива требуется творческий подход к делу, нужно ли менеджеру ужесточить систему контроля за их дисциплиной?

а) да, нужно;

б) да, нужно, но делать это надо незаметно;

в) нет, жёсткая система контроля за дисциплиной привлечёт больше внимания к формальным элементам дисциплины, а на творчестве отразится отрицательно;

г) нет, менеджеру стоит подумать над гибкой системой контроля дисциплины и качества труда.

10. Можно ли использовать данные контроля для вознаграждения подчинённых?

а) да можно;

б) нет нельзя.

При подготовке по данной теме рекомендуется использовать приведённую ниже литературу.