Методы анализа системы управления

Наиболее распространенной является прямая групповая открытая мозговая атака. Она основывается на стимулировании творческой деятельности, которая приводит к неожиданным поворотам мысли, нестандартным идеям. Необходимая атмосфера создается за счет со-иместного обсуждения конкретной проблемы, регламентируемого оп­ределенными правилами: запрет на критику выдвигаемых предложе­ний, ограничение времени одного выступления, обязательная фиксация всех высказанных идей и т.д.

На первом этапе в мозговом штурме во главу угла ставится не качество, а количество идей. Важен выбор участников, места, време­ни проведения генерации идей. Желательно привлечение специалис­тов разной направленности: бухгалтеров, финансистов, маркетологов, конструкторов и т.д. Необходимо, чтобы среди участников мозгового штурма были специалисты с разным опытом. Они должны быть в курсе проблемы, но не слишком детально ее знать. Нежелательно присутствие на сессии начальника и его подчиненных.

При использовании метода многое зависит от руководителя, кото­рый должен обеспечить выполнение всех правил и процедур метода. Успешность работы определяется его умением вести штурм в нужном направлении, темпе, не позволять отклоняться от цели, переформули­ровать исходную постановку проблемы, поощрять выступающих гене­раторов идей и т.д. Результаты мозгового штурма являются плодом кол­лективного труда и не персонифицируются.

Установлено, что процесс выдвижения новых идей не является не­зависимым от процесса их оценки. Идеи генерируются тем успешнее, чем менее генерация интегрируется с оценкой идей. Процесс мышле­ния протекает таким образом, что высказываемая одним из членов груп­пы идея порождает у коллег либо творческую, либо критическую реак­цию. В силу запрета на критику даже неконструктивные идеи порождают продуктивные реакции и приводят к тому, что процесс выд­вижения новых идей в определенном смысле идет лавинообразно.

Наличие указанного эффекта подтверждается не только качествен­ным анализом, но и статистически. Так, исследование эффективнос­ти мозговых атак, проведенное в университете Буффало, показало, что групповое мышление производит на 70% больше ценных новых идей, чем сумма результатов работы равных по численности, но изо­лированных специалистов [81, с. 108].

Мозговой штурм - относительно быстрый и экономный способ анализа, предназначенный для разрешения трудностей, противоречий, с которыми столкнулся или, вероятно, столкнется управленческий пер­сонал в ближайшей перспективе, «узких мест», сдерживающих разви­тие системы управления. Метод эффективен при решении нетрадици­онных поисковых задач стратегического назначения. Мозговую атаку следует организовывать в той ситуации, когда проблема не поддается традиционному решению. В первую очередь речь идет о структурной политике, совершенствовании существующих способов работы.

Метод комиссий и конференций является наиболее распростра­ненной формой групповой работы, в процессе которой происходит свободное выдвижение идей, осуществляется их критика. Он осно­вывается главным образом на приобретаемой в процессе многочис­ленных заседаний и дискуссий привычке к критическим оценкам но­вых и недостаточно обоснованных идей. Недостаток метода состоит в том, что аналитики в своих суждениях изначально ориентированы на принцип компромисса, что увеличивает риск получения искажен­ных результатов анализа. Этот способ поиска и оценки вариантов ре­шений хорошо зарекомендовал себя в цейтноте, особенно при реше­нии задач планового и специального анализа.

Метод коллективного блокнота обеспечивает выдвижение неза­висимых идей членами коллектива с последующей оценкой предложе­ний. С этой целью каждый член коллектива получает блокнот, в кото­ром в общих чертах излагается существо анализируемого вопроса, приводятся необходимые вспомогательные и справочные материалы, например схемы документооборота, должностные инструкции и т.д.

В течение заранее установленного времени каждый субъект ана­лиза записывает в свой блокнот результаты анализа и предложения, а в заключение дает оценку своих идей, выделяя лучшие. По истече­нии времени участники работ сдают блокноты координатору для под­готовки на основе содержащихся в них материалов обобщающей за­писки. Оценка групповых аналитических альтернатив осуществляется любым из рассмотренных ранее методов оценки.

Метод коллективного блокнота удобен в тех случаях, когда невоз­можно осуществить продолжительную совместную работу, привлечь опытных консультантов. Для использования метода необходимо на­личие в коллективе организации творчески мыслящих, опытных спе­циалистов.

Такой метод работы, как банк идей, предполагает обращение к картотеке или автоматизированной базе данных, создаваемой в про­цессе практической деятельности. В указанных хранилищах собира­ются и систематизируются наиболее интересные примеры решения задач. Сюда включаются как оригинальные, так и типичные вариан­ты с оценкой их применимости. Метод может быть полезен при ре­шении поисковых задач чаще текущего, реже - стратегического ана­лиза.

Функционально-стоимостный анализ - системное исследова­ние, предусматривающее обнаружение, предупреждение, сокращение или ликвидацию излишних затрат при выполнении различных про цессов и процедур, в том числе организационных. Описанию данно­го метода посвящены солидные исследования монографического и практического характера, вузовские учебники и пособия [172, 311]. В общем случае технология реализации этого подхода включает несколь­ко этапов.

Подготовительный этап предполагает формирование целей, задач, исполнителей и объекта анализа. Информационный этап связан с под­готовкой, сбором и систематизацией информации по объектам-анало­гам. Расчетный этап сводится к формированию функций, определяю­щих предельно допустимые затраты. Творческий этап предназначен для генерации идей, где могут использоваться все ранее рассмотренные методы поиска решения. Исследовательский этап — оценка вариантов и выбор одного из них по критерию минимизации затрат.

При реализации метода абстрагируются от реальной конструкции анализируемой системы и сосредотачивают внимание на ее функциях. Четко определив функции анализируемого объекта, следует обосновать необходимость реализации каждой из них. Если ответ утвердительный, решается вопрос о том, насколько нужны предусмотренные количе­ственные параметры. Принципиальным является ответ на вопрос о наиболее экономичном способе выполнения конкретной функции. Та­кая постановка вопросов изменяет сложившийся стереотип мышления и позволяет получить экономический эффект, какого не удается дос­тичь с помощью других методов. Действия, необходимые для получе­ния ответов на эти вопросы, можно свести к трем процедурам: определение функций; оценка функций в денежном выражении; поиск альтернативных вариантов осуществления функций. Поскольку задачи анализа систем управления являются междис­циплинарными, при их решении встает проблема координации дей­ствий представителей разных профессий. Однако создание работаю­щего коллектива не столь просто: предметно организованное мышление каждого ставит этому трудно преодолимые преграды, вы­сокий профессионализм не столько обеспечивает совместную коллек­тивную работу, сколько мешает ей; предметное мышление каждого замкнуто на свою работу, не стыкуется и не соотносится с предмет­ным мышлением других, не входит в комплекс полипредметного мыш­ления [372]. Выход из этого положения может быть найден за счет использования надпредметного мышления, тех средств, методов и форм организации, которые получили название деловых игр.

Деловые игры - метод имитационного моделирования сложных процессов в различных ситуациях путем совершения деятельности по заданным правилам группой людей [44, 45, 46, 82, 94, 175, 192, 210,255,372].

Основоположником деловых игр признан российский ученый М.М. Бирштейн, в 1932 г. использовавший игровую форму деятель­ности для решения организационно-производственных задач. Раскры­вая возможность деловых игр, автор отмечал, что игры служат в каче­стве методов экспериментального исследования, выбора важнейших показателей, аттестации, обучения, развития творчества, решения экономических задач [45].

Игровой метод анализа, на наш взгляд, можно описать через ос­новные условия использования деловых игр и характеризующие их признаки, отраженные в табл. 3.12.

Поскольку для участников игры часто характерна несовмести­мость высказываний и точек зрения, различия образцов мыследеятельности, то следствием этого являются противоречия, конфликты, разрывы в коллективной работе. В ходе игры происходят выявление и фиксация причин и источников этих явлений, а следовательно, и ситуативный анализ, целеопределение и ситуативная проблематизация осуществляемых работ Параллельно происходит уяснение культурного и социального смысла позиций и точек зрения оппонентов. Появляется интерес к их способам работы, и делаются попытки разобраться в общей структу­ре и основных составляющих их мыследеятельности. Коллектив ищет новые знаковые формы, новые схематизмы для представления в объек­тно-ориентированной форме ситуации коллективной мыследеятель­ности. Участники игры вынуждены соотноситься друг с другом, вы­бирать допустимые и эффективные в данных условиях комбинации. В такой форме игра используется в качестве средства и метода разре­шения конкретных управленческих проблем и задач.

Конкретизация эвристических методов в составе методик реше­ния задач анализа системы управления, приведенные в разделах 5-8 книги, позволяет осуществлять оценку с незначительными затрата­ми, вырабатывая представительное число вариантов решений с пос­ледующим получением вероятных сценариев развития систем управ­ления организациями

Метод анализа иерархий (частный случай метод построения дерева целей)

Построение дерева целей (ДЦ) является методом систе­матизации действий для достижения целей системы управ­ления. Существует главная цель, которая потом разбивает­ся на подцели, а те, в свою очередь, на действия (рис. 36).

Необходимо выбрать критерии, при помощи которых можно произвести перебор стратегий для достижения цели и на их основе выбрать наилучший путь.

Например, рассмотрим задачу выбора пути развития фирмы. Рассмотрим простой пример решения проблемы развития фирмы (рис. 37) на основе метода ПАТТЕРН.

Для выбора пути развития фирмы необходимо ввести критерии оценки. Используем экспертные методы для оп­ределения критериев, их весов W и оценок эффектов при­менения альтернативных действий. Будем рассматривать отдельные альтернативы на двух уровнях разветвлений