Тема 6. Технология автоматизации офиса.

• Понятие офиса.

• Офис - как информационная система.

• Офис - как коммуникационная система.

• Офис - как социотехническая система.

• Понятие электронного офиса.

• Виртуальный офис.

Методические указания к изучению темы.

Понятие офиса.

Одно из определений термина "офис" сформулировано так: офис- это место, где совершается служба или деловые операции. Он является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью. Традиционно организация документооборота и работа канцелярии стали главными функциями офиса. Главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией.

Теоретически определяют три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и социотехническая система.

Офис – как информационная система

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало информационного процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Генерирование и интерпретация вызывают изменение и переработку информации. Они предполагают участие человека и не могут быть полностью автоматизированы. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий.

К офисным задачамможно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

К офисам, основным видом продукции которых является информация, можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду своей монотонности и различным объемом творческих аспектов.

Офис как коммуникационная система.

Анализ показывает, что значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации (обмен информацией) с целью поиска оптимального решения.

Суть коммуникационных процессов - взаимоотношения между людьми при обработке информационных документов. Коммуникации между людьми делятся на вербальные (устная речь и письменный текст) и невербальные (жесты, мимика, интонация). Почти половина внутриофисных коммуникаций имеют невербальный характер: это означает, что рассматриваемые коммуникации не могут быть полностью автоматическими, также очень важны средства визуализации при передаче сообщений (видеофоны, видеотелефоны, телевизоры).

Офис как социотехничеккая система.

При построении модели этой системы рассматриваются два контура офиса (социальный и технический)- и устанавливаются "отношения" между ними, а также особенно внутри социального контура.

Работники офиса часто воспринимают автоматизацию как угрозу собственной работе. (Так как особенно в начале это воспринималось как сокращение численности работников). Но автоматизация должна пониматься как повышение качества работы офиса, и в этом случае численность может быть даже увеличена.