Коммуникации

План.

1. Сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса.

2. Основные виды коммуникаций.

3. Преграды в коммуникациях.

4. Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме.

1. Сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса.

Коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более лицами.

Внешняя коммуникация – получение информации о важных для организации изменениях внешней среды, а также сообщение важной информации об организации для общественности.

Внутренняя коммуникация – передача и обмен информацией между сотрудниками, подразделениями организации и т.д.

Элементы коммуникационного процесса.

1. Отправитель – лицо, создающее или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение – это собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал – средство передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому передана информация.

Этапы коммуникационного процесса.

1. Возникновение информации (зарождение идеи)

2. Кодирование, выбор средств передачи

3. Передача сообщения

4. Декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя)

5. Обратная связь – зависимость между результатом и действием, вызывающим этот результат.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями (изначальный получатель информации становится отправителем и проходит все этапы процесса обмена информацией)

Обратная связь способствует значительному повышению эффективности обмена информацией.

Двусторонний обмен информацией протекает достаточно медленно, но он более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

2. Основные виды коммуникаций.

1. Коммуникации могут быть между организацией и внешней средой. Для коммуникации организации с внешним миром используются различные средства. С потребителем организация может общаться через рекламу, а также через другие программы продвижения товаров на рынок.

В рамках закона «О защите прав потребителей» существует прямая обязанность предоставления строго оговоренной информации о предприятии и о товаре, а также размещение ее в определенных местах.

В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на различных уровнях. Все организации контролируются государственными и муниципальными организациями. Сдают им различные отчеты, при этом они обязаны допускать этих сотрудников до проверок и предоставлять им необходимую документацию.

2. Межуровневые коммуникации в организации.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей (сверху вниз), т.е. подчиненным уровням сообщаются задания, текущие задачи и т.д.

Также информация может передаваться по восходящей (снизу вверх). В данном случае информация выполняет функцию оповещения. Руководство узнает о текущих или назревающих проблемах.

3. Коммуникации руководитель-подчиненный.

Некоторые из разновидностей обмена информацией между руководством и подчиненными связаны с пояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов:

- обсуждение проблем эффективности работы

- вознаграждение в целях мотивации

- совершенствование и развитие способностей подчиненных

- сбор информации о реальных или назревающих проблемах

- получение информации об идеях, предположениях и т.д.

4. Коммуникации между различными подразделениями и отделениями.

Большинство организаций состоит из множества подразделений. Обмен информацией между ними необходим для координации их действий.

5. Коммуникации между руководителем и рабочей группой.

Коммуникации с рабочей группой в целом, позволяет руководителю повысить эффективность действий, поскольку в обмене информацией участвуют все участники производства.

6. Неформальные коммуникации.

Канал неформальных коммуникационных можно назвать каналом распространения слухов.

По каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формальных сообщений. Руководители пользуются информационными коммуникациями для запланированной утечки информации и для распространения определенной информации.

Информация, которая передается по каналам неформальных сообщений, часто оказывается точной, а не искаженной.

3. Преграды в коммуникациях.

1. Искажение сообщений.

Сообщения могут искажаться преднамеренно в силу затруднительности межличностных контактов. Сознательное искажение информации имеет место, когда кто-либо из сотрудников не согласен с данным сообщением.

Информация может искажаться вследствие фильтрации. Фильтрация происходит по мере движения информации вверх или вниз.

Руководители высшего уровня обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может привести к тому, что руководитель не будет информирован о существующей или потенциальной проблеме. Одной из причин искажения информации может быть страх перед наказанием.

2. Информационные перегрузки.

Руководитель часто не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять ту, которую он считает важной.

3. Нерациональная организационная структура.

Если плохо продумана структура организации, происходит дублирование функций. Это неизбежно приводит к параллельным потокам информации, ее искажению и замедленному её продвижению.

4. Психологические различия в восприятии.

Люди по разному понимают одну и ту же информацию в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния.

5. Невербальные преграды.

В невербальных коммуникациях используются любые символы, кроме слов (жесты, мимика, интонация). Эти символы способны существенно изменить смысл произносимых слов. Это значит, что во многих случаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим.

4. Пути усовершенствования системы коммуникаций в современном мире.

1. Управленческое регулирование. Необходимо, чтобы руководители всех уровней организации имели правильное представление о потребности в информации. Важна правильная оценка качественной и количественной сторон информации.

2. Система обратной связи. Используются такие варианты как опросы, перемещение сотрудников из подразделения в подразделение с целью обсуждения определенных вопросов. В ходе опросов у работников выясняют:

- четко ли до них доведены цели их деятельности.

- с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться.

- точность и своевременность получения информации, необходимой для работы.

- открытость руководителей для предложений.

3. Система сбора предложений. Разрешается с целью облегчения поступления информации наверх.

4. Информационные сообщения. Как правило, крупные организации издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех сотрудников.

5. Современные информационные технологии. Последние достижения в области информационных технологий способствуют совершенствованию объема информации в организации.