Оформление деловых бумаг

Документ – это материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукописи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Унификация служебных документов – сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций.

Языковые формулы – устойчивые языковые обороты, используемые в неизменном виде, считаемом целесообразным.

Задачи делового обращения:

1. Информирование адресата.

2. Привлечение внимания к проблеме.

3. Побуждение к действию (решению проблем, совершению действий).

4. Придание юридического статуса (документирование отношений, сделок).

5. Инициирование и поддержка деловых отношений.

6. Решение конфликтных ситуаций.

Требования к языку и стилю документов:

1. Соблюдение литературных норм;

2. Однозначность используемых слов и терминов;

3. Нейтральный тон изложения.

Правила сокращения:

1. Единообразие на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово по-разному: писать его то полностью, то сокращённо.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным словом в предложении.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь инотолкование, двусмысленность.

4. Не допускается сокращение до одной буквы, кроме традиционных: г. (год), г. (господин), л. (лист), с. (село), р. (река) и др.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

К реквизитам относятся:

1. Герб РФ (для бланков государственных предприятий).

2. Эмблема (условное символическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке).

3. Наименование организации-адресата (полное или сокращённое)

ФГОУ ВПО «Оренбургский ГАУ»

4. Справочные данные (адрес, телефон, факс и др.).

5. Дата (арабскими цифрами в день подписания, оправления или получения).

6. Регистрационный номер

09-12/35 09 – индекс подразделения

12 – номер дела

35 – порядковый номер по регистрационному журналу

7. Адресат

Ректору ОГАУ, профессору Каракулеву В.В.

8. Заголовок к тексту

О подготовке проекта

9. Текст документа

10. Подпись (наименования должности, личная подпись, расшифровка подписи)

Ректор ОГАУ,

профессор В.В. Каракулев

11. Отметка об исполнителе

12. Отметка об исполнении документа

В дело 17.

13. Отметка о поступлении документа в организацию.

Типы документов

1. По сфере деятельности:

а) управленческие документы (деловая и коммерческая переписка);

б) научные;

в) технические;

г) производственные;

д) финансовые.

2. По адресации:

а) внутренние (служебные);

б) Внешние (официальные).

3. По содержанию:

а) распорядительные;

б) отчётные;

в) справочные;

г) плановые.

4. По доступности:

а) открытого доступа;

б) ограниченного доступа;

в) конфиденциальные.

5. По срокам исполнения:

а) срочные;

б) второстепенные;

в) итоговые;

г) периодические.

6. По первичности происхождения:

а) оригинал;

б) копия;

в) дубликат.

Виды деловой корреспонденции

1. По функциональному признаку:

а) письма, требующие письма-ответа;

б) письма, не требующие письма-ответа.

2. По особенностям композиции:

а) одноаспектные;

б) многоаспектные.

3. По структурным признакам:

а) регламентированные;

б) нерегламентированные.

5. Тема. Коммуникативные качества речи

Основные понятия: коммуникативные качества речи. Правильность речи, норма и кодификация. Языковые нормы. Орфоэпические нормы, акцентологические нормы, благозвучие, звукопись. Лексические нормы, синонимы, антонимы, омонимы, паронимы, тавтология, плеоназм, избыточность и неполнота высказывания, лексическая сочетаемость. Морфологические нормы, части речи, словообразовательные нормы, структурные слова. Синтаксические нормы, словосочетание, предложение, виды связи слов: управление, согласование, примыкание. Речевые нормы. Стилистические нормы, Точность речи, понятийная и предметная точность.

Логичность речи, тезис, аргумент. Выразительность речи, средства выразительности (эпитет, метафора, сравнение, литота, гипербола, ирония, сарказм, гротеск, градация, оксюморон, антитеза и др.). Богатство речи, многозначность, переносное значение слова, образность речи, интонация. Уместность речи, ситуативная, личностно-психологическая и функциональная уместность. Чистота речи, канцеляризмы, штампы, шаблоны, слова-паразиты.

Коммуникативные качества речи – это такие её качества, которые способствую наиболее эффективному общению.

Виды коммуникативных качеств:

1. Правильность речи (соблюдение литературных норм).

2. Точность речи (достоверность информации, соответствие значений выбранных языковых единиц смыслу текста).

3. Логичность речи (соблюдение в речи законов логики).

4. Доступность речи – это ясность, понятность, недвусмысленность речи.

5. Выразительность речи (способность речи поддерживать внимание и интерес слушателей и читателей).

6. Богатство речи (неповторяемость в речи одних и тех же языковых единиц).

7. Чистота речи (отсутствие в речи, засоряющих элементов).

8. Уместность речи (соответствие речи целям и задачам высказывания, ситуации общения).

Правильность речи – соблюдение норм литературного языка.

Норма –

1) это образцовый языковой вариант;

2) наиболее устоявшийся из числа существующих, наилучшим образом выполняющий свою функцию, закрепившийся в практике образцового использования языковой (речевой) вариант.

Норма литературного языка создается объективно: исторически вырабатывается в произведениях классиков (орфографическая и пунктуационная норма), в произношении культурной элиты общества (орфоэпическая норма).

Типы норм:

- императивные – не имеющие вариантов, нарушение которых расценивается как слабое владение русским языком (каталог, квартал);

- диспозитивные – не строго обязательные, которые допускают стилистические или нейтральные варианты (иначе – иначе, гренки – гренки, творог – творог).

Признаки норм:

1) относительная устойчивость;

2) распространенность;

3) общеупотребительность;

4) общеобязательность;

Нормы литературного языка:

1. языковые:

орфоэпические

орфографические

лексические

морфологические

синтаксические

2. речевые:

стилистические

Орфоэпические нормы (нормы произношения ) регулируют выбор варианта звука в каждом слоге.

Основные виды орфоэпических форм:

Редукция гласных звуков:

1. аканье [вада], [мълако];

2. иканье [р` ика], [м`исной];

ассимиляция

1. озвончение [фудбол], [проз`ба];

2. оглушение [дуп], [раскас];

3. смягчение [жысз`н], [влас`т`];

Благозвучие (эвфония) – это удобное сочетание звуков для произношения и восприятия ( малина, лебедь, слон, великий и тд. )

Неблагозвучие – неудобное для произношения стечение нескольких гласных или согласных звуков (у Тани и у Оли; лестница, вдруг встретил).

Звукопись – прием усиления выразительности текста путем звукового постоения фраз, соответствующего описываемой картине, настроению.

Аллитерация – повторение одинаковых согласных звуков («Люблю грозу в начале мая, / Когда весенний первый гром,/ Как бы резвяся и играя, / Грохочет в небе голубом»).

Ассонанс – повторение одинаковых гласных звуков («У наших ушки на макушке, / Чуть утро осветило пушки / И леса синие верхушки — / Французы тут как тут»).

Орфографические нормы регулируют отбор средств при их буквенном выражении, то есть правила написания слов:

- употребление ь на конце существительных после шипящих (рожь – 3-е скл.)

- слитное и раздельное написание не и ни в отрицательных местоимениях (никого – ни у кого).

Лексические нормы регулируют употребление слов в соответствии с их точным значением, эмоциональной окраской, функциональной принадлежностью и сочетаемостью с другими словами.

Нарушения лексических норм:

1. употребление слова в несвойственном ему значении

Благодаря пожару сгорел огромный участок леса;

2. смешение конкретной и абстрактной лексики

Предлагаем полное излечение алкоголиков и других заболеваний;

3. смешение паронимов

Человек ведет праздничную жизнь (праздную).

Морфологические нормы регулируют выбор форм слов различных частей речи (существительных, прилагательных, числительных, местоимений, глаголов и др.)

3) для существительных:

а) употребление форм рода (белый тюль, новый продавец Иванова, лохматый и – лохматая шимпанзе),

б) употребление форм числа (боцманы, прожекторы, много грузин, сто килограммов);

4) прилагательных:

а) употребление краткой и полной форм (нельзя: девочка умная и красива, можно: девочка умная и красивая),

б) употребление степеней сравнения (нельзя: более красивее, самый красивейший, можно: красивее, более красивый, красивейший, самый красивый);

Склонение количественных числительных 50, 60, 70, 80, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, 900:

падежи	50 – 80	200 – 400	500 – 900
И.	пятьдесят	двести	пятьсот
Р.	пятидесяти	двухсот	пятисот
Д.	пятидесяти	двумстам	пятистам
В.	пятьдесят	двести	пятьсот
Т.	пятьюдесятью	двумястами	пятьюстами
П.	о пятидесяти	о двухстах	о пятистах

6) местоимений (их друзья, с ней, о них, в нем)

7) глаголов (общеупотребительное: видел, разговорное: видал).

Синтаксические нормы отвечают за построение словосочетаний и предложений.

Виды синтаксических норм:

1) сочетание определения и определяемого слова (четыре новых автомобиля);

2) употребление деепричастий и деепричастных оборотов (нельзя: Придя домой, уже стемнело.

Можно: Придя домой, я заметил, что уже стемнело);

3) согласование подлежащего и сказуемого (у стены стояло три стола, три друга ушли с лекции; жил старик со своею старухой, жили были дед да баба);

4) нормы управления (нельзя: уделять внимание (на что?) на записи лекций, можно: уделять внимание (чему?) записям лекций).

Стилистические нормы регулируют выбор языковой единицы в соответствии с целями и задачами общения, ситуацией общения, т.е со стилем (недопустимо, например, употребление канцелярского оборота в переводе романтической сказки: Ввиду отсутствия красной розы, жизнь моя будет разбита).

Точность речи – соответствие значений выбранных языковых единиц смыслу текста и фактической информации.

Уже в античных руководствах по риторике первым и основным требованием, предъявляемым к речи, было требование точности и ясности изложения мысли. Содержательная точность и ясность речи в целом достигается за счёт соблюдения двух уровней точности.

Предметная точность (связь: речь – действительность) – соответствие содержания речи тому кругу предметов и явлений, которые речью отображаются (достоверность информации).

Нарушение предметной точности. Татьяна любит свою няню, эту седобородую старушку. (В данном случае мы сталкиваемся с явной предметной неточностью, поскольку няня Татьяны Лариной не могла иметь бороды!)

Понятийная точность (связь: речь – мышление) – соответствие значений компонентов речи содержанию и объему выражаемых ими понятий (точность словоупотребления).

Нарушение понятийной точности. Этот вопрос будет рассмотрен (какой? где? когда? кем? как?); Намечены соответствующие меры (какие? кем?)

Логичность речи – соблюдение в речи законов логики (тождества, противоречия, исключенного третьего, достаточного основания); это соответствие текста законам логики.

Виды логичности речи:

Предметная – соответствие реальной действительности: Я помню одно произведение (не помню его названия), но о нем расскажу. В словах Чацкого звучит нотка безумства, но это безумство обдуманное и осмысленное.

Понятийная – логичное развертывание мысли: Писатели четко понимают содержание смысла цели своей жизни.

Часто незнание значения слова приводит к нелогичности и даже абсурдности речи. Например, спортивный комментатор говорит: Вы видите на экране Гаврилова в красивой комбинации.

Законы логики: