2.4. Основные типы объектов субд Access

Ассess предоставляет большой выбор способов хранения, отображения и предоставления данных. Компоненты, которые используются для хранения и представления данных, называются ОБЪЕКТАМИ.

В системе Access существуют следующие объекты:

Форма. Иногда бывает удобно вводить и отображать данные, хранящиеся в отдельных записях. Формы позволяют видеть столько данных из таблицы, сколько вы пожелаете. При этом формат представления вы также можете выбрать по своему усмотрению. При работе с Формой вы видите те же данные, что и в таблице, но представленные в другом виде. Если вы редактируете данные в таблице, то Access обновляет соответствующую информацию в Форме.

Отчет. При работе с БД часто бывает нужно распечатать необходимую информацию. Access предоставляет мощные средства генерации отчетов. Вы можете сортировать и группировать записи, производить вычисления над полями, упорядочивать и представлять данные в любом формате.

Запрос в Access – это специально подготовленный вопрос об информации в БД. При помощи запросов вы можете: вести поиск или выбор данных в таблице; производить вычисления; вставлять, удалять, изменять и комбинировать данные в таблицах. Составляя запрос вы можете указать в нем: интересующие вас таблицы, поля, записи и необходимые преобразования данных. Вы можете использовать запросы для выполнения следующих операций: вставка новых записей, удаление записей, изменение значений, создание новых полей. Также с помощью запросов вы можете решать некоторые задачи, связанные с проведением вычислений над данными, хранящимися в Access-таблицах.

В Access используется два вида запросов: QBE-запрос (запрос по образцу) и SQL-запросы (структурированный язык запросов). При составлении QBE-запроса вы задаёте некоторый образец, в соответствии с которым Access должен представить вам результат. Вам достаточно указать интересующие таблицы и ввести образец данных, удовлетворяющих вашим условиям, Access выберет из таблиц те данные, которые соответствуют заданному образцу. С помощью структурированного языка запросов SQL вы можете создать сколь угодно сложных по структуре критериев и вычислений запросов. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций. Замечание: для описания запросов нужен достаточный опыт работы в качестве программиста.

Макрос. При обработке больших объёмов данных часто приходится выполнять длинные последовательности операций. Макрос – это последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. С помощью Макросов вы можете повысить эффективность общения с БД и сократить время обработки данных (особенно при выполнении часто повторяющейся последовательности операций).

Модуль – это совокупность процедур обработки информации, записанных на языке Access Basic.

2.5.Основные элементы и работа в среде Access

2.5.1. Окно Access

Программа Microsoft Access запускается также как и другие приложения MS Office.

Программа имеет три основных режима работы:

• режим конструктора, в котором создаются и модифицируются объекты БД;

• режим запуска, в котором можно выполнять некоторые операции, не открывая БД;

• режим выполнения, в котором отображаются некоторые операции.

Панели инструментов Access состоят главным образом из кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение кнопок.

0. Окно базы данных.

В окне БД систематизированы объекты БД, о которых говорилось ранее. Изначально окно новой БД является пустым. С окном БД можно выполнять те же операции, что и с любым окном Windows.