2. Основные сведения об Access 2000
Microsoft Access – идеальное средство для создания баз данных неопытными пользователями. Опытным же работа с Access дает возможность «вытворять» все, что душе заблагорассудится. Именно благодаря таким качествам этот офисный компонент прочно занял свое место на миллионах компьютеров во всем мире.
Новая версия Access вместе с другими составляющими Microsoft Office тяготеет к Web, что не замедлило сказаться на арсенале инструментов среды. В Acces 2000 есть HTML- странички, позволяющие обращаться к данным с помощью браузера, причем простое подключение Web-страницы к источнику данных обеспечивает специальный мастер. Множество небольших расширений и дополнений также делают свою незаметную, но полезную работу. Основным остался один недостаток – это высокие требования к системным ресурсам. Будьте готовы добавить оперативной памяти и поставить процессор помощнее.
Но, несмотря на кажущуюся простоту, все-таки Access достаточно сложный и не совсем интуитивно понятный продукт и, я надеюсь, что вы уже имели дело с электронными таблицами Excel. В Access основным объектом является таблица, но вместе с тем таблицы баз данных резко отличаются от любой электронной таблицы, прежде всего тем, что в таблице баз данных существует требование ТИПИЗАЦИИ ПОЛЕЙ.
Access является многофункциональной системой и овладеть её возможностями можно только при решении практических задач. Поэтому лучше всего иметь под рукой компьютер при чтении данного пособия.
Основные достоинства электронных баз данных: в большом объеме информации легко найти необходимые вам данные, удобно изменять и редактировать данные и возможен обмен информацией с другими базами данных.
Знания и навыки, приобретенные вами при освоении СУБД Access, найдут применение в вашей деятельности.
2.1. Базы данных (бд)
БД – это инструмент для хранения и организации информации (примерами могут служить записная книжка, справочники и словари и т.д).
БД включает в себя набор файлов данных, доступ к которым организован через Систему Управления Базой Данных. На IBM – совместимых компьютерах используются СУБД MS ACCESS, Paradox, dBASE, Clarion, Clipper и Oracle.
2.2. Структура бд
В Access данные хранятся в виде таблиц. Таблицы состоят из рядов и колонок. Каждый ряд содержит информацию о конкретном предмете и называется запись, кроме этого ряд содержит один блок данных. В таблице вы видите две записи. Каждая запись должна иметь свой УНИКАЛЬНЫЙ НОМЕР. Access позволяет автоматически присваивать индивидуальный номер очередному блоку данных.
Каждая колонка в таблицах содержит одну категорию данных, которые называются ПОЛЯМИ. Сейчас в таблице три поля.
2.3. Файл данных
Количество полей и их имена задаются при формировании структуры файла данных. При создании очередной записи вы можете заполнять поля в произвольном порядке. Некоторые поля можно оставить незаполненными.
Поле характеризуется своим именем, типом и значением ключа. С каждым типом поля связан дополнительный набор характеристик, таких как: размер поля, формат данных, признак индекса и т.д.
Главное, о чем нужно помнить, это:
при изменении номера записи имена полей сохраняются;
информация хранящаяся в этих полях-изменяется.
1.4. Типы полей.
Кроме имени любое поле характеризуется своим ТИПОМ. Тип поля определяет характер данных, которые могут заноситься в данное поле.
В Access 2000 используются поля девяти различных типов.
Поле типа Текстовый представляет собой строку, состоящую из букв, цифр, спецсимволов ( %&#=) и любых других печатных символов. Ширина текстового поля ограничена 255 позициями. (Примеры: имя и фамилия; название населенного пункта; название фирмы; номер телефона; номерной знак автомобиля)
Поле типа МЕМО содержит текст переменной длины и обычно слишком длинный, чтобы храниться в текстовом поле. Длина поля МЕМО ограничена 3200 символами. Поля МЕМО могут хранить буквы, числа, спецсимволы (такие как %,&,#,$,=) или любые печатные символы. В этих полях храняться тексты различных документов: аннотации, автобиография, различные справочные материалы и т.д.
Поля типа Числовой содержат произвольные числовые значения (целые или десятичные). Числовое поле лучше всего использовать, если вы хотите выполнять вычисления над значениями полей. Используйте текстовое поле, а не числовое, если вы хотите вводить скобки или тире (как в случае телефонных номеров).
Поля типа Дата/время содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года.
В полях типа Денежный можно хранить числа с точность до 15 разрядов слева от десятичной точки и четырех разрядов справа от точки.
Отличием денежных полей от числовых является то, что при отображении они форматируются специальным образом. В денежных полях выделяются десятичные позиции сотых долей, тысяч, миллионов и знак валюты.
Поле Счётчик содержит число, которое автоматически увеличивается на 1, когда в таблицу добавляется новая запись. Включение в структуру таблицы поля типа Счётчик избавит вас от необходимости заботиться об идентификации каждой новой записи.
Поля типа Логический позволяют сохранить логические значения Да или Нет (ИСТИНА или ЛОЖЬ).
Поля объектов OLE содержат объекты, помещенные в вашу таблицу из других приложений Windows, которые поддерживают OLE (связывание и встраивание объектов). Размер поля может быть 128 Mb.
Поля типа гиперссылка – используются для перечисления адресов электронной почты или Web-адресов.