управление офисом / Приложения / Таблица П 6 2

1. Письма информационного характера

Информационное письмо

Письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям определенного типа. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению

Письмо- сообщение

Письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо- сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос

Сопроводительное письмо

Используется для отправки документов, не имеющих адресной части

Письмо- напоминание

Письмо, цель которого – побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности

Письмо-извещение

Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.), времени и месте их проведения; как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций в целях их привлечения к участию в проводимых мероприятиях, а также могут сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию

Письмо- уведомление

Сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию к письму-сообщению, письму- извещению или приглашению. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц

Рекламное письмо

Письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме

2. Письма, содержащие просьбу или предложение

Письмо-просьба

Письмо, цель которого – получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организации-автору; письмо- просьба требует ответа

Письмо-запрос

Направляется в целях получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос требует ответа

Письмо- предложение

Направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой

Письмо-заявка

Это разновидность письма-просьбы. В тексте такого письма выражается желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы и т. П

Письмо-заказ

Представляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных услови

Письмо- приглашение

Содержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках

3. Письма, содержащие требование или претензию

Письмо- требование

Цель этого письма – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

Письмо- претензия

Содержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков

4. Письма-ответы

Письмо-согласие

Является положительным ответом на просьбу, запрос или предложение

Письмо-отказ

Дает отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии

Гарантийное письмо

Содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ и др.; гарантийные письма адресуются организациям или лица

Письмо- подтверждение

Письмо, в котором адресат уведомляет о получении высланных в его адрес документов или других материалов, сообщает о готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или действиях, информирует о готовности реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др

Рекомендательное письмо

Письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства его на работу, обучение и др.

6. Этикетные письма

Письмо- поздравление

Деловое письмо, составляемое в торжественных случаях

Письмо- благодарность (благодарственное письмо)

Направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги

Письмо- соболезнование

Составляется в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.)

Письмо-извинение

Письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства