управление офисом / Приложения / Таблица П 4 1

Достоинства

Недостатки

Физические средства передачи информации

Обычная почта

Дает возможность передавать оригинал документа

Стандартные правила регистрации исходящей корреспонденции позволяют избежать неприятностей, возникающие из- за неудовлетворительной работы почтовой службы Наличие курьерской почты заметно ускоряет передачу корреспонденции

По требованиям делового этикета при отправке корреспонденции в органы власти и известным людям используют обычное бумажное письмо, на котором стоит подпись руководителя высшего звена и печать организации

Довольно медленная передача сообщений Достаточно сложная система оформления писем

Пневматическая почта

Обладает большой степенью конфиденциальности

Относительно небольшие скорость передачи (по сравнению с электронной почтой) и объем передаваемой информации

Автоматические средства передачи информации

1. Системы передачи недокументированной информации

Телефонная связь

Способно обеспечивать оперативную связь

Есть возможность документальной регистрации телефонных разговоров (телефонограмм

Не имеет юридической силы

Получатель телефонограммы фиксирует не сам разговор, а только текст сообщения

Спутниковая связь

Конфиденциальность разговоров, т. к. сигнал с передающего аппарата направляется на спутник, минуя локальные сети связи

Доступно в тех пунктах, которые остаются вне зоны досягаемости других средств связи (в т. ч. сотовой)

Относительно большие габариты и высокая цена оборудования

Система не является глобальной из-за недостатка наземных станций сопряжения

2. Системы передачи документированной информации

Телеграфная связь

Может получать информацию в автономном режиме (без оператора)

Высокая скорость передачи информации

Наличие двух абонентских телеграфных сетей, благодаря которым в отличие от обычного телеграфа можно передавать сообщения непосредственно на другой абонентский аппарат (или на ЦТ), что существенно экономит время:

а) сеть AT – 50 не имеет международного выхода;

б) телекс (имеет компьютерный вариант Telex Net) – международный телеграф

Относительно низкая достоверность передачи информации, т. к. есть большая вероятность ее искажения.

Поэтому при передаче информации по телеграфным каналам принимаются меры по повышению достоверности:

а) использование обратной связи;

б) передача контрольных сумм и чисел;

в) применение корректирующих кодов с автоматическим обнаружением и исправлением ошибок

Факсимильная связь

Позволяет оперативно передавать копии важных документов, которые принимаются к исполнению только при условии, что за ними будет высланы подлинники

Не имеет юридической силы, т. к. отсутствуют подлинные подписи и печати

Не передает документы, в которых содержится информация ограниченного пользования

Не очень высокое качество передачи текстов и изображений

Электронная почта

Совмещает качества письменных коммуникаций (фиксация текста) с качествами устных коммуникаций (быстрота передачи информации, возможность практически моментальной ответной реакции)

Не требует «одновременности» контакта, в чем при решении несрочных вопросов больше удобства, чем при телефонном или очном общении, требующем одновременного присутствия участников коммуникации

Используется в основном как средство неофициального общения, т. е. только в тех случаях, когда можно исключить возникновение правовых конфликтов, т. к. технологии, которые позволяли бы придавать электронным документам юридическую силу, еще недостаточно развиты

Есть проблема спама и возможности распространения компьютерных вирусов