Тема 6. Управление персоналом офиса

1. Персонал офиса и его характеристика.

2. Система работы с кадрами.

3. Мотивация персонала.

4. Корпоративная культура.

1. Персонал офиса и его характеристика

К работникам офиса относят тех, кто занят сбором, систематизацией, передачей и обработкой информации, выработкой команд по управлению производственно-хозяйственной и социально-экономической деятельностью и реализацией поставленных задач.

Таким образом, в офис организации включают всех управленческих ра-

ботников и служащих органов управления производственно-хозяйственных

подразделений, представляющих собой «управленческий персонал» организа-

ции. К управленческому персоналу относятся работники, занятые в системе

управления и выполняющие управленческие функции. Управленческий персо-

нал в основном состоит из служащих (клерков).

Служащий – лицо, занимающее предусмотренную квалификационным

справочником должностей и штатным расписанием конкретной организации

должность в аппарате управления и исполняющее от имени и по поручению

администрации в пределах своей компетенции управленческие функции, свя-

занные с подготовкой и принятием решений и их исполнением в целях практи-

ческого осуществления поставленных задач.

В зависимости от функциональной роли в процессе управления организацией управленческий персонал делится:

. на руководителей предприятий и их структурных подразделений, которые совместно с советами (правлениями) принимают решения по важнейшим вопросам деятельности организации, осуществляют подбор и расстановку кадров, координацию работы исполнителей, обеспечивают эффективную работу соответствующих подразделений;

. специалистов (юристы, экономисты, менеджеры, технологи и др.), которые выполняют функции по подготовке и реализации управленческих решений, осуществляют маркетинговые и рекламные операции, выполняют плановые, финансовые и учетные функции, составляют инвестиционные проекты и т. п. В их деятельности сочетаются функции управления и исполнения;

. технических работников (секретари, машинистки, делопроизводители, канцеляристы), которые осуществляют информационное обслуживание офиса: собирают первичную информацию, производят ее передачу и обработку, подготовку, стремясь обеспечить ею руководителей и специалистов, занимаются учетом и контролем, хозяйственным обслуживанием.

В штат офиса, помимо управленческого персонала, входит не менее важный для функционирования офиса обслуживающий персонал, т. е. группа работников, которая непосредственно управленческим трудом не занимается, а

обслуживает работников управления (персонал охраны, водители служебных

машин, уборщицы и т. п.).

Зачастую именно специалисты и технические работники составляют ад-

министративный или вспомогательный персонал, к которому относят админи-

стративную службу во главе с административным (или исполнительным дирек-

тором), HR-отдел, бухгалтерию, юридический отдел (в том случае, если это не

юридическая фирма), службу безопасности и системного администратора.

Вместе они образуют Back Office (вспомогательный персонал) компании, основной задачей которого является – обеспечение работы основного персонала (Front Office) компании.

Структура западной административной службы во многом соответствует

российской:

reception secretary (секретарь ресепшн),

team secretary (секретарь отдела),

personal assistant (личный помощник),

office manager (офис-менеджер)

и administrative director (административный директор).

Но иерархия должностей иная:

здесь офис-менеджер (по другому – office leader) по рангу выше личного помощника,

а team secretary по сравнению с секретарем отдела российской компании имеет больше полномочий: он может работать как на отдел в целом, так и на первое лицо отдела в качестве его личного помощника.

В основе классификации служащих лежит должность.

Должность – это исходная организационно-структурная единица управленческого органа, заключающая в себе часть его компетенции.

Понятие должности нельзя смешивать со специальностью работника.

Если должность определяет границы специальности, т. е. круг обязанностей работника, права и ответственность, то специальность характеризует род трудовой деятельности, требует определенных знаний и трудовых навыков, приобретенных путем специального образования или практического опыта.

Виды умственного труда

В соответствии с выполняемыми управленческим персоналом должност-

ными обязанностями выделяют три вида умственного труда:

1. Эвристический – это труд руководителей и специалистов по исследо-

ванию и разработке различных производственных проблем:

. прогнозирование деятельности и ее анализ;

. совершенствование продукции, форм организации производства, тру-

да и управления.

Состоит из двух видов операций:

. аналитических;

. конструктивных.

Результаты эвристического труда – проекты, планы, открытия, изобретения.

2. Административный – специфический вид умственного труда, предна-

значенный для непосредственного управления действиями и поведением людей

в процессе их трудовой деятельности.

Непосредственный результат – целенаправленная, скоординированная

деятельность отдельных работников по решению поставленных задач.

3. Операторный – это труд по выполнению стереотипных операций де-

терминированного характера, необходимых для информационного обеспечения

производства, труда и управления.

Если эвристический труд – это труд преимущественно руководителей, то

административным трудом занимаются как руководители, так и специалисты,

операторным же трудом занимаются, прежде всего, технические работники.

Путаница в распределении и выполнении соответствующего вида умственного

труда среди офисного персонала недопустима: нередка ситуация, когда высо-

кооплачиваемый специалист тратит свое дорогостоящее (для фирмы) время на

несложную рутинную, но трудоемкую работу, с которой может справиться лю-

бая секретарша.