3. Концепция мобильного офиса как офиса будущего

Чаще всего образом обычного офиса будущего для многих исследовате-

лей выступает мобильный офис, который, в отличие от современного мобиль-

ного офиса, будет привычнее и будет оснащен более совершенной технологи-

ческой базой, имеющей своей основой, прежде всего, так называемый «искус-

ственный интеллект». Реже образом офиса будущего служит «временный

офис» и то чаще всего как плацдарм для развертывания позиций мобильного

офиса. Называют следующие возможности, предпосылки которых имеются и

сейчас, дающие основания для этого представления:

. с каждым годом рабочее место будет становиться все более и более

мобильным. Технологии беспроводной связи Wi-Fi, WiMax и т. п. поз-

волят увеличить количество сотрудников, работающих дистанционно;

. этому способствует и практика строительства готовых, стандартных

офисов, известных как деловые центры plug and play («включи и иг-

рай»). Их особенность – в том, что к моменту окончания строитель-

ства они полностью готовы к работе. Таким образом, отпадает необ-

ходимость сосредотачивать всех работников в большом и дорогосто-

ящем офисе, специально построенном под фирму;

. изменится и сама природа занятости. Количество служащих, работа-

ющих на постоянной основе, уменьшится, т. к. возрастет число работ-

ников, работающих по контракту.

В любом случае, очевидно, что уже в недалеком будущем привычный

нам офис будет выглядеть совсем по-другому.

4. Технологии офиса будущего

Новейшие технологии, которые могут наиболее радикально повлиять на

офис будущего (по данным журнала OfficePRO):

. программные средства для распознавания голоса, почерка, отпечатков

пальцев;

. knowbots (поисковые системы) – передовое программное обеспечение,

основанное на технологии искусственного интеллекта, которое авто-

матически просматривает базы данных для сортировки и поиска ин-

формации;

. персонифицированные вычислительные устройства и программы,

способные приспосабливаться к уникальному стилю работы каждого

пользователя;

. миниатюрные приборы радиосвязи, сочетающие функции персональ-

ного компьютера, телефона, факса, сканера и камеры в одном удоб-

ном устройстве.

5. Сотрудники офиса будущего

Новому рабочему месту нужен и новый сотрудник. Поэтому изменится

роль и значение офисного персонала. Перемены подобного уровня происходи-

ли 20 лет назад в США и Европе, когда секретари стали профессиональными

администраторами. Итогом же происходящего сегодня процесса станет даль-

нейшее усиление специализации и усложнение функций офисного персонала.

По сравнению с сегодняшним днем административный персонал станет более

независимым. Поскольку системы искусственного интеллекта освободят от ру-

тинной офисной работы, то административный профессионал будущего должен

будет выполнять обязанности более высокого уровня и управлять собственны-

ми проектами автономно или в команде. Также он будет играть роль координа-

тора работы служащих, работающих вне офиса.

К 2020 году офисных работников ждет существенное усложнение и уве-

личение количества обязанностей. Все это приведет к усилению специализации

и появлению новых должностей.

Как указывает П.А. Кюнг, давая обзор материалов журнала OfficePRO, в

будущем, предположительно, появятся пять новых должностей (их название,

конечно, весьма условно):

1) координатор бизнес-процессов, который будет заниматься координа-

цией работы команд, налаживанием коммуникаций между ними, гаранти-

руя, что коллеги, работающие в различных регионах, получат достаточ-

ную информационную поддержку, необходимую для выполнения их

функций;

2) координатор по работе с кадровыми ресурсами, от которого потребует-

ся точное знание целей фирмы, сути проектов, т. к. главная его обязан-

ность – умение находить и переманивать нужных талантливых работников;

3) специалист по телекоммуникациям, который потребуется в связи с

увеличением количества дистанционно работающих сотрудников, как

специалист по связи, объединяющий работников друг с другом и с руко-

водством;

4) менеджер корпоративной культуры и знаний, который потребуется в

новых условиях офиса будущего, где будет меньше постоянных сотруд-

ников, т. к. вся деятельность сосредоточится на выполнении отдельных

проектов. Этот менеджер станет хранителем традиций компании, ее исто-

рии, обладателем основных важных и необходимых навыков. Он будет

гарантировать преемственность «поколений» офисных сотрудников и

помогать новым служащим и сотрудникам по контракту приспосабли-

ваться к корпоративной культуре организации, содействовать им в поиске

информации и документов, необходимых в их работе;

5) информационный референт, который будет заниматься быстрым по-

иском нужной информации, что в офисе будущего станет столь же цен-

ным, как и ее создание. Поскольку данные будут храниться в основном в

электронной форме, возникнет потребность в централизированных, про-

стых в использовании базах данных, доступных удаленным сотрудникам.

Информационный референт с помощью знаний в области библиотечного

дела будет собирать документы, данные и изображения и составлять на

них поисково-справочный аппарат.

Вопросы и задания для практического занятия

1. Каким вы видите офис будущего? Укажите, какие, по вашему мне-

нию, факторы в наибольшей степени повлияют на формирование облика офиса

в будущем.

2. Укажите, что вы бы желали изменить в первую очередь в современ-

ном офисе.

3. Подумайте, офисы каких современных компаний достойны высту-

пить, по вашему мнению, в качестве примера «офисов будущего». Обоснуйте

свой выбор.

4. Подумайте, как может измениться офисный персонал в будущем.

5. Задание 1.

Пофантазируйте, какие информационные, оргтехнические

и научно-технические средства будущего (или настоящего) стоило бы ввести в

офисную деятельность и как они смогут повлиять на функционирование офиса

и на деятельность его персонала. Результаты ваших фантазий и выводов, полу-

ченных на основе чтения предложенной литературы, обсудите на занятии и

оформите в виде небольшого эссе.