3. Документационное обеспечение функционирования офиса

Понятие документированной информации

Большая часть информации, используемой в управлении предприятием,

фирмой, фиксируется в документах. Федеральный закон «Об информации, ин-

форматизации и защите информации» определяет понятие «документирован-

ная информация», или «документ» как зафиксированную на материальном но-

сителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Поскольку под такое определение попадает огромное число разнообразных ин-

формационных понятий, то понадобилось дать в стандарте на термины и опре-

деления по делопроизводству и архивному делу (ГОСТ Р 51141-98) уточняющее понятие «официальный документ».

Официальным, т. е. имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, «созданный юридическим (учреждением или чиновником) и физическим (гражданином) лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Пункты 3, 4 ст. 11 Закона об информации подтверждают действительность электронного документа и обмена электронными документами (в целях

заключения гражданско-правовых договоров), подписанных электронной циф-

ровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях, ес-

ли федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не

устанавливается только бумажная форма документа.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена

в электронно-цифровой форме.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки,

полученный в результате криптографического преобразования информации с

использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяю-

щий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устано-

вить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Такие сертификаты (получаемые в специально уполномоченных органах

исполнительной власти или удостоверяющих центрах) должны иметься у всех

сторон документационного обмена, который обычно обслуживается корпора-

тивной сетью конкретной организации или отрасли. Электронные сообщения,

не подтвержденные ЭЦП, не имеют юридической силы.

Состав и объем документов, необходимых и достаточных для реализации возложенных на организацию функций, а также процедура их подготовки

закрепляется в табеле форм документов.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированным системам документации (УСД), а также положениям, уставам учреждений, организаций и другим нормативным документам, содержащим правила документации.

Классификация документов управления

Наиболее общая функция любого документа – способность содержать

информацию. Информация, содержащаяся в документах, служит основанием

для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, ис-

точником для обобщения и анализа, материалом для справочно-поисковой ра-

боты. На этой основе выделены признаки классификации документов

(табл. 10).

В зависимости от специфики деятельности организации та или иная

группа документов в офисе может преобладать или быть незначительной.

Но при всем разнообразии различных видов документов, используемых в деятельности офиса, наиболее распространенной и универсальной классификацией является классификация документов по видам деятельности, где выделяют следующие их основные группы:

. организационно-распорядительные документы (ОРД);

. финансово-расчетные документы;

. снабженческо-сбытовые документы.

1. Организационно-распорядительные документы используются при

оформлении распорядительной и исполнительной документации организации.

ОРД подразделяют:

. на организационные документы (уставы, учредительные договоры,

структура и штатная численность, штатное расписание, должностные

инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение о

структурном подразделении);

. распорядительные документы (приказы по основной деятельности,

распоряжения, решения, расписание, указания и инструкции);

. справочно-информационные документы (протоколы, акты, служебные

и личные справки, письма, факсы, докладные записки, справки, теле-

фонограммы);

. документы по личному составу предприятия (приказы по личному со-

ставу, трудовые контракты (договоры), личные дела (досье), личные

карточки (форма Т-2), лицевые счета по зарплате, трудовые книжки,

личные документы (заявление, резюме, автобиография, расписка,

личная доверенность, жалоба, ходатайство, просьба));

. документы предпринимательской деятельности (контракты, договоры).

2. Финансово-расчетная документация (связана с документированием

финансовых потоков организации, бухгалтерским учетом и отчетностью).