Тема 4. Информационное и документационное

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОФИСА

1. Управленческая информация в офисе.

2. Информационное обеспечение офисной деятельности.

3. Документационное обеспечение функционирования офиса.

4. Работа с конфиденциальными информационными ресурсами офиса.

1. Управленческая информация в офисе

Понятие информации

Организационно-практическая деятельность руководителя и аппарата

управления во многом носит информационный характер. Без информации невозможно определить цели управления, оценить ситуацию, сформулировать

проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение. Федераль-

ный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информа-

ции» от 27.07.2006 г. № 149–ФЗ определяет понятие «информация» как сведе-

ния (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Классификация управленческой информации

Управленческая информация классифицируется по множеству оснований:

. по сферам деятельности: экономическая, организационная, социаль-

ная и техническая;

. по характеру работы: статистическая, бухгалтерская, по кадрам, по

процессам и пр.;

. по роли: отчетная, плановая, контрольная;

. по источникам: внешняя, внутренняя;

. по степени переработки: первичная, вторичная;

. по форме представления: текстовая, графическая, звуковая, мульти-

медийная;

. по форме фиксации: рукописно-печатная, видео- и аудиоинформация,

электронная;

. по виду: устная, письменная (документированная, недокументированная);

. по возможности использования: необходимая, достаточная, избыточная;

. по времени поступления: периодическая, постоянная, эпизодическая,

случайная;

. по уровню официальности: официальная, неофициальная;

. по доступности: публичная (для всех); служебная (для всех или неко-

торых сотрудников); личная (касающаяся личной жизни отдельных

людей); конфиденциальная (не подлежащая разглашению).

Информационные потоки в офисной деятельности

. между коллегами;

. между руководителем и подчиненными;

. между менеджерами разных уровней;

. между отделами;

. между офисом и внешней средой.

PR как технология управления информацией

Ведущую роль в формировании внешних и внутренних информационных

потоков в офисе играет система связей с общественностью (PR). Сам PR в си-

стеме офисной деятельности выступает как технология управления информаци-

ей для достижения целей организации, т. к. в каждом процессе PR действует

некий субъект (источник) информации, а объектом воздействия служит обще-

ственность (аудитория).

Притом PR реализуется с помощью информации, поступающей по определенным каналам. В зависимости от направленности информационного потока выделяют внешний и внутренний PR.

Внешний PR направлен на формирование положительного образа орга-

низации в общественном мнении через воздействие на потребителей, партнеров, клиентов, конкурентов, акционеров и т. п.

Основными формами его реализации являются:

. пресс-релизы, информационные письма, заявления для прессы, био-

графии руководителей, авторские и обзорные статьи и т. п.;

. пресс-конференции, презентации, брифинги, интервью и выступления

руководителя перед представителями СМИ.

Внутренний PR направлен на создание благоприятного представления о

фирме и политике ее руководства в глазах сотрудников и заключается в подго-

товке, распространении и анализе внутрикорпоративной информации.

Формами его реализации выступают:

. «немая справка» в приемной офиса (информационные стенды (доска

объявлений) и листки, информационные автоматы и т. п.);

. корпоративные СМИ (отраслевые журналы, газеты и т. п.);

. корпоративный интернет-сайт (приказы и распоряжения вышесто-

ящих органов и собственной организации, производственные и орга-

низационные мероприятия, отчеты, новости, ответы на вопросы

сотрудников, социально-культурная программа и т. п.);

. диалог «руководитель – подчиненный», в т. ч. через электронную почту;

. выступления руководства перед подчиненными.

Офисные средства передачи информации

Современные средства передачи информации (средства связи) совершили

переворот в классических методах управления, позволили децентрализовать

процесс руководства и добиться максимальной мобильности персонала при со-

хранении согласованности действий.

Выделяют физические средства передачи информации (обычная, курьерская, пневматическая почта) и автоматические, которые относятся к средствам

оргтехники.

Автоматические средства связи подразделяются на два вида:

1. Системы передачи недокументированной информации, в которых не

предусматривается обязательная регистрация информации на документ ни у

передающего, ни у принимающего абонента. Но такая регистрация может быть

выполнена с привлечением дополнительных технических средств.

К ним относятся:

. телефонная связь: радиотелефонная связь, в т. ч. сотовая; видеотеле-

фонная связь;

. спутниковая связь.

2. Системы передачи документированной информации, в которых пере-

дача ведется с документа на документ. У принимающего абонента предусмот-

рена обязательная регистрация поступающей информации в виде документа

(в бумажном или электронном формате).

К системам передачи документированной информации относятся:

. электронная почта (которая является программным, а не автоматиче-

ским средством передачи информации);

. телеграфная связь;

. факсимильная связь.

Средства связи в зависимости от направленности обмена информации

делятся:

1) на внутренние (внутри предприятия):

. пневматическая почта;

. офисная АТС, обеспечивающая внутриучрежденческую телефонную

связь (общего назначения, диспетчерскую, директорскую);

2) внешние (связь с другими предприятиями и частными лицами):

. обычная и курьерская почта;

. общегосударственная телефонная связь (городская, междугородняя и

международная);

. спутниковая связь;

. телеграфная связь;

. факсимильная связь.

Электронная почта относится к смешанным средствам связи.

В офисной практике используют, прежде всего, обычную и электронную

почту, телеграф, телефонную связь (в т. ч. сотовую) и факсимильный аппарат

(факс), выбираемые в зависимости от их возможностей и ограничений: опера-

тивности, возможности передачи оригинала документа и сохранения его юри-

дической силы и т. д. (см. прил. 4 (табл. П. 4.1.)).

Тенденции, определяющие развитие офисных средств связи:

. переход на цифровые каналы;

. автоматизация процессов связи;

. многофункциональность и компактность устройств связи;

. освоение высокочастотных диапазонов.