Технологические особенности оформления документов
Составление документов можно рассматривать как повседневную скучную обязанность и как творческий процесс в рамках искусства выражения мысли, пусть и деловой.
Любой документ создается для анализа и принятия на его основе какого-либо решения. Поэтому очень важным является то, каким образом будет восприниматься представленная в документе информация, насколько быстро и корректно читатель сможет ее проанализировать. Следовательно, оперативность и корректность принимаемых управленческих решений прямо пропорционально качеству текстовой части документа.
Известно, что немаловажную роль при восприятии информации играют факторы, существующие на подсознательном уровне (например, цвет и размер шрифта, наличие ошибок в тексте, слишком длинные фразы и др.), которые "тормозят" процесс восприятия, а значит, и анализа информации.
Подготовку документов можно представить как процесс. С одной стороны, обязательно присутствует сущностная составляющая (логика и семантика изложения), с другой стороны – технологическая составляющая, связанная с оформлением.
Известно, что немаловажную роль при восприятии информации играют факторы, существующие на подсознательном уровне (например, цвет и размер шрифта, наличие ошибок в тексте, слишком длинные предложения и т.п.), которые "тормозят" процесс восприятия, а значит, и анализа документа.
Размерные характеристики
Все документы по объему можно разделить на многостраничные (должностные инструкции, контракты и договоры, положения об отделах и службах и др.) и одностраничные, текст которых в принципе можно разместить в рамках одной страницы. Соблюдать требование и расположение документа в пределах одной страницы получается не всегда, поскольку содержательная часть может быть достаточно объемной. Тем не менее, можно предложить ряд достаточно простых рекомендаций, придерживаясь которых можно сократить объем большинства небольших документов до одной страницы, а также уменьшить общий объем многостраничных документов.
1. Первое, на что следует обратить внимание при подготовке документа на компьютере, – это поля. По умолчанию настройки в Word (а именно этот текстовый редактор в настоящее время чаще других используется при составлении документов) предусматривают достаточно большие размеры полей, например по 3 – 3,5 см со всех сторон. И если на это факт не обращать внимание, то текст даже сравнительно небольшого объема разместить в пределах одной страницы будет весьма проблематично. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей для документов следующие: верхнее, нижнее и левое на менее 2 см, а правое – 1 см. И если в организации отсутствуют специфические требования относительно полей в документах, то целесообразно придерживаться правил, рекомендованных данным стандартом. Исключения могут распространяться только на отдельные виды документов.
2. Часто объем текста увеличивается за счет того, что отдельные строки заполнены всего лишь окончаниями слов. Таким образом, строка практически остается пустой. Избежать таких пустых строк можно следующим образом. Пользуясь режимом в меню «Формат – Шрифт – Интервал», можно изменить плотность расположения знаков в тексте (расстояние между буквами). Найти оптимальное значение данного параметра можно опытным путем, варьируя величину интервала и анализируя измененный вид текста в окне, которое присутствует в качестве образца при работе в данном режиме. При этом нельзя допускать уменьшение плотности до такой величины, что буквы будут наползать друг на друга, так как в этом случае текст может оказаться нечитабельным. Однако иногда достаточно уменьшить плотность всего на несколько десятых долей, и пустые строки исчезнут, текст будет более компактным и эстетичным, а главное, зрительно он практически не изменится.
3. По умолчанию в Word не предусмотрена расстановка переносов в тексте. Это может привести к двум проблемам: 1) появлению пустых строк; 2) наличию больших промежутков между словами. Таким образом, текст получается размытым и занимает гораздо больший объем, чем может в действительности. Поэтому расстановка переносов позволяет уменьшить объем текста.
4. Более компактный вид документу можно придать за счет уменьшения межстрочного интервала. Использование множителя интервал можно отрегулировать таким образом, чтобы текст приобрел более компактный вид.
5. Объем текста можно регулировать также размером выбранного шрифта. Если, например, первоначально текст был набран 14 кеглем, то при отсутствии особых ограничений можно использовать меньший размер (например, 12 или 13, а также варьируя дробную часть, например 12,5). Использовать размер меньше 12 часто бывает нецелесообразно, так как в этом случае текст оказывается достаточно мелким и неудобным для чтения.
Стилистические особенности оформления
Известно, что деловая документация отличается от прочих видов документов своей конкретностью, лаконичностью и определенностью. Однако такого рода текстам априори присущи некоторые канцеляризмы, которые в отдельных случаях могут сделать текст практически нечитабельным в силу стилистически сложно построенных фраз. И хотя работа с текстом в рамках Word позволяет выявлять подобные проблемы, специалисты, подготавливающие тексты документов, очень редко обращают на это внимание.
Если фраза с точки зрения синтаксических особенностей построена некорректно, например изобилует причастными и деепричастными оборотами и представляет собой сложносочиненное или сложноподчиненное предложение, то и ее восприятие читателем также будет усложнено. Word, алгоритмически обрабатывая каждое предложение, выделяет те, которые логически противоречат правилам русского языка, и подчеркивает их зеленым цветом. Поэтому рекомендуется обращать внимание на такие предупреждения и пытаться переформулировать соответствующие фразы таким образом, чтобы текстовый редактор смог их идентифицировать в соответствии с существующими правилами. Упростить фразу часто можно очень простыми способами:
1. Заменить перечисления через запятую списком. Помимо прочего это придаст документу структурированность, то есть сократит время его дальнейшего восприятия и анализа.
2. Разбить одно сложное предложение на несколько простых, сохранив его семантику.
Используя на практике даже эти два простейших правила, можно существенно упростить стилевую составляющую текста и сделать его понятным и целенаправленным.
Очень редко работники, которые занимаются составлением документов, обращают особое внимание на орфографию. Во-первых, часто игнорируются ошибки в словах, которые Word выделяет красным цветом. Во-вторых, для уже сформированного документа полезно применять режим проверки орфографии, позволяющий выявлять ошибки, которые по каким-либо причинам не были выявлены и исправлены ранее. Кроме того, рекомендуется уже составленный текст перечитывать хотя бы один-два раза, поскольку некоторые виды ошибок (например, окончания слов) алгоритмически выявить невозможно в принципе, тем не менее они существуют и в некоторых случаях могут даже исказить смысл отдельных предложений или всего текста в целом.
Если процесс подготовки документов может быть оптимизирован, то это сократит время на первоначальное оформление каждого документа, а также ускорит последующее восприятие содержащейся в нем информации, ее анализ и принятие решений.