Содержание

ВВЕДЕНИЕ 1

1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 3

Основные понятия реляционных баз данных 3

Первые шаги в MS Access 5

Запуск Access 5

Открытие базы данных 6

Окно базы данных 6

Этап 1. Создание базы данных 9

Создание файла базы данных 9

Создание таблицы 9

Редактирование таблицы 11

Этап 2. Быстрая обработка данных 14

Сортировка записей по возрастанию и убыванию 14

Поиск данных 15

Отбор записей на основе значения поля 16

Этап 3. Связывание таблиц базы данных 16

Установление связи 17

Работа с макетом связей 19

Этап 4. Работа с данными из связанных таблиц 19

Запрос- выборка к связанным таблицам 20

Запрос с критерием отбора к связанным таблицам 21

Этап 5. Удаление связанных таблиц из базы данных 21

2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ БАЗЫ ДАННЫХ 23

Этап 1. Создание запроса и установление условий отбора 24

Этап 2. Поиск в заданном диапазоне и сортировка данных в запросе 26

Этап 3. Включение в запрос параметров 27

Этап 4. Использование параметров для поиска записей в диапазоне значений 29

Этап 5. Создание запроса к связанным таблицам 30

Этап 6. Суммирование данных в запросе 32

Этап 7. Запросы с вычислениями 33

3. ПОИСК И ОБНОВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ БАЗЫ ДАННЫХ 35

Этап 1. Открытие базы данных и просмотр записей 35

Открытие базы данных 35

Просмотр базы данных 36

Этап 2. Ввод данных в форму и их редактирование 38

Этап 3. Поиск записей 39

Этап 4. Отбор записей с помощью фильтра 41

Этап 5. Сортировка записей в форме 43

Этап 6. Расширение базы данных 44

Этап 7. Разработка новой формы 46

Этап 8. Изменение внешнего вида формы 47

Добавление подписи в форму 48

Изменение палитры 49

Включение в форму рисунка 50

Добавление поля 51

4. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ ПО БАЗЕ ДАННЫХ 53

Этап 1. Создание детального отчета без повторов 53

Создание детального отчета 53

Просмотр отчета 55

Настройка отчета 55

Устранение повторов 57

Этап 2. Создание отчета с группированием данных 57

Этап 3. Представление групповых сумм 59

Настройка заголовка группы 59

Использование выражений в примечании к группе 61

Изменение порядка сортировки 62

Этап 4. Распечатка групп 63

Распечатка групп без разрывов 63

Ввод нового вида нумерации страниц 64

Этап 5. Проектирование отчета 66

Создание отчета 66

Оформление заголовка отчета 67

Оформление области данных 68

Оформление заголовков граф отчета 68

Оформление области примечаний отчета 69

Этап 6. Создание диаграммы в отчете 70

Этап 7. Изменение макета отчета 71

5. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 74

ПО СОБСТВЕННОМУ ПРОЕКТУ 74

Этап 1. Создание файла базы данных 74

Этап 2. Создание таблиц 75

Создание структуры таблицы 75

Ввод данных в таблицу 76

Расширение базы данных 77

Этап 3. Связывание таблиц 80

Этап 4. Создание информационных структур для ведения базы данных 81

Создание запросов 82

Создание форм 85

Создание отчета 87

6. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MS ACCESS, MS EXCEL MS WORD 90

Этап 1 . Вставка данных 90

Технология вставки данных 91

Вставка связанных данных. Вставка титульного листа, созданного в MS Word, в отчет MS Access 91

Внедрение данных. Внедрение таблицы MS Excel в документ MS Word 93

Этап 2. Быстрый перенос данных 94

Выбор приложения для создания списка 94

Перенос списка в другое приложение 95

Перенос списка из MS Excel в MS Access 97

Этап 3. Подготовка составных документов 98

Подготовка серийных персональных писем MS Word с использованием списков адресатов, хранящихся в базе данных MS Access 98

Создание почтовых наклеек MS Word с использованием списков адресатов, хранящихся в электронной таблице MS Excel 102

Этап 4. Анализ числовых данных MS Access с использованием сводных таблиц MS Excel 104

Выбор данных для анализа 104

Создание сводной таблицы для анализа 105

Просмотр и сравнение результатов 106

ЛИТЕРАТУРА 108

110