Делопроизводство - РПД-2012

дел и структуры организации, вычленение документных потоков, определение их интенсивности, выявление цикличности и зависимости плотности документопотоков в зависимости от времени года.

Тема 7. Мониторинг системы делопроизводства в организации и способы её совершенствования.

Анализ локальных стандартов организации по ДОУ. Анализ номенклатуры дел организации и систематизации документов в процессе их оперативного хранения и использования.

Мониторинг процессов экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам; своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; регулирования и контроля хода исполнения документов в установленный срок.

8. Определение квалификационного и количественного состава работников Службы ДОУ.

Мониторинг деятельности службы ДОУ: определение организационной формы Службы ДОУ, регламентация деятельности службы ДОУ, установление её количественного и качественного состава. Оценка кадровой обеспеченности службы ДОУ персоналом в соответствии с действующими нормативами труда и времени, задачами и функциями исследуемой организации.

6. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

6.1. Литература

Основная.

1. Кузнецова Т.В. учеб. пособие «Делопроизводство». – М. : ФОРУМ, 2012 –

256 с. -233-86р.

Электронные ресурсы

1.Трусов А.Ф. Бухгалтерский налоговый учет и делопроизводство на Exel для малого бизнеса СПб.: Питер год издания 2010. С. 224

2.Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). Краткий курс СПб.: Питер год издания год издания 2010. С.256

3.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М.: Издательство «Омега-Л» год издания

2010. С. 207

4.Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Учебник для вузов. М.: Издательство Юрайт год издания 2010.С.

Дополнительная литература.

1.Белов А.Н., Белова А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное

пособие. –М.: Издательство Эксмо, 2006 – 624с. (Образовательный стандарт ХХ!).

2.Васильев И.Н., Желинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие/ И.Н. Васильев, Г.С. Желинский – 2-е изд.-М.: Вузовский учебник, 2004-272 с.

3.Позднякова В.Я. Документационное обеспечение системы управления. Конспект лекций. –М.: Московский психолого-социальный институт; Воронеж: Издательство НПО «МОДЭК», 2002.-48с.

4.Справочник кадровика: оформление трудовой книжки.- М.: ИНФРА – М,

2003

5.Управление персоналом организации: Учебник/ под ред. А.Я. Кибанова.-3е изд., доп. И перераб. – М.: ИНФРА – М 2007. -638 С. – (Высшее образование).

6.Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций/ М.И. Басаков. – Изд 7-е испр. и доп и – Ростов-на-Дону.: «Феникс», 2009.-192 с. – «Зачет и экзамен).

7.Семенихин В.В. Кадровый документооборот: практическое руковод-

ство/В.В. Семенихин. – М.: Эксмо 2009.-384 с. – (Отдел кадров).

8.Справочник по кадровому делопроизводству/ под общей редакцией Ю.Л. Фадеева. – М.: Эксмо, 2008. -176с. – (Отдел кадров).

9.Наумова Р.Л., Суняева Ю.Ю. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: «ГроссМедиа: РОСБУХ», 2008.

10.Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практическое пособие ( под ред. Ю.П. Орловского). – М.: Юридическая фирма «Контракт», 2008.

11.Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. -3-е изд., перераб. и доп. – М.: «Юстицинформ», 2011.

6.2. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

Программа для тестирования.

6.3. БАЗЫ ДАННЫХ, ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ И ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ.

1. Электронная библиотека www.ibooks.ru

2.Поисковые системы: www.aport.ru www.google.ru www.mail.ru www.rambler.ru www.yandex.ru

3.Тематические сайты: http://delpro.narod www.kadrovik-praktik.ru www.shalban.ru

7.МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИ-

НЫ

Материально-техническое обеспечение дисциплины «Делопроизводство» включает в себя:

- лекционный зал;

-учебные аудитории;

-проектор, экран для проектора и другое мультимедийное оборудование;

-компьютерные классы в соответствующей комплектации, с выходом в Интернет.

8.ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Впроцессе изучения дисциплины комплексно используются традиционные и

инновационные технологии, активные и интерактивные формы занятий: лекции с элементами проблемного изложения, коллоквиумы, учебные конференции, семинары, обсуждение подготовленных студентами эссе, практические занятия, самостоятельная работа с элементами научноисследовательской и творческой деятельности, письменные или устные домашние задания, деловые игры и аналитические задания, консультации преподавателей и разбор конкретных ситуаций, мультимедиа- и компьютерные технологии.

9. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ.

9.1. Особенности и порядок изучения дисциплины.

Курс «Делопроизводство» занимает одно из ключевых мест в подготовке специалиста – экономиста и юриста, продуктивно действующего в условиях рыночной экономики современного общества, вооружая его умениями и навыками, которые будут сопровождать его на протяжении всей учебной и производственной деятельности.

Знания, полученные при изучении дисциплины, позволяют сформировать наиболее оптимальный комплекс знаний по делопроизводству и использовать его в профессиональной деятельности.

Интегрированным результатом изучения курса должно стать приобретение студентами делопроизводственной и документоведческой компетенции, как совокупности личных качеств студента (ценностно-смысловых ориентиров, знаний, умений, навыков и способностей), и способность решать проблемы, самостоятельно находить ответы на вопросы, возникающие в его повседневной жизни, средствами, представляемыми учебным курсом «Делопроизводство».

При определении планируемых результатов освоения содержания курса выделяются основные составляющие компетенции, выраженные в виде требований к подготовки студентов интегральные умения (группы умений), включающие умения анализировать и обобщать информацию по документоведению, интегрировать знания и умения, полученные в процессе изучения курса

спрофессиональным опытом.

9.2.Организация самостоятельной работы студентов

Самостоятельная работа студентов направлена на решение следующих задач:

•Развитие навыков работы с разноплановыми источниками;

•Осуществление эффективного поиска информации;

•Получение, обработка и сохранение источников информации;

•Преобразование информации в знание.

Для решения указанных задач студентам предлагаются к прочтению и содержательному анализу тексты, включая документы официального и личного происхождения, организационно-распорядительные документы, документы по персоналу, хозяйственные документы, регистрационные формы. Результаты работы с текстом обсуждаются на семинарских занятиях. Студенты выполняют задания, самостоятельно обращаясь к учебной, справочной литературе. Проверка выполнения заданий осуществляется как на семинарских занятиях с помощью устных выступлений студентов и их коллективного обсуждения, так и с помощью письменной контрольных заданий.

Самостоятельная работа заключается в более глубоком и разностороннем изучении тем учебной программы по курсу дисциплины и рекомендованной литературы. Также возможны задания в виде поиска необходимой информации в Internet и других источниках.

Самостоятельная работа студентов подразумевает в том числе и работу под руководством преподавателей (консультации), а также индивидуальную работу студентов в библиотеке.

Дополнительными формами самостоятельной работы являются групповые и индивидуальные задания. Они являются, как правило, продолжением аудиторных занятий и содействуют овладению практическими навыками по основным разделам дисциплины. Контроль выполненной работы осуществляется на очередном семинарском занятии в форме устного опроса, собеседования, тестирования, либо выполнения письменной контрольной работы и т.д.

Видами заданий для самостоятельной работы студентов могут быть:

для овладения знаниями:

-чтение текста (учебника, дополнительной литературы); -конспектирование текста; выписки из текста; работа со словарями и справочниками; ознакомление с нормативными документами; -учебно-исследовательская работа; использование компьютерной техники в целях поиска дополнительной информации по заданной теме (работа с Интернет-ресурсами, энциклопедиями, дополнительной литературой и т.д.);

для закрепления и систематизации знаний:

-работа с конспектом лекций(обработка текста); повторная работа над учебным материалом(учебника, дополнительной литературы);

-составление документов;

-ответы на контрольные вопросы;

-аналитическая обработка текст(контент-анализ и др.);

-составление библиографии, тестирование и др.

для формирования умений:

- решение вариантных задач и упражнений -выполнение индивидуальных и групповых творческих заданий.

Творческие задания, как форма самостоятельной работы, представля-

ют подготовку самостоятельного развернутого ответа по конкретной теме

или вопросу. Задания преподаватель предлагает специально для каждой группы, с учетом профиля, по которому группа специализируется и потенциала группы. В ходе выполнения творческих заданий студенты работают индивидуально и в группах, что способствует развитию, как личной творческой инициативы, так и умению работать в команде. Таким образом развитие и формирование компетенций в курсе будет способствовать эффективности профессиональной деятельности.

Зачетное письменное задание.

ЗАДАНИЕ:

Внимательно прочтите описанную ситуацию и оформите все документы, которые необходимы для разрешения описанной ситуации с учетом правил оформления документов управления по ГОСТу Р 6.302003, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, постановлением Госкомстата России об унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

•Трудовой договор,

•Приказ о приеме по форме Т-1,

•Личную карточку работника по форме Т-2,

•Заведите трудовую книжку и сделайте записи в ней,

•Акт об отказе дать объяснение,

•Докладную записку начальника отдела сбыта с резолюцией директора,

•Справу начальника ОК и гл. бухгалтера,

•Приказ об увольнении по соответствующей статье Трудового кодекса РФ с использованием унифицированной формы № Т-8.

СИТУАЦИЯ:

Гражданин Орлов Сергей Олегович 05.09.1979 года рождения был принят 01 марта 2005 г. На неопределённый срок на работу ООО завод «Реммашина» в отдел сбыта менеджером с окладом 10 тыс. руб. согласно заключенному трудовому договору.

10 сентября 2008 г. Орлов С.О. не вышел на работу. В течение дня начальник отдела сбыта Ковин Алексей Степанович звонил на домашний и мобильный номера телефонов Орлова С.О., но ему не ответили. На следующий день, т.е. после 11.09.2008 Орлов вышел на работу. Ковин А.С. потребовал объяснить отсутствие на работе в письменном виде. При этом присутствовала менеджер этого же отдела Самойлова Алина Семёновна и бухгалтер Попова Елена Петровна, которая зашла в отдел сбыта по производственным делам.

Орлов заявил, что ни устно, ни письменно давать объяснения не намерен. Начальник отдела сбыта Ковин Алексей Степанович составил акт об отказе давать объяснение, и подписал этот акт присутствовавшими при этом работниками Самойловой и Поповой. Кроме того, написал докладную на имя директора завода Жилина Марка Захаровича, где изложил суть произошедшего и предложил применить к Орлову дисци-

плинарное взыскание в виде выговора. Кроме того, предложил лишить премии за сентябрь 2008г. Докладную записку с приложенным к нему актом в этот же день 11.09.2008 передал директору через его секретаря. Директор М.З. Жилин рассмотрел полученные документы 12.09.2008 и для уточнения некоторых сведений запросил справку удовлетворительно отдела кадров и бухгалтерии о стаже работы на заводе, имеющихся дисциплинарных взысканиях, поощрениях, средней заработной плате, премиях за производственные показатели, входящих в систему заработной платы.

Требуемую справку за подписью начальника отдела кадров и гл. бухгалтера датированную 15.09.2008 директор получил 16.09.2008. В этой справке были сведения по запрашиваемым вопросам, а также о том, что Орлов имел дисциплинарное взыскание объявленное приказом от 23.09.2008 №153/ОК в виде замечания за прогул без уважительной причины, совершенный в период с 14 по 16 июля 2008г.

В этот же день директор принял решение об увольнении Орлова С.О. за прогул без уважительной причины, написал резолюцию на докладной записке и направил в отдел кадров весь пакет документов для исполнения.

Документы были получены отделом кадров 17.09.2008. В этот же день был подготовлен проект приказа об увольнении Орлова С.О. за прогул без уважительной причины и представлен директору на подпись.

Приказ был подписан 18.09.2008 Примечание: даты в документах должны соответствовать датам в опи-

санной ситуации в разделе «У111. Отпуск» предусмотреть, что работником было использовано три ежегодных отпуска за время работы. Особо обратить внимание на дату увольнения, т.к. надо учесть, что днём увольнения работника является последний день его работы, а весь период от прогула до издания приказа Орлов работал.

ТЕМАТИКА КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ

Вариант 1.

1.Составьте проект приказа директора ОАО «Карат» (г. Самара) И.К. Иванова от 17 сентября текущего года об организации медицинского осмотра работников организации в рамках всеобщей диспансеризации граждан. Осмотр будет проводиться на базе МУЗ «Городская поликлиника №7» с 20 по 30 сентября текущего года. Ответственный – заместитель директора по общим вопросам Гусев П.Р.

2.Составьте проект приказа о премировании бухгалтера Соколовой Надежды Юрьевны за добросовестный многолетний труд и в связи с 50-летием. Размер премии 5000 руб.

3.Составьте служебное письмо. Генеральный директор ООО «Карат» И.К. Иванов 22 июня текущего года направил письмо №04/43-57 на имя технического директора ООО «Дело» Н.Е. Левченко. В письме говорится о возможности реализации компьютеров и выполнения заказов на составление программ. Автор письма выразил надежду на

успешное , долговременное сотрудничество. Проект письма подготовила менеджер А.А.Петрова. Недостающие реквизиты дополните самостоятельно.

4.Составьте акт ревизии кассы ООО «Старт», которая проводилась 10 мая текущего года комиссией следующего состава: зам. Главного бухгалтера М.Д. Антонов (председатель) , старший бухгалтер М.К. Дуров, бухгалтер О.А. Лукина. При составлении присутствовали:

главный бухгалтер Н.М. Кудрин, кассир А.Д. Андреева. 10 мая комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 10 мая. В результате было установлено, что остаток наличных денег в кассе, согласно кассовой книге и данным бух. учета должен составлять 22238 руб. Фактический остаток наличных денег составил 12220 руб. Недостача наличных денег по вине кассира составила 10018 руб. Акт составлен в 3-х экземплярах. Основанием для проведения проверки стал приказ директора ООО «Карат» «О ревизии предприятия» №32 от 5 мая текущего года. Акт утверждён генеральным директором И.К.Ивановым 12 мая текущего года. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

5.Подготовьте докладную записку начальника отдела рекламы ООО

«Вымпел» М.И. Борисова на имя генерального директора предприятия И.К. Иванова о дополнительном финансировании заказа №324 на изготовление рекламных проспектов в связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале текущего года и изменением смены затрат. В докладной записке укажите, что выполнение заказа возможно только при дополнительном выделении 5000 руб. остальные реквизиты укажите самостоятельно.

6.Составьте резюме.

7.Напишите заявление о приеме на работу юрисконсультантом в государственное предприятие «Россвязьинформ»

8.Оформите запись в трудовой книжке об увольнении экономиста Павловой И.И. по собственному желанию.

Вариант 2

1.Составьте распоряжение по ООО «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В констатирующей части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. Предложите заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам. Остальные пункты в распорядительной части и недостающие реквизиты дополните самостоятельно.

2.Составьте проект приказа о замечании водителю Шорохову Павлу Викторовичу за однократное нарушения в работе с документацией. Основание – докладная записка менеджера Осиновой А.Ю.

3.Составьте письмо-просьбу ОАО «Лесторг» в комитет по внешнеэкономических связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м. Письмо адресовано представителю комитета

Павлову К.Н. и подписано 12 сентября текущего года генеральным директором ОАО «Лесторг» Л.Д. Гориным. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

4.Составьте акт о проверке работы с документами в отделе логистики

ООО «Медтранс». Проверку проводила 2 марта текущего года комиссия в составе гл.бухгалтера М.Д.Орлова (председатель), зав. канцелярией Л.Д. Шитовой, начальника отдела логистики К.Е. Корнева. Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов. Фактов утраты, порчи и незаконного уничтожения документов не установлено. Но обнаружен ряд существенных недостатков: несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел не всегда соответствуют номенклатуре. Акт составлен в 3 экз. (для начальника отдела логистики, зав. концелярией в дело №1006). Основанием является приказ директора от 26 февраля текущего года №15 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности». Акт утверждён генеральным директором ООО «Медтранс» 3 марта т.г. Остальные реквизиты дополните самостоятельно.

5.Составьте объяснительную записку начальника отдела рекламы А.П.Каримова от 15 июня текущего года на имя ген. Директора ООО

«Успех» И.П. Усова о невыполнении заказа №174/45. Причина – нарушение сроков выполнения заявки на печать новых бланков документов. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

6.Составьте резюме.

7.напишите заявление об увольнении в связи со сменой места жительства.

8.оформите запись в трудовой книжку об увольнении вас в связи со сме-

ной места жительства. Вариант 3

1.Составьте приказ по предприятию «Смайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей. Остальные пункты в распорядительной части и недостающие реквизиты дополните самостоятельно.

2.Составьте проект приказа о премировании работников плановофинансового отдела за досрочную разработку проекта. Премия определена в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Поручите бухгалтеру А.К. Гавриловой начислить премию из фонда материального поощрения. Проект приказа подготовлен секретарём А.С. Петровой (тел.23-45-67). Остальные реквизиты дополните самостоятельно.

3.составьте письмо-ответ ООО «Принт» на просьбу строительномонтажной фирмы «Альт» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в нос. Кочнсво. Письмо адресовано директору фирмы «Альт» Сухову К.Н. и подписано 23 августа текуще-

го года директором «Принт» Лебедевым А.И. Остальные реквизиты дополните самостоятельно.

4.Составьте акт ООО «Вымпел» по результатам проверки мер безопасности на складе готовой продукции. Основанием является приказ генерального директора №76 от 13 марта текущего года «О мерах по предупреждению хищений». В решении комиссии в составе начальника службы безопасности Г.П. Корнева зам.директора К.Е. Зязина, заведующего складом готовой продукции А.Р. Ракова указано: необходимо модернизировать имеющуюся систему охранной сигнализации, установить видеокамеры наружного наблюдения. Недостающие реквизиты дополните самостоятельно.

5.Составьте объяснительную записку главного инженера отдела снабжения Л.И. Хитрова генеральному директору ООО «Викинг» о причинах нарушения графика поставки комплектующих материалов по причине невыполнения графика отгрузки со стороны фирмы-партнера «Техснаб». Укажите, что график поставки налажен. Остальные реквизиты дополните самостоятельно.

6.Составьте резюме.

7.Напишите заявление об увольнении по собственному желанию.

8.Оформите запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию.

10.ОЦЕНОЧНЫЕ СРЕДСТВА

10.1. Виды, методы и формы контроля.

Для измерения результатов изучения дисциплины предусмотрено два вида контроля:

-текущий -промежуточный

Текущий контроль осуществляется с помощью устного опроса, выполнения заданий, направленный на контроль освоения теоретических знаний в рамках программы данной дисциплины

Методы контроля:

-устный -письменный

-с помощью технических средств и информационных систем -самоконтроль

Формы контроля:

Устный контроль осуществляется в процессе устного опроса обучаемых. Письменный контроль предполагает выполнение письменных заданий (контрольные задания, контрольные работы, эссе и т.п.), проверку конспектов.

Компьютерный контроль осуществляется в форме тестирования с применением компьютерных технологий, таким же образом может осуществляться самоконтроль знаний обучаемых.

Промежуточный контроль – зачет по дисциплине, который может включать:

-итоговое тестирование -собеседование по вопросам к зачету и билетам к ним.

10.2.Тематика рефератов, докладов, научных сообщений.

1.Роль информации в современных общественных отношениях.

2.История развития служб документации в России.

3.Унифицированная система документации.

4.Первичный документ.

5.Стандартизация в системах делопроизводства.

6.Способы закрепления информации для документального использования.

7.Классификации документов

8.Реквизиты документов.

9.Бланк документа.

10.Шаблоны.

11.Организационные документы, их назначения и виды.

12.Устав предприятия.

13.Приказ.

14.Назначение и основные виды информационно-справочных документов. 15.Письмо, виды писем.

16.Документы по личному составу и их основные виды. 17.Организация работы с документами. 18.Документооборот.

19.Формирование и оформление дел.

20.Экспертная служба.

21.Изготовление документа на компьютере.

22.Документооборот на компьютере. 23.Информационно-справочная работа по документам на компьютере. 24.Экспертиза ценности документов.

25.Унификация документов.

10.3.Примерный перечень вопросов к зачету.

1.Предмет и содержание дисциплины.

2.Цель и задачи дисциплины.

3.Место дисциплины в системе дисциплин, изучаемых студентами по направлению «Делопроизводство».

4.Роль информации в современных общественных отношениях.

5.Средства материализации информации.

6.Базовая терминология, используемая в излагаемой дисциплине.

7.История развития служб документации в России.

8.Содержание понятия «документационное обеспечение управления»

9.Система документации.

10.Унифицированная система документации.

11.Унифицированный документ.

12.Унифицированная форма.

13.Первичный документ.