Контрольная работа №2

Пример 1: Представить числа 1, 1,1, 0,111 в различных форматах.

Для решения данного примера необходимо в ячейки листа ввести значение 1. Далее, используя материал, представленный выше, применить к каждому из введенных чисел соответствующие форматы. В таблице 3 представлены форматы некоторых чисел и вид отображаемых чисел в ячейках MSExcel.

Таблица 3.

11

В пользовательских форматах можно также задавать цвет и условия. В этом случае и цвет, и условие должны быть заключены в квадратные скобки. Структура такого пользовательского числового формата зависит от значения вводимого числа и может содержать до 4-х секций, разделенных точкой с запятой:

Положительное; Отрицательное; Нулевое; Текстовое

Если формат содержит только одну часть, она используется для вывода всех чисел. Если две, то первая применяется для вывода положительных и нулевых значений, вторая – для вывода отрицательных. Если три, то для положительных, нулевых и отрицательных значений соответственно. Текстовый формат всегда должен быть четвертым по счету. Если каких-то промежуточных форматов нет, вместо них вводится точка с запятой.

Пример 2: Положим, нужно, чтобы:

Положительные значения выводилось со словом Избыток,

Отрицательные значения выводилось красным цветом со словом

Недостача,

Нулевые – отображались словом Ничего синего цвета,

Символьные – словом Ошибка.

Желаемый формат будет таким:

“Избыток“???,0р;[Красный]”Недостача”???,0р;”Ничего”;[Синий]”Ошибка”

Вопросительные знаки введены, чтобы размер поля под собственно число был всегда одним и тем же, несмотря на отсутствие ведущих нулей. Таким образом, слова Избыток и Недостача всегда будут расположены в одном и том же месте. Результаты применения формата при вводе различных данных (чисел 5, -3, 0 и буква Х) представлены в таблице 4

Таблица 4.

Помимо примененных в примере цветов, в формате можно использовать следующие цвета: Черный, Синий, Голубой, Зеленый, Красный, Белый, Желтый. Можно вообще указывать только цвета, например:

[Черный];[Зеленый];[Голубой];[Красный]

12

Кроме цветов можно в квадратных скобках размещать и простые условия. Рассмотрим следующий пример.

Пример 3.Положим в банке на разные суммы вкладов (до 10 тыс., до 50 тыс. и свыше 50 тыс.) начисляются разные проценты. Следует выделить эти значения разным (Черным, Синим и Красным) цветом.

[Черный][<=10];[Cиний][<=50];[Красный]

Форматы дат. Для форматирования дат используется символы Д, М и Г (день, месяц и год). Ниже перечислено действие элементов формата на отображение даты:

Д – отображает число даты без ведущего нуля (1-31), ДД – число даты с ведущем нулем (01-31), М – цифрами месяца без ведущего нуля (1-12),

ММ – цифрами месяца с ведущем нулем нулем(01-12),

МММ – трехбуквенное название месяца (Янв-Дек),

ММММ – полное название месяца (Январь-Декабрь), ГГ – две младшие цифры года (98, 99, 00, 01…),

ГГГГ – все четыре цифры года (1998, 1999, 2000,2001…),

ДДД – двухбуквенное название дня недели (Пн-Вс),

ДДДД – полное название дня недели (Понедельник-Воскресение).

Условное форматирование

Наряду с пользовательскими форматами, MS Excel обладает еще одним видом форматирования, получившим название «Условное форматирование». Версии Excel до 2007 могли формировать только до трех условий в условном форматировании. Начиная с Excel 2007, количество условий и видов форматирования возросло.

Условное форматирование используется для форматирования ячеек в зависимости от условий и обеспечивает наглядность при исследовании и анализе данных, обнаружении критических проблем, схем и тенденций.

Условный формат изменяет внешний вид диапазона ячеек на основе условия (или критерия). Если условие истинно, то диапазон ячеек форматируется; если условие ложно, то диапазон ячеек не форматируется.

Условное форматирование позволяет выполнить следующее форматирование:

Правила выделения ячеек используют для быстрого поиска конкретных ячеек в выделенном диапазоне, можно отформатировать эти ячейки с помощью оператора сравнения.

13

Правила отбора первых и последних ячеек – для выделения максимального или минимального значения в диапазоне ячеек на основе указанного порогового значения

Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее – тем выше значение. Гистограммы оптимальны при определении основных показателей особенно в больших объемах данных

Цветовые шкалы – это визуальные инструкции, отображающие распределение и разброс данных. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям

Набор значков используется для классификации данных по тремпяти категориям, разделенным пороговым значением

Формулы используются для более сложного форматирования тогда, когда нужно оценить данные в ячейках за пределами выделенного диапазона (диапазона форматируемых ячеек).

Наиболее сложным в Условном форматировании является использование формул. Поэтому рассмотрим применение формул при форматировании подробнее на следующем примере.

Пример 4. Дан список сотрудников некоторой фирмы. Выделить фамилии сотрудников, работающих в 4-ом отделе, желтым цветом, а работающих в 3-ем отделе – синим.

Для решения этого примера воспользуемся условным форматированием. Выберем во вкладке Главная в разделе Стили пункт

Условное форматирование, далее Создать правило и Использовать формулу

для определения форматируемых ячеек. После этого сформируем условия. Результат условного форматирования и сами правила представлены на рисунке 4.

14

Рисунок 4. Использование формул в условном форматировании

Проверка данных при вводе различных значений в ячейки

В процессе работы с таблицами в Excel иногда возникают ситуации, когда необходимо либо ограничить диапазон вводимых значений, либо придерживаться определенного списка, известного заранее (либо введенного ранее). Для этих целей используется так называемая Проверка вводимых значений. Кроме перечисленного выше, при использовании проверки вводимых значений, можно подключать различные сообщения, которые помогут пользователю сориентироваться, что ему необходимо вводить или, что он ввел неправильно. Эти возможности позволяют облегчить работу с таблицами и уменьшить количество ошибок, возникающих при вводе.

Чтобы установить проверку вводимых значений, необходимо:

1.Выделить ячейки, на которые будут накладываться ограничения.

2.На Ленте во вкладке Данные в разделе Работа с данными щелкнуть по кнопке Проверка данных. Откроется диалоговое окно «Проверка вводимых значений», включающая три вкладки:

a.Параметры – позволяет задавать допустимые данные для ввода. Для этого в раскрывающемся списке «Тип данных» выбирается тип данных, который будет использоваться при вводе значений, и, в зависимости от типа, задается условие

b.Сообщение для ввода позволяет сформировать подсказку, которая будет появляться всегда, когда будет выделена любая из ячеек (см. п.1)

c.Сообщение об ошибке позволяет задать суть ограничений: от мягкого предупреждения до жесткого останова, который

15

не позволит ввести в ячейки значения, не определенные в Параметрах.

Рассмотрим следующий пример:

Пример 5: Задан список факультетов и список студентов. Необходимо заполнить таблицу сведений о студентах: принадлежность к факультету и размер стипендии (см. рисунок 5).

Рисунок 5. Исходные данные

Порядок выполнения задания:

1.Выделить ячейки таблицы столбца «Факультет»

2.Открыть диалоговое окно «Проверка вводимых значений» и в качестве типа данных выбрать Список

16

3.В поле Источник вставить диапазон ячеек с названиями факультетов и щелкнуть ОК

4.Выделить ячейки таблицы столбца «Размер стипендии»

5.Открыть диалоговое окно «Проверка вводимых значений» и в качестве типа данных выбрать Целое число. Поскольку в нашем примере существуют минимальное и максимальное значения, то в качестве значения выбрать «между» и в соответствующие ячейки ввести 1500 и 3200. Щелкнуть ОК

17

6.Заполнить столбец «Факультет» согласно сформированному списку

7.Заполнить столбец «Размер стипендии»

Примечание: если необходимо ввести сообщение для ввода и сообщение об ошибке, то сделать это в соответствующих вкладках диалогового окна «Проверка вводимых значений». При определении диапазона вводимых числовых значений рекомендуется либо в качестве сообщения для ввода, либо в сообщении об ошибке указать заданный числовой диапазон для сокращения ошибок при вводе

Работа с формулами в Excel

Любая формула в Excel начинается со знака «=» и может включать константы, знаки операторов, адреса ячеек и функции. Например: =2+А2/SIN(B2). Операторы делятся на арифметические, текстовые, операторы отношений.

Арифметические операторы (в порядке приоритета):

-- унарный минус (умножение на -1);

%- процент

^- возведение в степень;

Приоритет изменяется с помощью круглых скобок ( )

Если в ячейку введено число со знаком %, то фактическое его значение будет в 100 раз меньше. Например: в ячейку введено 5%; Excel запомнит число 0,05.

Текстовый оператор: &. Используется для сцепление двух и более текстовых строк в одну. Например: = ―Петр‖& ― Кузнецов‖; в результате в ячейке будет фраза «Петр Кузнецов».

Операторы отношения:

=- равно;

<> - не равно;

<-меньше;

>- больше;

Данная группа операторов может использоваться как с числовыми, так и с текстовыми данными. Результатом использования операторов отношения в формулах будут слово ИСТИНА, если результат сравнения истинный и ЛОЖЬ, если результат сравнения ложный.

18

Адресация ячеек

При обращении к ячейкам в формулах возможны относительная, абсолютная и смешанная адресации.

Относительная адресация. Относительный адрес ячейки – это такой адрес, который основывается только на текущее местоположение ячейки, т.е. при копировании он будет изменяться.

Абсолютная адресация. Абсолютный адрес ячейки – это адрес, который не изменяется при копировании. При этом при имени столбца и номере строки стоит знак $ (доллар).

Смешанная адресация содержит как абсолютный, так и относительный адрес, т.е. знак доллара может стоять либо перед именем столбца, либо перед номером строки.

Для более удобного изменения адреса ячейки (в режиме ввода и редактирования формул) используется функциональная клавиша F4. Последовательное нажатие этой клавиши влечет поочередный ввод знака $ перед элементами адреса. Так для адреса В5 получим цепочку преобразований: В5  $B$5 B$5  $B5 B5. Т.е. для получения желаемого вида ссылки следует последовательно нажимать клавишу F4.

Ввод формул

Ссылки на ячейки и названия функций могут вводиться непосредственно с клавиатуры (при этом необходимо отслеживать раскладку клавиатуры (для адресов ячеек она должна быть английской). Лучше всего адреса ячеек и названия функций вводить строчными буквами (например а1, сумм()), т.к. если адрес ячейки (название функции) введены правильно, то

после нажатия Enter или кнопки в строке формул они автоматически преобразуются в прописные. Если же адрес ячейки (название функции) введены неправильно, то они останутся записанными строчными буквами и обнаружить неправильно записанные элементы в формуле будет значительно проще.

Однако более надежный и быстрый ввод осуществляется с помощью указателя мыши. Достаточно в процессе ввода формулы просто указать мышью на нужную ячейку, и она автоматически отобразится в формуле.

Для более сложных вычислений в Excel используются функции (более 500). Причем часть из них пишется латинскими буквами, а другая – русскими. Запомнить все функции не представляется возможным. Однако в процессе решения задачи надо четко понимать, как должен строится вычислительный процесс, т.е. четко представлен алгоритм решения задачи, и

левой кнопкой мыши в строке формул по значку .

19

Для более удобной навигации по функциям в MS Excel все функции разбиты по категориям: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений, инженерные, аналитические, совместимость.

В общем виде любая функция может быть записана в виде:

=<имя_функции>(аргументы)

Практически все функции для вычислений используют аргументы, которые записываются в круглых скобках после названия соответствующей функции через точку с запятой. У некоторых функций количество аргументов может достигать 30-и более. При этом аргументами могут выступать константы, ячейки и сами функции. Рассмотрим порядок ввода формул, содержащих функции.

Существуют следующие правила ввода функций:

1.Если формула начинается с функции, то вызывается Мастер функций. Если функция вводится вручную, то вводится знак «=», далее Имя функции.

2.Аргументы заключаются в круглые скобки, указывающие на начало и конец списка аргументов.

3.Между именем функции и знаком « ( » пробел не ставится.

4.Вводить имя функции и ее аргументов рекомендуется строчными буквами. Если ввод осуществлен правильно, Excel сам преобразует

строчные буквы в прописные.

Для проверки правильности работы формулы во вкладке «Формулы» в

группе команд «Зависимости формул» щелкнуть по кнопке «Вычислить формулу» (предварительно ячейка с формулой должна быть выделена). В открывшемся диалоговом окне, щелкая по кнопке вычислить, можно отследить весь процесс вычисления формулы по шагам.

Пример 6: Пусть ячейка С10 содержит формулу для расчета текущего бюджета. Если результат вычислений по формуле в ячейке A10 меньше или равен 100, то в ячейке С10 отображается сообщение "В пределах бюджета", в противном случае отображается сообщение "Превышение бюджета".

Решение: Решить эту задачу можно с помощью функции ЕСЛИ( ). =ЕСЛИ(A10<=100;"В пределах бюджета";"Превышение бюджета")

Пример 7: Предположим, что в таблице Excel ведется учет баллов студентов по балльно-рейтинговой системе. В итоговом столбце необходимо выводить итоговые результаты, в зависимости от набранной студентом за семестр суммы баллов. Отлично – 85 – 100 баллов, Хорошо – 65 - 84, Удовлетворительно – 51 – 64, Плохо – 50 и менее.

20