Информационно-поисковая система (название программного комплекса и краткое описание).

В настоящее время в связи с ростом объема ин­формации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремитель­но растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами — в противном случае закономерно появ­ление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предо­ставляет следующие возможности:

1. ввод, подготовка и редактирование документов;

2. составление документов на основе типовых шаблонов, храня­щихся в памяти персонального компьютера (ПК);

3. осуществление регистрации документов;

4. осуществление контроля исполнения документов;

5. систематизация документов, формирование дел;

6. хранение и поиск документов;

7. обмен документами с руководством и сотрудниками;

8. пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значи­тельно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и сни­зить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

Автоматизация делопроизводства предполагает автома­тизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внут­ренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота способствует своевре­менному прохождению документов по подразделениям организа­ции и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, эффективному управлению предприятием. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документооборот организации представлен потоками доку­ментов различных категорий, схема движения которых разраба­тывается руководителем службы делопроизводства.

Автоматизированные технологии обработки документной ин­формации должны отвечать требованиям Инструкции по дело­производству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Электронные офисные системы

Автоматизированный офис — это совокупность програм­мно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвя­занное и согласованное решение разнородных управленческих задач: сбор и фиксирование необходимой информации, ее пере­дачу, обработку преобразованной информации для анализа, пла­нирования и контроля деятельности.

Информационные системы предприятия, обрабатывающие электронные документы, принято называть электронным офисом.

Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Задачи электронной офисной системы:

1. автоматизация рутинных операций, снижение (или ликви­дация) бумажного потока;

2. организация одновременного доступа к документам различ­ных пользователей;

1. осуществление эффективного поиска информации;

3. обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выпол­нение следующих функций:

• ввод, подготовка и редактирование документов;

• регистрация документов; совместная работа над документами;

• контроль исполнения документов;

• создание баз данных (хранение документов);

• прием и пересылка документов;

• систематизация документов, формирование дел;

• подготовка к хранению и архивное хранение дел.

На нашем предприятии используется офисная система автоматизации документооборота и делопроизводства «OPTIMA-Workflow».

Система «OPTIMA-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства — создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения доку­ментов с учетом времени и имени исполнителя. В системе под­держиваются специальные стандарты зашиты, используются сов­ременные методы криптографической защиты и средства ЭЦП для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.