Документ. Поняття про реквізити.

ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТА.

ОСОБЛИВОСТІ ВИКОРИСТАННЯ ІМЕННИКІВ У ПРОФЕСІЙНОМУ І ДІЛОВОМУ СПІЛКУВАННІ.

СКЛАДАННЯ ЗАЯВИ.

АНАЛІЗ ПЕРЕКЛАДЕНИХ ФАХОВИХ ТЕКСТІВ

ТЕМА 1. ДОКУМЕНТ ЯК ОСНОВНИЙ ВИД ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ. ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТА. ПОНЯТТЯ ПРО РЕКВІЗИТИ, КОМПОЗИЦІЮ ДОКУМЕНТА

ЗАВДАННЯ 1. Прочитайте поданий нижче текст, запишіть визначення поняття «документ».

Слова «документ» латинського походження і означає «доказ, свідоцтво, взірець». В українську і російську мову слово «документ» увійшло в Петровську епоху. Далі у слові «документ» розвинулось два нових значення: 1) вузьке, побутове – «паспорт, посвідчення особи»; 2) переносне, поширене – «те, що може свідчити про що-небудь, підтверджувати щось».

Документ – основний вид ділового мовлення, засобів закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумову діяльність людини. Документ дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.

Документи широко використовуються як джерела та носії інформації і як засіб засвідчення, доведення певних фактів і тому мають велике правове значення.

У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що і дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

Документ виконує основні функції:

інформаційну – документ створюється для збереження інформації;

комунікативну – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами громадської структури;

управлінську – документ є інструментом управління;

правову – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві.

ЗАВДАННЯ 2. Прочитайте текст, законспектуйте його інформацію. Підготуйте усне повідомлення на його основі, добравши приклади.

Вимоги до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності до їх компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідальним завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою, дотримання якої обов’язково для всіх.

5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

ЗАВДАННЯ 3. Перекладіть поданий нижче текст. Отриманий варіант запишіть.

Заявление – официальное сообщение в устной или письменной форме, в которой излагается определённая просьба. Заявления бывают от организаций, учреждений и личные.

В личном заявлении части (реквизиты) документа располагают в такой последовательности:

1) с правой стороны пишется названия организации или учреждения, куда подаётся заявление (адресат);

2) ниже в столбик пишут название профессии, место работы, фамилия, имя и отчество, адрес того, кто подаёт заявление (если заявление адресуется той организации, где работает автор, то не нужно писать домашний адрес, а достаточно назвать место работы и должность (адресант);

3) ещё ниже посредине сточки пишется название вида документа

– Заявление;

4) с большой буквы и с абзаца начинается текст заявления, где чётко излагается просьба с кратким обоснованием (текст);

5) после текста заявления с левой стороны пишут дату, а с правой стороны – подпись человека, который писал заявление.

Иногда в заявлении подаются сведения о том, какие именно документы додаются к заявлению на подтверждение правомерности изложенной в нём просьбе (документы перечисляются после основного текста перед датой) (Приложение).

Заявление пишется от руки в одном экземпляре.

ЗАВДАННЯ 4. Прочитайте текст, підготуйтеся до відповіді на запитання, що надаються після тексту.

Кожний документ складається з окремих елементів які мають назву, реквізит. Реквізит – це складовий елемент, властивий окремому виду документа, наприклад: дата, текст, підпис. За нормами держстандарту максимальна загальна кількість реквізитів дорівнює 32.

У практиці складання ділових паперів авторові треба враховувати, що з максимального числа реквізитів (32) можна виділити такі, що постійно відтворюються у службових, зовнішніх документах. Залежно від виду документа їх кількість може коливатися від 7 до 14. Наприклад: у заяві про прийняття на роботу їх кількість дорівнює 8: адресат (одержувач, тобто кому), адресант (відправник), поштова адреса відправника, назва виду документа, текст, відпис, дата, відмітка про наявність додатку.

До обов’язків реквізитів листів відносять наступні:

1. назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

2. повна назва установи організації або підприємства (адресант, відправник);

3. назва структурного підрозділу;

4. індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку. Наприклад; 83000, Донецьк, вул. Артема, 58, тел.: 337-37-06, факс.: 214-16-25;

5. назва виду документа (акт, заява, тощо, крім листів);

6. дата (25.08.06);

7. індекс (номер документа);

8. місце складання або видання документа (м. Донецьк тощо);

9. адресат (одержувач) листи, записки, довідки;

10. заголовок до тексту (Про ремонт комп’ютерної техніки та ін.);

11. текст;

12. відмітка про наявність додатку;

13. підпис;

14. печатка.

Будь-який документ має свою композицію, тобто побудову, яка зумовлена його матеріалом. Укладач документа повинен брати до уваги, що побудова документа це послідовне і логічне розміщення всіх його складових частин (компонентів) залежно від мети документа.

Композиційної стрункості документа надає послідовний виклад, вдале розміщення матеріалу, оптимально визначені характер та обсяг відомостей. Найбільш раціональною вважається структура, композиція документа, яка складається з 3-х частин:

• заголовочної частини (до неї відносять реквізити, розміщені до реквізиту «текст»);

• основної частини (реквізити «текст» і «додатки»);

• оформлення (реквізити, що розміщують нижче реквізитів «текст», «додатки», наприклад: «дата», «підпис», «печатка»).

Контрольні питання

1. Що означають слова: «реквізит», «композиція»?

2. Скільки обов’язкових реквізитів повинно бути в більшості службових документів?

3. Яку характеристику можна дати обов’язковим реквізитам?

4. З яких частин складається композиція документа?