Обследование функциональной структуры предприятия

На данном этапе обследования осуществляется сбор сведений о функционально-информационных потребностях предприятия, отражающих существующую технологию его функциональной деятельности, то есть строится дерево целей и совокупная функция управления.

Под целью понимается желаемые выхода системы. Они записаны в Уставе о предприятии, положениях о структурных подразделениях предприятия, в виде главной задачи подразделения. Заполняются анкеты по форме 1. Опрос ведется у руководителей предприятия, начиная с генерального директора предприятия, и заканчивается исполнителями подразделений.

Под функцией понимается всё, что делается подразделением или должностным лицом. Функции записаны в положениях о структурных подразделениях предприятия, в должностных инструкциях.

Необходимо провести анализ функциональной деятельности предприятия.

Он состоит из следующих этапов:

- сбор нормативных документов, определяющих функционирование структурных подразделений предприятия;

- построение модели типа область – процесс - функция.

Под областью понимается функциональная подсистема, состоящая из процессов и функций. Для каждой функциональной области определяются процессы.

Под процессом понимается комплекс функциональных задач, состоящий из функций. Для каждого процесса определяются функции.

При идентификации процесса определяются следующие показатели:

- наименование процесса;

- принадлежность к функциональной области;

- перечень входных документов;

- перечень выходных документов;

- перечень нормативных документов, определяющих выполнение данного процесса;

- структурное подразделение - исполнитель данного процесса;

- структурное подразделение - контролирующее данный процесс;

- информационная система, обеспечивающая выполнение процесса.

При идентификации функции определяются следующие показатели:

- наименование функции;

- принадлежность к процессу;

- перечень входных документов;

- перечень выходных документов;

- должностное лицо - исполнитель данной функции;

- должностное лицо - контролирующее данную функцию;

- периодичность выполнения;

- заданное время выполнения;

- трудоёмкость выполнения функции.

Осуществляется кодировка всех областей деятельности, процессов деятельности и функций деятельности в соответствии с "Системой классификации и кодирования, используемой при обследовании предприятия.

Заполняются формы:

- форма 8. Области деятельности (подсистемы) предприятия;

- форма 9. Процессы деятельности (комплексы задач) предприятия;

- форма 10. Функции деятельности (задачи) предприятия;

- форма 11. Структурно- функциональные связи предприятия;

Осуществляется обследование и анализ внутреннего документооборота предприятия в следующем порядке:

- проводится классификация и идентификация документов;

- для каждого документа определяются все значимые реквизиты;

- каждое структурное подразделение предприятия составляет перечень входных, выходных документов и должностных лиц, являющихся исполнителем и контролером по документам;

Форма 3. Справочник документов предприятия;

Форма 5. Документооборот подразделений предприятия;

- формируется компьютерная база данных "Документооборот подразделений".

Осуществляется обследование и анализ внешнего документооборота предприятия в следующем порядке:

- составляется перечень внешних организаций, являющихся источником или потребителем информации;

- определяются документы, поступающие и направляющиеся во внешние организации;

- заполняются формы:

Форма 6. Справочник организаций;

Форма 7. Внешний документооборот предприятия;

- формируется компьютерная база данных "Внешний документооборот предприятия»;

Дополнительно заполняется форма 13 "Информационная характеристика задачи". Данная форма информационно увязана со всеми предыдущими формами и является контрольной. По ней делается вывод о качестве проведенного обследования предприятия;

Кроме того, формируются:

альбом форм, альбом положений структурных подразделений предприятия, - альбом должностных инструкций управленческих и инженерных работников предприятия.