Как лучше оформить выплаты работникам

Вопрос, в каком конкретно документе лучше отразить зарплату работника, действующие на предприятии виды премий, порядок возмещения командировочных расходов, а также иные выплаты работникам, каждая фирма вправе решить самостоятельно.

Заработная плата. Формально Трудовой кодекс требует, чтобы должностной оклад работника указывался в трудовом договоре (ст. 57).

Однако на практике фирмы часто не прописывают в трудовых соглашениях конкретный размер зарплаты сотрудника, а пишут, что ему полагается "оклад согласно штатному расписанию" или делают ссылку на коллективный договор. Отметим, что нарушением это не является.

Премии и различные стимулирующие доплаты также могут быть прописаны как непосредственно в трудовом договоре, так и в коллективном договоре или в положении о премировании.

На небольшой фирме прописать возможные виды премий лучше в трудовом договоре.

В то же время на крупных предприятиях порядок выплаты премий может быть очень громоздким. В таком случае, согласитесь, прописывать его в каждом трудовом договоре с работником нецелесообразно. Проще сделать это в коллективном договоре (в случае если таковой присутствует) либо в положении о премировании. Тогда на эти документы просто делают ссылку в трудовом договоре, а самого работника администрация должна ознакомить с ними под роспись.

Компенсации и материальная помощь. Что касается компенсаций, то обязанность их выплачивать установлена Трудовым кодексом РФ. Поэтому в трудовом договоре совершенно не обязательно указывать, например, что сотрудникам оплачиваются командировочные расходы.

Но в каком-либо другом внутреннем документе размер компенсаций, конечно, должен быть указан. Так, в каком документе отражать порядок и размеры командировочных выплат, статья 168 Трудового кодекса РФ четких указаний не дает. Поэтому организации вправе сделать это как в коллективном договоре, так и в обычном приказе.

Обратите внимание: согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, налог на доходы физлиц не нужно удерживать с суточных, не превышающих "норм, установленных в соответствии с действующим законодательством". По мнению чиновников, под действующим законодательством следует понимать два постановления Правительства РФ: от 8 февраля 2002 г. N 93 и от 2 октября 2002 г. N 729. Оба документа устанавливают норму "внутренних" суточных в размере не более 100 руб. Все, что свыше этой суммы, как считают налоговики, должно облагаться НДФЛ.

Однако Высший арбитражный суд РФ в своем решении от 26 января 2005 г. N 16141/04 указал, что даже если сумма командировочных превышает 100 руб., удерживать НДФЛ не нужно. Таким образом, налогом на доходы физлиц не облагается вся сумма суточных, которая установлена внутренним документом организации.

Нередко предприятия выплачивают своим сотрудникам материальную помощь.

Но прописывать возможность такой выплаты в трудовом или коллективном договоре совсем необязательно. Ведь она носит добровольный и к тому же индивидуальный характер. Для оформления материальной помощи достаточно заявления работника и приказа руководителя.