2. 7. Первинні документи в бухгалтерському обліку

Документація забезпечує бухгалтерському обліку суцільне і безперервне відображення господарських операцій підприємства.

До обліку приймають лише правильно оформлені документи.

Первинні документи (на паперових та машинних носіях) мають обов’язкові реквізити:

        назва документу;

        дата і місце складання;

        зміст господарської операції;

        підпис осіб відповідальних за операцію і правильність її оформлення.

Під час складання документів на комп’ютері підприємство зобов’язане за свій рахунок і власними силами виготовити їхні копії на паперових носіях за вимогою контролюючих або судових органів та своїх клієнтів.

Первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, або безпосередньо після її закінчення.

Основні вимоги до документів:

1. Своєчасність складання.

2. Достовірність інформації.

3. Наявність обов’язкових реквізитів.

4. Документ не можна виписувати олівцем.

5. У документі забороняється виправлення, підчистки (допущені помилки можна виправляти тільки в деяких документах одним із трьох відомих способів)

6. Бланки суворої звітності мають бути обов’язково пронумеровані і видаються під підпис із зазначенням початкового і кінцевого номерів.

7. З метою недопущення незаконних операцій, бухгалтерія здійснює контроль за документами, в яких оформлюються грошові і товарні операції.

8. З метою запобігання повторного використання документів їх потрібно гасити штампом “погашено” або “оплачено”.

2. 8. Облікова документація

1. За призначенням бухгалтерські документи поділяються на:

    розпорядчі, у яких містяться розпорядження щодо здійснення тієї чи іншої господарської операції; вони не є підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження про те, що така операція відбулась. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, довіреності та інші;

    виконавчі або виправдні, що підтверджують факт виконання операції. Вони є першим етапом облікової реєстрації. До них належать прибуткові і витратні ордери, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийняття цінностей, акти про виконані роботи та інше;

    документи бухгалтерського оформлення. До документів бухгалтерського оформлення належать розпорядчі та групувальні відомості, різні довідки, розрахунки тощо (наприклад, розрахунок суми на заготівлю та придбання матеріальних цінностей);

    комбіновані - з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення в даній господарській операції і водночас вказівка щодо відображення її на рахунках бухгалтерського обліку. До таких документів належать авансові звіти, прибуткові і витратні касові ордери, вимоги на відпуск матеріалів зі складу.

2. За місцем складання документи поділяються на зовнішні і внутрішні.

Зовнішніми називаються ті, що надходять від інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами даного підприємства. До них належать виписки банку, рахунки постачальників та інше.

Внутрішні документи – це документи, складені (виписані) на даному підприємстві, в організації. Документи за обсягом відображуваних документів поділяються на первинні і зведені.

Первинні – це такі документи, котрі вперше виконують реєстрацію господарської операції в момент її здійснення або невідкладно після здійснення. До них належать акти прийняття і вибуття основних засобів, накладні, квитанції тощо.

Зведені документи складають на підставі первинних. До них належать різноманітні звіти, розрахунково - платіжні відомості та інше.

3. За способом використання документи поділяються на разові і накопичувальні.

Разові документи використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій. До них належать прибуткові і витратні касові ордери, вимоги для одержання матеріальних цінностей зі складу та інші.

Накопичувальні документи використовують для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу (тижня, декади, місяця). Наприклад, лімітно-забірні картки, за допомогою яких оформлюється відпуск матеріалів на виробництво (виконання робіт). Такі документи скорочують кількість первинної документації.

4. За ступенем використання засобів документи поділяються на заповнювані ручним способом і механізованим. Первині документи підлягають обов’язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність в документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічне ув‘язування окремих показників.

Бухгалтерські документи використовують для передачі розпоряджень від розпорядника виконавцю, до обліку мають прийматися лише правильно оформлені документи.

Документи дозволяють виявити різні негативні явища, тобто: приписки товарно-матеріальних цінностей з метою приховування нестач; заниження залишків товару з метою приховування лишків; реалізації товарів, що невідображені в прибуткових в прибуткових документах

Під час використання документів слід особливу увагу приділяти безпосередньому огляду бухгалтерських документів з метою перевірки правильності арифметичних підрахунків в них, правильного оформлення та іншого.

Документи використовують також для встановлення законності операцій.

Відповідальність за своєчасне і якісне оформлення документів, передачу їх у встановлені графіком строки, для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи , які склали і підписали ці документи.

Облікові регістри

Обліковий регістр – це спеціальна таблиця для відображення документально оформлених господарських операцій у системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації.

Облікові регістри – це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, журналів, книг, журналів-ордерів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Облікові регістри-листки  мають формат друкарської машинки і зберігаються в папках або швидкозшивачах. До таких вільних листків належать платіжні відомості на виплату заробітної плати та інші.

В облікових регістрах – бухгалтерських книгах, наприклад Касовій книзі, всі сторінки мають бути зброшуровані і пронумеровані. На останній сторінці вказується кількість пронумерованих сторінок, ставляться підписи керівника підприємства , головного бухгалтера і печатка.

Облікові регістри - картки. Прикладом можуть бути картки кількісно-сумового обліку матеріалів. Картки не скріплюються між собою і зберігаються в спеціальних ящиках – картотеках.

Групування господарських активів, джерел їх утворення та го-  сподарських процесів на рахунках бухгалтерського обліку здійс-  нюються з більшим або меншим ступенем деталізації. Так, раху-  нки бухгалтерського обліку, які відкривають на підставі статей  балансу для обліку руху господарських активів і джерел їх утво-  рення, містять узагальнені (синтетичні) показники у грошовій  оцінці.  Наприклад, рахунок «Основні засоби» (98 5495,00 грн.) показує  наявність усіх основних засобів підприємства, рахунок «Виробни-  чі запаси» — наявність усіх запасів у грошовій оцінці та ін. Такі  рахунки прийнято називати синтетичними (балансовими).  Термін синтетичний походить від грец. syntesis — зведення,  об’єднання в єдине ціле окремих частин, елементів.  Синтетичними називають рахунки, призначені для обліку  економічно однорідних груп (господарських активів), їх джерел і  господарських процесів у грошовому виразі. Облік, що здійсню-  ється за допомогою синтетичних рахунків, називається синтетич-  ним. Синтетичний облік потрібний для одержання узагальнених  показників, які характеризують діяльність господарства на пев-  ний момент.  Проте, для оперативного керівництва господарством і контро-  лю за його діяльністю недостатньо мати інформацію лише в уза-  гальнених показниках. Поряд з узагальненими показниками по-  трібні детальні відомості про рух кожного окремого виду госпо-  64  дарських активів, зміни окремих джерел, здійснення певних гос-  подарських процесів. Наприклад, облік виробничих запасів пови-  нен забезпечити відомості як про загальну їх наявність на складі,  надходження та їх вибуття, так і про окремі види цих запасів. Це  досягається за допомогою аналітичних рахунків.  Термін аналітичний походить від грец. analisis — розкладання цілого  на складові частини, елементи.  Аналітичними називають рахунки, призначені для обліку  окремих видів господарських активів, їх джерел і господарських  процесів. Облік, що здійснюється за допомогою аналітичних ра-  хунків, називається аналітичним.  Синтетичний та аналітичний облік, взаємно доповнюючи один  одного, дають змогу одержувати відомості про розмір господар-  ських активів, їх джерел і процесів не лише у зведеному узагаль-  неному вигляді, а й у формі детальних, розчленованих на окремі  елементи показників.  На аналітичних рахунках, призначених для обліку наявності  та руху матеріальних цінностей, поряд з грошовими використо-  вують натуральні вимірники (кількість, маса, обсяг тощо), які по-  трібні для доповнення та конкретизації узагальнених вартісних  показників синтетичного обліку. Кількість аналітичних рахунків  до певного синтетичного рахунка в кожному підприємстві зале-  жить від особливостей обліковуваних об’єктів.  Синтетичні та аналітичні рахунки тісно пов’язані між собою,  оскільки записи на них ґрунтуються на тих самих документах і  відображують ті самі якісно однорідні господарські операції, але  різного ступеня деталізації. Кожна господарська операція має  бути одночасно записана на синтетичному та аналітичному ра-  хунках, тому між рахунками синтетичного та аналітичного обліку  існує тісний взаємозв’язок:  缠 на синтетичному рахунку і на рахунках аналітичного обліку  залишки записуються в тій самій частині рахунка (в дебеті або  кредиті);  缠 коли дебетують або кредитують синтетичний рахунок, одно-  часно дебетують або кредитують відповідні аналітичні рахунки;  缠 кожну операцію на рахунках синтетичного обліку записують  загальною сумою, а на відповідних аналітичних рахунках — част-  ковими сумами;  缠 сума оборотів і залишки (сальдо) аналітичних рахунків повин-  ні дорівнювати оборотам і залишку синтетичного рахунка, який  їх об’єднує.  Розглянемо приклад за такою господарською операцією. На поча-  ток місяця в господарстві на рахунку «Виробничі запаси» значився  залишок на суму 82 000,00 грн. в т.ч. «Матеріал «А» — 4000 одиниць  по 10,00 грн. за одиницю на суму 40 000,00 грн. «Матеріал «В» — 2000  одиниць по 21,00 грн. за одиницю на суму 42 000,00 грн.  65  Протягом місяця відбулися господарські операції.  Операція 1. Господарством закуплено у постачальника: «Матеріа-  лів «А» — 200 одиниць по 10,00 грн. на суму 2000,00 грн.; «Матеріалів  «В» — 50 одиниць по 21,00 грн. на суму 1050,00 грн. Загальна вар-  тість закуплених матеріалів дорівнює 3050,00 грн.  Ця операція зумовила збільшення кількості та вартості на актив-  ному рахунку «Виробничі запаси» і її слід записати на дебет цього ра-  хунка.  З іншого боку, при цьому збільшилася заборгованість перед поста-  чальником, тому її треба записати на кредит пасивного рахунка «Роз-  рахунки з постачальниками та підрядниками».  Синтетичні рахунки  Д-т «Виробничі запаси» К-т Д-т «Розрахунки постачаль-  никами і підрядниками»  К-т  Сальдо 82 000,00 1) 3050,00  1) 3050,00 Оборот 3050,00  Оборот: 3050,00 Сальдо 3050,00  Сальдо 85 050,00  Аналітичні рахунки до синтетичного рахунка  «Виробничі запаси»  Рахунок «Матеріал А»  Дебет Кредит №  запи-су Зміст записів  Одини-ця  вимі-рюван-  ня  Ціна, грн.  Кількість Сума, грн. Кількість Сума, грн.  Сальдо почат-  кове  шт. 10,00 4000 40 000,00  1 Одержано від  постачальника  » 10,00 200 2000,00  Оборот » 10,00 200 2000,00  Сальдо кінцеве 4200 42 000,00  Рахунок «Матеріал В»  Дебет Кредит №  запи-су Зміст записів  Одини-ця  вимі-рюван-  ня  Ціна, грн.  Кількість Сума, грн. Кількість Сума, грн.  Сальдо почат-  кове  шт. 21,00 2000 42 000,00  1 Одержано від  постачальника  » 21,00 50 1050,00  Оборот » 21,00 50 1050,00  Сальдо кінцеве 2050 43 050,00  З тим, щоб не ускладнювати приклад, нами передбачені обороти  лише за дебетом рахунків. У нашому прикладі загальна сума почат-  кового сальдо на синтетичному рахунку «Виробничі запаси» становить  82 000,00 грн. і дорівнює сумі залишків аналітичних рахунків «Мате-  ріал А» та «Матеріал В» (40 000,00 грн. + 42 000,00 грн.). Дебетовий  оборот дорівнює 3050,00 грн. (2000,00 грн. + 1050,00 грн.).  Кінцевий залишок дорівнює 85 050,00 грн. (42 000,00 грн. +  + 43 050,00 грн.).  66  Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок, які  треба знайти і негайно виправити. Тому аналітичний облік має  велике контрольне значення для правильності ведення бухгал-  терського обліку.  Рахунки аналітичного бухгалтерського обліку об’єднуються  безпосередньо відповідним синтетичним рахунком.  Наприклад, аналітичні рахунки розрахунків окремих праців-  ників із заробітної плати — одним синтетичним рахунком «Роз-  рахунки з оплати праці».  Проте у підприємствах виникає потреба у додатковому групу-  ванні однорідних аналітичних рахунків у межах синтетичного  рахунка для одержання узагальнених показників (за групою ана-  літичних рахунків), необхідних для складання балансу і окремих  форм звітності, економічного аналізу й оперативного керівництва  діяльністю підприємства. Таке групування здійснюють за допо-  могою субрахунків.  Субрахунки, як правило, відкривають до синтетичних рахун-  ків, що мають багато рахунків аналітичного обліку.  Наприклад, до синтетичного рахунка «Виробничі запаси» ана-  літичні рахунки групують за однорідними видами на субрахун-  ках.  1. Сировина та матеріали.  2. Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби.  3. Паливо.  4. Тара і тарні матеріали.  5. Будівельні матеріали.  6. Запасні частини.  7. Матеріали сільськогосподарського призначення та ін.  Подальшою деталізацією субрахунків є аналітичні рахунки,  які відображують стан і рух кожного виду господарських активів  за назвою, місцем зберігання, відповідальними особами тощо, як  в натуральних, так і в грошовому вимірниках.  Взаємозв’язок синтетичних рахунків із субрахунками та раху-  нками аналітичного обліку розглянемо за схемою, наведеною на  рис. 4.1.  З цієї схеми видно, що субрахунки об’єднують аналітичні ра-  хунки, які, в свою чергу, узагальнюються синтетичним рахунком.  Перелік субрахунків, в яких узагальнюються дані аналітичного  обліку, є обов’язковим і єдиним для всіх підприємств відповідної  галузі. Він вказує напрям, в якому повинні групуватися показни-  ки аналітичного обліку. Цим забезпечується можливість одер-  жання зведених показників однорідних підприємств у галузях і  народному господарстві загалом.  67  Озимапшениця  Картопля  Соняшник  та інші  МолоднякВРХ  Молочнестадо ВРХ  і т. д.  Автомобільнийтранспорт  Ремонтнамайстерня  Водонасоснастанція  та інші  Виробництво  Рослинництво  Тваринництво  Допоміжнівиробництва  Синтетичний  рахунокСубрахунки  Аналітичні  рахунки  Рис. 4.1. Взаємний зв’язок синтетичного рахунка «Виробництво»  із субрахунками та аналітичними рахунками  Рахунки синтетичного і аналітичного обліку взаємопов’язані між  собою, доповнюють один одного і дають повне уявлення про стан і  рух господарських активів, зміни їх джерел і здійснення господарських процесів. Тільки в тісному взаємозв’язку і єдності синтетичного  та аналітичного обліку можливий повний і всебічний контроль за  діяльністю підприємств.  Отже, між бухгалтерським балансом і рахунками обліку існує тісний взаємозв’язок, тобто сальдо активних рахунків відображують в  активі, а пасивних — у пасиві балансу, а активно-пасивних — в активі та пасиві балансу, про що йшлося під час розгляду типів змін у  балансі. Зауважимо, що синтетичні рахунки прийнято називати рахунками першого порядку, субрахунки — другого порядку, аналітичні рахунки — третього порядку.

Рахунки бухгалтерського обліку є способом групування економічно однорідних активів, зобов’язань, власного капі­талу та операцій. Вони призначені для обліку конкретного виду об’єктів. Завдяки рахунку можна поступово накопи­чувати однорідні за економічним змістом записи.

Бухгалтерський рахунок — це спосіб обліку, який ви­користовується для запису та узагальнення або зменшення відповідного виду доходів, витрат активів, зобов’язань і власного капіталу підприємства, установи, організації.

За своєю формою бухгалтерський рахунок має вигляд таблиці, ліва частина якої називається «дебет», а права — «кредит».

У бухгалтерському рахунку сума, що записують до балан­су, — це «залишок», або «сальдо», тобто різниця між підсум­ками записів за дебетом і кредитом рахунків з урахуванням змін на рахунку на кінець звітного періоду. Цей залишок ви­користовується при складанні балансу на початок періоду, наступного за звітним (квартал, рік).

Особливістю будь-якого рахунку є те, що кожна його ча­стина призначена для роздільного відображення збільшен­ня й зменшення сум. Якщо в одній частині записується змен­шення, то у другій — збільшення.

Згідно з об’єктами бухгалтерського обліку одна група ра­хунків призначена для відображення стану та руху активів. Такі рахунки називають активними. Друга група рахунків — пасивні — призначена для відображення стану і руху влас­ного капіталу та зобов’язань.

Активні рахунки служать для обліку активів за їхнім складом та розміщенням і відображують зміст активної ча­стини балансу. До них належать рахунки: «Основні засоби», «Нематеріальні активи», «Матеріали», «Паливо», «Запасні частини», «Каса», Готова продукція», «Т

овари» та ін.

На активних рахунках надходження господарських коштів підприємства відображається за дебетом, а викори­стання — за кредитом. Сальдо за активними рахунками зав­жди буде за дебетом (див. табл. 9).

Пасивні рахунки обліковують власний капітал та зобо­в’язання за їхнім цільовим призначенням і відображують зміст пасивної частини балансу. На пасивних рахунках збільшення власного капіталу та зобов’язань (або заборго­ваність за отримання активів) відображається за кредитом, а зменшення — за дебетом. Сальдо на пасивних рахунках завжди буде за кредитом (див. табл. 10).

До пасивних рахунків належать «Статутний капітал», «Пайовий капітал», «Резервний капітал» та ін.; до актив­но-пасивних — рахунки «Нерозподілений прибуток», «Роз­рахунки з різними дебіторами та кредиторами» тощо.

Оборот за дебетом та кредитом активних і пасивних ра­хунків — це сума господарських операцій за звітний пе­ріод.

Таблиця 9. Активний рахунок

Таблиця 10. Пасивний рахунок

За способом групування та узагальнення звітних даних бухгалтерські рахунки поділяють на синтетичні та аналі­тичні.

Синтетичні рахунки — це балансові рахунки, що уза­гальнюють рахунки господарської діяльності підприємства та призначені для обліку інформації в узагальненому ви­гляді та грошовому вимірі. Облік наявності та змін сукуп­ності економічно однорідних активів і власного капіталу та зобов’язань у грошовому вимірі називають синтетичним об­ліком. Облік на синтетичних рахунках використовують при заповненні балансу підприємства і відповідних форм звітності. До синтетичних належать рахунки: «Основні за­соби», «Нематеріальні активи», «Матеріали», «Паливо».

Для детальної характеристики об’єктів бухгалтерського обліку використовують аналітичні рахунки, в яких, крім грошового, використовують також натуральні й трудові ви­мірники. Облік наявності та змін окремих видів і об’єктів активів та власного капіталу й зобов’язань з використанням різних вимірників — це аналітичний облік.

Між синтетичними та аналітичними рахунками існує нерозривний зв’язок, тобто на аналітичних рахунках відоб­ражаються ті самі зміни, що й на синтетичних, тільки де­тальніше. Значення дебету і кредиту кожного аналітично­го рахунку відповідає синтетичному: сума сальдо, сума обо­ротів за дебетом, сума оборотів за кредитом усіх аналітичних рахунків певної групи дорівнює сальдо, обігу за дебетом, об­ігу за кредитом синтетичного рахунку. Тому загальні підсумки записів на аналітичних рахунках мають відпові­дати підсумкам, записаним на синтетичних рахунках бух­галтерського обліку.

Усі господарські операції на синтетичних і аналітичних рахунках бухгалтерського обліку здійснюються з викори­станням методу подвійного запису, тобто кожна операція записується одночасно на двох взаємопов’язаних бухгал­терських рахунках у такій самій сумі: за дебетом одного рахунку і одночасно за кредитом іншого. Ці записи дозво­ляють досягти рівності активу й пасиву бухгалтерського балансу.

Подвійний запис — це просто технічний засіб, що дає можливість:

контролювати рух активів із зазначенням початку цьо­го руху і його напрямку;

перевіряти правильність усіх рахункових записів від окремих операцій до балансу, де подвійний запис перетво­рюється на рівність активу та пасиву;

виявляти помилки в рахункових записах;

встановлювати взаємозв’язок між рахунками і ство­рювати з них єдину систему.

Такий взаємозв’язок між рахунками називають корес­понденцією рахунків, а рахунки, пов’язані однією господарсь­кою операцією, — кореспондентськими. Запис же суми гос­подарської операції, відображеної за дебетом одного і кре­дитом іншого рахунка, — рахунковою формулою. Якщо в процесі господарської операції одночасно дебетується один рахунок і кредитується також один рахунок, таку кореспон­денцію називають простою. У разі дебетування одного й кре­дитування двох чи більше рахунків (або навпаки) отри­муємо складну кореспонденцію.

На рахунках бухгалтерського обліку всі господарські опе­рації записуються в послідовності їх здійснення, тобто в хро­нологічному порядку. Така реєстрація господарських опе­рацій має назву хронологічного запису.

Для більшої деталізації в синтетичний рахунок часто вводять субрахунки. Субрахунок — це синтетичний ра­хунок другого порядку. Їхньою характерною особливістю є те, що вони, як правило, не вимагають здійснення за­писів. Дані субрахунків одержують шляхом групування аналітичних рахунків при складанні лімітно-забірних відомостей. Наприклад, головний (першого порядку) син­тетичний рахунок «Товари» поділяється на три субрахун­ки (див. табл. 11).

Таблиця 11

Для контролю за відповідністю запису на синтетичних і аналітичних рахунках щомісячно укладають оборотні відо­мості, в яких відображують первинні та підсумкові залиш­ки операції за дебетом і кредитом певного синтетичного ра­хунка, виконані упродовж певного звітного періоду (місяць, квартал, рік).

Записи, зроблені на синтетичних рахунках, наприкінці місяця узагальнюють у простій оборотній відомості синте­тичного обліку (див. табл. 12).

Особливість оборотної відомості та синтетичних рахунків полягає в забезпеченні трьох пар рівностей:

підсумки залишку на початок місяця за дебетом і кре­дитом;

підсумки оборотів за дебетом і кредитом;

підсумки на кінець місяця за дебетом і кредитом.

Аналогічно складаються оборотні відомості аналітично­го обліку, в яких суми залишків і оборотів аналітичних ра­хунків повинні відповідати таким самим показниками син­тетичного рахунку, до якого ведуться аналітичні рахунки. На основі оборотних відомостей синтетичного обліку скла­дають баланс.

Таблиця 12

За призначенням і структурою розрізняють рахунки для обліку активів, зобов’язань та власного капіталу і рахунки для обліку господарських циклів. До рахунків обліку ак­тивів, зобов’язань і власного капіталу належать основні, ре­гулювальні та забалансові рахунки. Основні рахунки є трьох видів: інвентарні (рахунки матеріальних і нематері­альних активів), які завжди активні й можуть мати лише дебетове сальдо; капітальні (рахунки власного, пайового та інших капіталів), які завжди пасивні і тому можуть мати лише кредитове сальдо; розрахункові (розрахунки з дебіто­рами і кредиторами), які можуть бути як активними, так і пасивними.

Регулювальні рахунки самостійного значення не мають і використовуються для уточнення та корегування оцінки активів, зобов’язань і власного капіталу (наприклад раху­нок «Зношеність основних засобів»).

До позабалансових рахунків належать «Орендовані нео­боротні активи», «Активи на відповідальному зберіганні», «Контрактні зобов’язання» та ін. На них ведеться облік ак­тивів і зобов’язань, що не належать певному підприємству, організації, установі. Особливість їх ведення полягає в тому, що в разі надходження або повернення активів чи зобов’я­зань метод подвійного запису не використовується. У разі надходження товарно-матеріальних цінностей забалансо-вий рахунок тільки дебетується, а в разі повернення цінно­стей — кредитується. У разі надходження зобов’язань за-балансовий рахунок лише кредитується, а в разі повернен­ня зобов’язань — дебетується.

Рахунки для обліку господарських циклів поділяють на три групи:

збирально-розподільні (або транзитні) рахунки існу­ють для попереднього групування витрат з наступним роз­поділом за призначенням і належністю на відповідні рахун­ки; витрати збираються за дебетом цих рахунків, а розподі­ляються за кредитом; їхньою особливістю є відсутність сальдо, оскільки сума витрат, зібраних за дебетом рахунку, повністю розподіляється за кредитом;

калькуляційні рахунки (завжди активні) використо­вуються для обліку всіх витрат, пов’язаних зі здійсненням будь-якого процесу (виробництво, будівництво тощо); у цих рахунках усі витрати збираються за дебетом, а за кредитом у них відображується фактична собівартість виготовленої продукції, виконаних робіт, наданих послуг; дебетове саль­до цих рахунків позначає вартість незавершеного госпо­дарського процесу;

бюджетно-розподільні рахунки (наприклад активний рахунок «Витрати майбутніх періодів») — у їхній дебет за­носяться витрати, здійснені в поточному періоді, але які належать до наступних періодів; записи за кредитом здійснюються в міру списання виробничих витрат на відповідні рахунки при настанні періоду, за рахунок яко­го зроблені витрати; дебетове сальдо вказує на суму вит­рат, здійснених за рахунок наступних періодів і ще не роз­поділених.

Систематизований перелік рахунків, які використову­ються в процесі обліку поточних операцій, називають ра­хунковим планом, або планом рахунків. Це — перелік ра­хунків і субрахунків із зазначенням їхніх найменувань і окремих для кожного цифрових шифрів, які застосовують­ся для спрощення обліку, оскільки часто замінюють назви самих рахунків. З метою однакового використання ра­хунків, обліку, уніфікації економічних груп окремих опе­рацій, зручності контролю і аналізу господарської діяль­ності підприємств Міністерство фінансів України з 30 листо­пада 1999 р. ввело новий План рахунків бухгалтерського обліку, затверджений наказом № 291.

План рахунків містить два розділи: розділ I — балансові рахунки; розділ II — позабалансові рахунки.

Розділі 1 має дев’ять класів:

Клас 1. Необоротні активи.

Клас 2. Запаси.

Клас 3. Засоби, розрахунки та інші активи.

Клас 4. Власний капітал і забезпечення зобов’язань.

Клас 5. Довгострокові зобов’язання.

Клас 6. Поточні зобов’язання.

Клас 7. Доходи і результати діяльності.

Клас 8. Виграти за елементами.

Клас 9. Виграти діяльності.

Розділ II має клас 0 «Позабалансові рахунки».

Кожен клас поділяється на рахунки і субрахунки, кожен з яких має код і номер. Наприклад, у розділі І у класі «Нео­боротні активи» рахунок «Основні засоби» має код 10 і до його складу належать кілька субрахунків (див. табл. 13).

Таблиця 13

Отже, з допомогою рахунків бухгалтерського обліку забез­печується однакове відображення господарських операцій в усіх галузях народного господарства України (на підприєм­ствах з різними формами власності), що дає змогу порівняти облікові показники окремих організацій, підприємств, уста­нов і навіть галузей народного господарства.