Введение

Уже с древних времен люди стали понимать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым правилам.

На начальных этапах создание и движение документов находила закрепление в делопроизводственной практике, в  формировании обычаев и традиций работы с документами.

Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, при помощи практики осуществлялось теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе.

В современном мире для рациональной постановки делопроизводства на предприятии необходимо знать основные требования при работе с документами. Главные требования к работе с документами закреплены в нормативных актах.

Документоведение возникло сравнительно недавно, однако, в современном мире появляется всё больше новаторских идей по упрощению работы с документами. Совершенствование технологий также вносит свой вклад в сокращение действий, направленных на прием, обработку, хранение и распространение информации. 

Целью данной курсовой работы является анализ документооборота, его организации и индексации документов.

Для достижения цели поставлены задачи:

1. Определение понятий «делопроизводство», «документооборот», «документационное обеспечение управления».

2. Определение нормативных требований к организации документооборота в Республике Беларусь.

3. Определение локальных правовых акты организаций, в которых содержатся требования к организации документооборота.

4. Определение требований к индексации документов различных видов, места их закрепления.

При написании курсовой работы были использованы различные источники, позволяющие наиболее обширно изучить данные задачи: учебные пособия, инструкции, положения, государственные стандарты.

Данная тема актуальна в настоящее время, так как от того, насколько правильно изучен вопрос о ведении делопроизводства, и насколько корректно поставлена организация документоведения зависит работа всех структур в организации.

1. Определение понятий «делопроизводство», «документооборот», «документационное обеспечение управления» (ДОУ)

Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» ранее понималась не папка с документами, а рассматриваемый и решаемый вопрос. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Термин делопроизводство появился на территории Беларуси в конце XVIII - начале XIX вв. одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он ещё в XVI – XVII вв. в центральных органах управления Российского государства – приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался производством дел. Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «справаводства». Происходит он от слова «справа», так в XV - XVIII вв. в ВКЛ, ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения.

Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину «делопроизводство», в то время не возникло. Связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложилось каких-либо специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем и панами-радой, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находящемуся при них, составить соответствующий документ.

«Справой», «справлением» документа решение вопроса обыкновенно и ограничивалось. Поэтому не возникало в XV - XVIII вв. на территории Беларуси такого понятия, как «дело» в значении совокупности документов, отложившихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса.

Таким образом, ведение дел в том смысле, в котором оно существовало в России, в ВКЛ отсутствовало.

Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20-е годы XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык, началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется Законом Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Делопроизводство – это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами¹.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

- организация работы с документами: получение, передача, обра­ботка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич­тожение.

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов.

Документирование развивается по двум направлениям:

1)документирование по общим вопросам управления;

2)документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним.

Документ (от лат. documentum - свидетельство) – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими её идентифицировать².

Документ возник в первую очередь для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления. Делопроизводство в учреждениях имеет три основные системы: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Начиная с 70-х гг. прошлого века параллельно с термином "делопроизводство" используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением.

Предполагалось, что он заменит термин «делопроизводство», который считался устаревшим, не соответствующим реалиям времени. Однако в силу ряда причин оба термина стали употребляться как синонимы. При этом термин «ДОУ» чаще используется в случаях, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами с целью выделения именно информационно-технологической составляющей этой работы.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами - деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами³.

Термин «управление документами» является достаточно новым в Республике Беларусь, но в последнее время получает все более широкое распространение. Под управлением документами понимается область управления, включающая совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль над этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности⁴.

Из этого определения видны следующие особенности управления документами:

- управление документами является частью управления организацией в целом;

- целью управления документами является обеспечение доказательств деловой деятельности и фиксирование информации о такой деятельности.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного, как правило, непосредственно руководителю организации.

Для качественного управления делами организации необходимо наличие качественной организации документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело⁵. Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.

Документооборот является составной частью ДОУ и выполняет функции системы коммуникации в учреждении. Целью документооборота является обеспечение движения документов в процессе ДОУ, все документы распределяются по документопотокам (регистрируемые и нере­гистрируемые; входящие, исходящие и внутренние доку­менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.), а задачей – организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время. Движение документов во всех случаях отражает организацион­ную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование доку­ментооборота в значительной степени связано с совершенствовани­ем самой структуры управления и не может рассматриваться изоли­рованно.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных за определенный период времени⁶.

Объем документооборота - важ­ный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, орга­низации информационно-поисковой системы по документам учреж­дения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией -записью учетных данных о документе по установленной фор­ме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получе­ния. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации до­кументов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке⁷.

Существуют проблема роста количества документов, создаваемых в различ­ных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управ­ления.  Увеличение объемов документооборота за единицу времени имеет и объективную причину. Главными объективными причинами увеличения объемов до­кументов являются влияние научно-технического прогресса, раз­витие экономики, расширение и усложнение номенклатуры вы­пускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количе­ства документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены.

Таким образом, возрастание или со­кращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования. Задача сокращения объема документооборота имеет два основ­ных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядоче­ние документообразования. Основным методом здесь выступает уни­фикация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в созда­нии систем документации, строго устанавливающих состав разрешен­ных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходи­мую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожа­лению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко ис­пользовались унифицированные формы, текст которых уже проду­ман и рационализирован.

Важным современным средством совершенствования докумен­тооборота является компьютеризация операций составления, передачи, обмена, движения и обра­ботки документов.

При совершенствовании документооборота в условиях внедрения компью­терных технологий основное значение отводится месту и роли тех­ники в общей схеме движения документов.

Главная задача совершенствования документооборота заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» до­кументации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекоменду­ется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в ар­хив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Таким образом, рассмотренные термины - делопро­изводство, документ, документооборот - обозначают основные, базовые понятия на­учной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические сторо­ны изучаемой предметной области. Используемые в теории отечественного документоведения и законодательстве Республики Беларусь понятия «делопроизводство» и «ДОУ» традиционно применяются для обозначения деятельности, поддерживающей принятие управленческих решений или в целом обеспечивающей документальное сопровождение управленческой деятельности в организации. Различие между ними и понятием «управление документами» состоит лишь в том, что в определении управления документами подчеркивается цель: доказательство осуществления деловой деятельности организации. При этом управление документами важно не только для обеспечения доказательств как таковых, но и для обоснования деловых операций, в том числе поддержки принятия управленческих решений. Необходимо вникать и разграничивать похожие определения, так как знание терминологии – начальный этап в изучении любой дисциплины, а так же в применении данных терминов практической деятельности