Создание составного отчёта, содержащего диаграмму. Группировка и сортировка в отчётах.
Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах.
По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:
– отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;
– отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.
При создании отчета удобно использовать режим “Мастер отчетов”. Для отчета была выбрана таблицы «Журналисты» и «Статьи». Из этих таблиц в отчет были включены следующие поля: «Табельный номер», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Город проживания», «Статья», «Жанр». Отчет представлен на рисунках 23,24.
Рисунок 23- Окно конструктора отчета
Рисунок 24- Полученный отчет
Исходными данными для построения диаграмм могут быть данные таблиц либо запросов. Реальные таблицы в базах данных содержат огромное количество записей. Если при построении диаграммы не ограничить количество отображаемых в ней данных, то она будет загромождена излишними деталями. Поэтому чаще всего диаграммы строят по результатам запросов к базе данных.
Рисунок 25 – Диаграмма
Рисунок 26 – Диаграмма
2.4 Создание иерархической формы по двум связанным таблицам.
Зачастую на практике требуются формы, позволяющие производить одновременный ввод или просмотр данных, хранимых в двух или более связанных таблицах. Например, при выводе информации о стране, было бы неплохо сразу размещать необходимую информацию о городах этой страны. Эти данные реально хранятся в разных таблицах, связанных отношением “один-ко-многим”.
Но можно создать форму, которая позволит вводить, редактировать и просматривать все эти данные одновременно. В таких случаях для отображения записей основной и подчиненной таблиц можно использовать многотабличную иерархическую форму. Иерархической называется форма, содержащая поля из главной и одной или нескольких подчиненных форм. На рисунке 27 представлена иерархическая форма в режиме конструктора.
Рисунок 27 - Окно конструктора иерархической формы
На рисунке 28 представлена форма «Журналисты» в режиме таблицы.
Рисунок 28- форма «Журналисты»
2.5 Создание страниц доступа к данным
Чтобы создать Страницу, необходимо в меню выбрать Вставка \ Страница. При нажатии появляется окно, в котором мы можем выбрать способ создания страниц (см. рисунок 29)
Рисунок 29 – Создание страницы доступа к данным с помощью мастера
Рисунок 30 – Добавляем поля из таблиц, которые мы хотим увидеть на созданной странице.
Рисунок 31 - Страница доступа
3 Использование языка программирования vba
3.1 Создание макросов
Макросом называется набор команд, каждая из которых выполняет определенные действия. Макросы применяются для автоматизации часто выполняемых задач в Access. Макросы применяются главным образом для автоматизации работы с формами и отчетами. Макрокоманды можно разделить на следующие типы:
макрокоманда для работы с данными в формах и отчетах (найти запись)
макрокоманда выполнения (открыть запрос)
макрокоманда импорта, экспорта
макрокоманда для работы с объектом БД (копия объекта)
Создадим макрос на выполнения: откроем перекрестный запрос. Для этого указываем макрокоманду открыть запрос, в окне аргументов макрокоманды указываем имя запроса «Перекрестный запрос», режим «Таблица», режим данных «Только чтение». На рисунке 32 представлен макрос режиме конструктор.
Рисунок 32 Макрос в режиме конструктора
На рисунке 33 представлен результат выполнения макроса.
Рисунок 33 Результат выполнения макроса
ВMSAccessмакросы делятся на 3 вида:
1) линейные макросы;
2) макросы с условием;
3) групповые макросы.
Макрос, в котором все макрокоманды выполняются последовательно, называется линейным. Создадим линейный макрос, позволяющий определить «Могилёв». Данный макрос в режиме конструктора представлен на рисунке 34.
Рисунок 34 – Линейный макрос в режиме конструктора
В результате получим таблицу представленную на рисунке 35.
Рисунок 35 – Результат выполнения линейного макроса в режиме таблицы
Если в одном макросе объединены несколько логически связанных макросов, то такой макрос называется групповым. Создадим групповой макрос, позволяющий в кнопочной форме открывать созданные ранее: таблицу «Журналисты», таблицу «Зарплаты», отчет «Зарплата» и форму «Журналисты». Данный макрос в режиме конструктора представлен на рисунке 36.
Рисунок 36 – Групповой макрос в режиме конструктора.
Результат выполнения группового макроса представлен на рисунке 37.
Рисунок 37 – Результат выполнения группового макроса.