1.4. Внутримашинная организация экономической информации

Внутримашинная часть информационной базы АИС хранится на машинных носителях в отдельных не связанных между собой файлах данных или в едином месте, называемом базой данных.

1.4.1. Файловая организация данных и ее недостатки

Исторически первыми системами хранения данных были файловые структуры и системы управления файлами. На магнитных лентах данные хранились в последовательных файлах, где запись располагается за записью и для поиска конкретной записи нужно прочесть файл от начала до этой записи. При этом скорость обмена информацией была низкой. Магнитные барабаны обеспечивали произвольный доступ к данным, но имели ограниченный объем памяти и невысокую скорость обмена информацией. Затем появились сменные магнитные диски, которые имели существенно больший объем, хранили данные вфайлах произвольного доступа и имели удовлетворительную скорость доступа к данным.

При обработке больших массивов информации над этими файловыми структурами создавалась надстройка, которая позволяла организовать всю совокупность файлов так, чтобы она работала как единое целое и получала централизованное управление. Непосредственный доступ к данным осуществлялся на уровне файловых команд. Файловая организация данных при этом имела ряд недостатков:

1) дублирование данных. Для обеспечения автоматизированной обработки данных приходилось хранить несколько копий одного и того же файла с записями, отсортированными по разным полям;

2) жесткая связь данных и прикладных программ. При разработке программ описание данных включалось непосредственно в программу. Если изменялась структура данных, то переделывалась и программа. Если одни и те же данные использовались многими, то изменения в структуре данных одним пользователем приводили к необходимости изменения всех программ. Это требовало больших затрат труда программиста;

3) отсутствие возможности установки связи между данными разных файлов;

4) ограниченный контроль данных;

5) недостаточные возможности управления данными.

1.4.2. Понятие базы данных

Недостатки файловой организации, а также необходимость централизации данных с целью коллективного доступа к ним, повышенные требования к скорости обработки и достоверности данных стали причинами, обусловившими появление и быстрое развитие баз данных.

База данных (БД)– это именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов, их свойства и взаимоотношения в некоторой предметной области (например, БД библиотеки, поликлиники, коммунальных служб, аэропорта и т.д.).

Преимущества БД:

1) в БД информация хранится централизованно. Многие имеют возможность одновременного доступа, просмотра и изменения данных, пользуясь при этом самой последней версией информации. Это позволяет легче изменять данные, согласовывать их, экономить дисковое пространство;

2) организация данных в базах дает возможность поиска, анализа и отображения данных;

3) БД позволяет осуществлять обращение к данным без знания физического расположения их в памяти компьютера, вследствие чего доступ к данным и их обработка упрощается. Разработка прикладных программ, использующих базу данных, становится проще, быстрее, дешевле.