Персонал_управлiння_на_засадах_самоорганізації
.pdf
Нормативно-правова регламентація
далі. Запам’ятайте: доки ваш підлеглий не поставив свого підпису під посадовою інструкцією з переліком його функціональних обов’язків, ви не маєте правових підстав вимагати від нього виконання цих обов’язків і карати його за їх невиконання. Посадова інструкція повинна бути на кожному робочому місці, у кожного працівника.
При розробленні посадових інструкцій використовуються назви посад, що передбачені у державному класифікаторі професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів.
Посадові інструкції відносять до документів, що підлягають затвердженню, і, як правило, затверджуються керівником організації чи його заступником, що веде роботу служби управління персоналом. У багатьох організаціях прийнято узгоджувати посадові інструкції з юридичною службою, що необхідно визнати позитивною практикою, яка дозволяє суттєво покращити якість даного документу і привести його у відповідність до діючого законодавства про працю. Посадова інструкція доводиться до робітників під розписку.
Стандартної форми посадової інструкції не існує, менеджмент кожної організації розробляє власну, хоча більшість організацій використовують подібну за логікою структуру. Однією з найбільш логічних і повних є структура посадової інструкції, що включає такі розділи:
1)загальні положення;
2)функції;
3)посадові обов’язки;
4)права;
5)відповідальність;
6)взаємовідносини, зв’язки по посадах;
7)організація роботи і критерії оцінки діяльності [дет. див.,
напр.: 66, с. 102-146].
Розділ “Загальні положення” повинен містити: основні дані про посаду; найменування підрозділу, в якому працює співробітник, що займає дану посаду; його безпосередню підпорядкованість; порядок зарахування на роботу і порядок звільнення; порядок заміщення співробітника при його відсутності; перелік законодавчих, нормативних і методичних матеріалів, якими співробітник повинен керуватися у своїй
41
Тема 3
діяльності; кваліфікаційні вимоги до претендента на дану посаду, тобто вимоги до рівня освіти і стажу роботи.
Урозділі “Функції” визначаються певні напрямки діяльності працівника в загальному формулюванні, окреслюється ділянка роботи, за яку він несе особисту відповідальність.
Урозділі “Посадові обов’язки” перераховуються конкретні завдання, які покладені на спеціаліста, вказується форма його участі в управлінському процесі: ―керує‖, ―затверджує‖, ―забезпечує‖, ―підготовляє‖, ―розглядає‖, ―виконує‖, ―контролює‖, ―узгоджує‖, ―представляє‖, ―курує‖ тощо. Цей розділ покликаний детальніше розписати вказані в попередньому розділі функції.
Урозділі “Права” описуються повноваження працівника, необхідні для виконання тих дій, що йому приписані. Тут вказуються зокрема такі права працівника, як право на прийняття рішень певного спектру, на отримання необхідної для роботи інформації, право на візування документів і участі у їх підготовці і обговоренні тощо. Працівник також повинен бути наділений правом вимагати від інших співробітників організації своєчасного і якісного виконання певних дій, від яких залежить виконання і його посадових обов’язків.
Види і форми відповідальності посадової особи за результати і наслідки своєї діяльності, а також за неприйняття своєчасних заходів за визначеними питаннями службової діяльності, якщо вони відносяться до кола її обов’язків, описуються у розділі “Відповідальність”. Наприклад, спеціаліст з роботи з персоналом несе відповідальність за: порушення діючого законодавства при прийомі, переведенні і звільненні співробітників; порушення інструкції по веденню трудових книжок чи при їх заповненні; несвоєчасну видачу трудових книжок працівникам при звільненні; безтактне, грубе ставлення до працівників організації і до громадян, що звертаються до кадрової служби.
Розділ “Взаємовідносини” повинен чітко показувати службові взаємозв’язки співробітників, і перш за все взаємний обмін документацією між посадовими особами всередині
42
Нормативно-правова регламентація
організації. Даний розділ рекомендується представляти у табличній формі, що включає три графи.
Перша графа – коло посадових осіб, структурних підрозділів і сторонніх організацій, з якими обмінюється документацією співробітник;
Друга графа – перелік документів, що отримує співробітник від інших посадових осіб, структурних підрозділів і сторонніх організацій;
Третя графа – перелік документів, які передає співробітник іншим посадовим особам, структурним підрозділам і стороннім організаціям.
За необхідності до другої і третьої граф таблиці можуть бути вказані додаткові характеристики процесів обміну інформацією: періодичність надання даних, форма і обсяг документації, що підготовлюється, вид носія інформації тощо.
Розділ “Організація роботи і критерії оцінки діяльності”
крім організаційних питань (режим чи графік роботи співробітника, порядок контролю за його діяльністю, суміщення різних видів робіт тощо), повинен містити параметри оцінки результатів праці співробітника для об’єктивної його характеристики як спеціаліста.
Після затвердження посадової інструкції вона в обов’язковому порядку доводиться до відома працівника, що займає дану посаду. Цей факт фіксується за допомогою відмітки ―З інструкцією ознайомлений‖ і підтверджується особистим підписом працівника із зазначенням дати ознайомлення.
Наказ про внесення змін до посадової інструкції видається при необхідності перерозподілу функцій і посадових обов’язків, при реорганізаціях, скороченнях штатів тощо.
Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і заново затвердженні у таких випадках:
–при зміні найменування організації чи структурного підрозділу;
–при зміні назви посади; при зміні прізвища працівника, що заміщує дану посаду (тобто при звільненні попереднього працівника і заміні його іншим), якщо інструкція була іменною і містила у заголовку до тексту прізвище і ініціали попереднього працівника.
43
Тема 3
4. Положення про структурні підрозділи повинні визначати взаємовідносини, завдання і форми роботи різноманітних частин апарату і його працівників. Вони дозволяють провести раціональний поділ праці всередині підрозділу, виключити паралелізм і дублювання. Положення про структурний підрозділ – це документ, що сприяє підвищенню відповідальності і зміцненню трудової дисципліни, створюючи нормативно-правову базу для застосування заходів дисциплінарного і матеріального впливу до осіб, які не виконують своїх функцій [див. також: 43, с. 217-219].
Положення про структурні підрозділи розробляється на основі КЗпП і паспорту підприємства, які визначають цілі організації, її структуру, методи досягнення цілей тощо.
Існує єдина структура побудови таких положень, яка за загальною логікою подібна до структури посадової інструкції:
1)розділ ―Загальна частина‖ містить роль і місце кожного підрозділу в організації, його підпорядкованість і характерні особливості;
2)розділ ―Функції‖ – опис основних напрямів і цілей виробничої діяльності;
3)розділ ―Завдання підрозділу‖ – ці завдання встановлюються на основі розподілу всього комплексу робіт між підрозділами і детально характеризують склад робіт, що виконуються;
4)розділ ―Права підрозділу‖ – перераховується коло прав співробітників підрозділу і порядок їх здійснення;
5)розділ ―Управління підрозділом‖ – в ньому описується організаційна структура, даються (у відповідності зі штатними розкладами) посадові права і обов’язки керівників структурного підрозділу, оговорюється порядок їх призначення і звільнення;
6)розділ ―Зв’язки даного підрозділу з іншими службами‖ містить опис характеристики цих зв’язків, визначає порядок отримання і видачі документації й інформації, розв’язання конфліктів і протиріч тощо;
7)розділ ―Відповідальність‖ – визначається дисциплінарна і матеріальна відповідальність посадових осіб за своєчасне і ефективне виконання підрозділом покладених на нього функцій.
44
Нормативно-правова регламентація
Інколи в Положенні про структурний підрозділ є потреба виписати і такі розділи, як ―Майно і кошти‖ та ―Реорганізація і ліквідація‖ [22, с. 48].
Посадові інструкції не повинні дублювати положення про підрозділи, перші випливають із других.
5. Правові відносини служби управління персоналом з громадськими організаціями.
Оскільки співробітники організації, крім цієї своєї ролі, можуть мати ще безліч інших соціальних ролей: у родині, в політиці, в культурі, в громадянському суспільстві тощо, – то необхідно слідкувати, щоб ці ролі не вступали в суперечність. Зокрема, важливо слідкувати, щоб інтереси особистості як працівника даного підприємства не вступали в суперечність із його членством у тій чи іншій громадській організації. Для цього необхідна взаємодія між підприємством і громадськими організаціями, членами яких є або потенційно можуть стати працівники підприємства.
Ефективна взаємодія між ними можлива тільки в режимі постійного діалогу. Для цього служба управління персоналом повинна забезпечувати виконання трьох основних завдань:
1)збір оперативної інформації про громадські організації, які в той чи інший спосіб представляють інтереси працівників підприємства;
2)відпрацювання механізму взаємодії з громадськими організаціями;
3)визначення методів управлінського впливу з метою забезпечення конструктивного діалогу [дет. див.: 72, с. 80-100].
Збір інформації повинен бути відкритим і гласним; при
цьому необхідно отримати інформацію такого характеру: а) характеристику громадської організації; б) її ставлення до господарської і соціальної діяльності на підприємстві і до нагальних проблем, які можуть призвести до конфліктів; в) чисельність працівників, що підтримують дану громадську організацію, з розбивкою по підрозділах.
Особливо варто підкреслити необхідність створення і ведення спеціальної картотеки з даними про громадські організації – з даними, що збираються при аналізі виступів її
45
Тема 3
представників в органах друку чи електронних ЗМІ, за допомогою соціологічних опитувань, бесід тощо.
Механізм взаємодії керівництва підприємства з громадськими організаціями включає кілька аспектів. Першим аспектом цього механізму є колективний договір, в якому повинні бути узгоджені інтереси всіх соціальних і професійних груп підприємства – відповідно необхідно розробити процедуру підготовки договору, яка б забезпечила врахування пропозицій від керівництва громадських організацій.
Інший аспект – проведення ―круглих столів‖ (щонайрідше один раз на місяць) з представниками всіх без винятку громадських організацій.
Також необхідно призначити окремі приймальні години для обговорення нагальних проблем з представниками громадських організацій (щонайрідше раз на два тижні).
Важливе значення має доступ громадської організації до ЗМІ для вираження їх позиції.
Методи управлінського впливу. Адміністрація є відповідальною за господарську діяльність підприємства, відповідно повинні вестись постійні роз’яснювальні роботи про цілі, завдання, заходи підвищення ефективності роботи (особливо у випадках, коли застосовуються непопулярні заходи економічної чи соціальної політики).
Для цього доцільно мати у складі служби управління персоналом спеціальну аналітичну групу, яка аналізує діяльність громадських організацій, їх вимог, при необхідності готує необхідну інформацію для переговорів керівництва підприємства з представниками громадських організацій. Також аналітична група повинна здійснювати соціологічні дослідження для аналізу громадської думки на підприємстві.
Важливим елементом управлінського впливу на взаємодію з громадськими організаціями є організація і проведення спільного навчання представників адміністрації і громадських організацій – навчання методам неконфронтаційного діалогу і вироблення спільних рішень, організація семінарів для роз’яснення соціально-економічної політики підприємства тощо.
46
Нормативно-правова регламентація
За умови можливого конфлікту між цими двома сторонами доцільно залучати сторонніх консультантів (арбітрів), при цьому сторони повинні домовитися про оплату в рівних долях роботи консультантів і дати один одному обіцянку виконувати їх рекомендації.
Уцілому, доцільним є виконання всіх описаних завдань у рамках забезпечення діалогу підприємства з громадськими організаціями службою управління персоналом. Її ж працівники повинні виконувати контроль за дотриманням домовленостей з громадськими організаціями.
Уцьому контексті виникає чимало цікавих питань, зокрема: чому описані завдання повинні виконуватись саме службою управління персоналом? Чи доцільно залучати до цього інші підрозділи? Які можливі інші способи вирішення конфліктів між підприємством і громадською організацією, крім арбітражу? Подумайте над цим.
…час для роздумів …
Питання для самоконтролю
1.Охарактеризуйте ієрархічні рівні нормативно-правової регламентації управління персоналом організації.
2.Які групи документів включає документація з особового складу?
3.Які документи подаються претендентом при прийомі на роботу?
4.Яка послідовність оформлення документів при прийомі на роботу?
5.Основні правила укладення трудового договору та його різновиди.
6.Що таке особова справа?
7.Чим регламентується порядок заповнення трудових книжок?
8.Опишіть особливості оформлення наказів з особового складу.
47
Тема 3
9.З чого складається правове регулювання звільнення працівників?
10.Охарактеризуйте структуру посадової інструкції.
11.Порівняйте функції посадової інструкції та положення про структурний підрозділ.
12.Що таке положення про структурний підрозділ? На основі чого воно складається?
13.Якими способами забезпечується взаємодія підприємства з громадськими організаціями? Для чого вона потрібна?
48
Кадрова політика
Тема 4. Кадрова політика як елемент системи управління персоналом
У попередній темі ми з’ясували рамки, в межах яких можуть розгортатись технології управління персоналом – адже найжорсткіші обмеження для цих процесів створюються законодавчо-нормативними й організаційно-правовими документами і процедурами. Логічним наступним кроком є визначення загального концептуального фундаменту, який може лежати в основі системи управління персоналом – адже будь-яке явище не може функціонувати ефективно і довготривало без міцного фундаменту. По відношенню до сфери управління людськими ресурсами організації таким фундаментом є кадрова політика.
1. Кадрова політика: сутність і зміст феномену.
Для уточнення значення терміна ―кадрова політика‖ перш за все слід уточнити, що слід розуміти під політикою взагалі. Можна виділити кілька основних значень цього поняття: політика – це:
відношення між різними групами з приводу завоювання, збереження та зміцнення влади;
система діяльності в різних сферах суспільного життя (економічній, соціальній, духовній, культурній, військовій тощо);
участь у владних відносинах громадян, громадських організацій тощо;
мистецтво співпраці з людьми, вміння враховувати та відстоювати їх інтереси, можливості, професійні та особистісні властивості.
напруж |
Пригадайте: які ви знаєте інші дефініції |
пам’ять! |
політики. Чи дають вони якісь конструктивні |
|
ідеї у галузі управління персоналом? |
У наведених значеннях термін ―політика‖ вживається |
|
стосовно різних |
галузей суспільної життєдіяльності: і в |
49
Тема 4
контексті процесів державного управління, і по відношенню до розгортання громадянського суспільства та ін. Істотною ознакою політики – важливою для сфери управління персоналом – є те, що вона подається як форма узагальнення інтересів і волі соціальних груп. Тому нам важливо використати тлумачення політики як сукупності цілей і завдань, методів і засобів, за допомогою яких досягаються ці цілі, образ дій, що визначають відносини з людьми. З урахуванням всього зазначеного кадрову політику у першому наближенні можна визначити як концептуальну систему загальних цілей, принципів управління персоналом організації і форм, методів і критеріїв роботи з персоналом, які з неї випливають.
Кадрова політика організації обґрунтовує необхідність використання на практиці тих чи інших конкретних методів набору, розстановки та використання кадрів, але не включає детальний аналіз їх змісту та специфіки проведення практичної роботи з кадрами.
Отже, поняття ―кадрова політика‖ може використовуватись
уширокому і вузькому трактуванні:
1)у широкому значенні – це система норм, що забезпечують відповідність людського фактора стратегії підприємства (звідси випливає, що всі заходи з роботи з кадрами плануються у відповідності до загальних цілей функціонування та розвитку організації);
2)у вузькому значенні – це набір конкретних правил, побажань і обмежень у взаєминах людей в організації [дет. див.:
76, с. 125-126].
Важливо підкреслити відмінності між поняттями ―кадрова політика‖ і ―управління персоналом‖, а також ―кадрова політика‖ і ―стратегічне управління персоналом‖.
З одного боку, кадрову політику не можна ототожнювати з управлінням персоналом в цілому. Поняття ―управління персоналом‖ і ―політика‖ далеко не тотожні між собою: ―управління‖ – термін більш широкий, включає як одну зі своїх складових політику роботи з людьми. Кадрова політика – це базовий елемент системи управління персоналом організації, який виконує функцію концептуального визначення загального напряму і характеру роботи з людьми в організації. Кадрова
50