Порядок формування та зберігання особових справ працівників

Як уже зазначалося в навчальному елементі 3.1., працівники, які влаштовуються на роботу, зобов’язані подати кадровій службі особовий листок з обліку кадрів, автобіографію, дві фотокартки розміром не більш ніж 4х5 см, трудову книжку, пред’явити паспорт, для військовозобов’язаних – військовий квиток, документ про освіту, довідку про присвоєння ідентифікаційного номера. Упродовж усього часу роботи посадової особи в установі формуються особові справи працівників.

Згадаємо: справа – документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці). Особовою справою прийнято називати сукупність документів, що містять відомості про працівника, його ділові та особистісні якості, біографічні дані.

Їх комплектування розпочинають після видання наказу на всіх співробітників, що працюють на постійній основі працевлаштування.

Правилами роботи архівних підрозділів визначено хронологічний порядок групування документів в особових справах документи в міру їх поповнення в такій послідовності:

• внутрішній опис документів справи;

• заява про приймання на роботу (контракт);

• направлення або подання;

• особовий листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• документи про освіту (копії);

• витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

• доповнення до особового листка з обліку кадрів;

• довідки та інші документи.

Надалі в хронологічній послідовності до особової справи включають: документи, що підтверджують зміни анкетно-біографічних даних працівника.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Не допускається також включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації та стажування тощо.

Документи усередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанням. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ установи здійснює її служба діловодства.

Реєстрація, зберігання особових справ та порядок користування ними

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у штатно-посадовій книзі не пізніше тижневого терміну з дня приймання (призначення) на посаду. ЇЇ реєстраційний індекс відповідає порядковому номеру в штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розкладу.

Обкладинка особової справи містить повну назву підприємства, назву виду документа (ОСОБОВА СПРАВА), реєстраційний індекс, прізвище, ім’я по батькові особи, на яку вона формується, у називному відмінку (додаток 3.18). Обов'язково проставляють дату початку комплектування особової справи (день приймання особи на роботу) та закінчення (день її звільнення) особової справи.

Зберігають особові справи нарівні із секретними документами, видають лише з дозволу начальника кадрової служби або керівника підприємства для службового користування посадовим особам, коло яких визначено керівником підприємства, установи, організації.

Особові справи заборонено виносити з приміщення. Працівники, на яких формуються особові справи, користуватися своєю особовою справою мають право тільки у присутності посадової особи.

Не дозволено вилучати або додавати до справи нові документи без відповідного дозволу керівника кадрової служби або керівника підприємства, робити будь-які виправлення, розголошувати їх зміст.

З метою контролю за особовими справами, що видаються на руки, в „кишеньку”, наклеєну на останньому аркуші обкладинки, вкладають контрольну картку-замінник, в якій фіксується кому і коли видана особова справа та дата її повернення. Окрема графа контрольної картки передбачена для підпису користувача особовою справою. Контрольна картка залишається у відділі кадрів як підтвердження факту користування особовою справою.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу або витяг з нього, а також інші документи, на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається з персонального обліку, зберігається у відділі кадрів упродовж двох років, згодом передається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання – 75 років. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Її передавання можливе, якщо переведення працівника здійснюється у межах однієї системи. Зберігають особові справи в сейфах або спеціальних металевих шафах, які зачиняються на замок.

Внутрішній опис документів справи

Внутрішній опис заповнюється при первинному оформленні особової справ із подальшим внесенням записів про включення додаткових документів в їх хронологічному порядку.

У внутрішньому описі вказують назви видів документів, їх дати, реєстраційні індекси, заголовки до текстів. Нумеруючи загальну кількість аркушів справи, аркуші внутрішнього опису до неї не включають натомість використовують їх окрему нумерацію. Опис складається на аркуші паперу формату А4 за встановленою формою, наведеною в додатку 3.19, підписується і датується його складачем.

Готуючи сукупність документів особової справи до передавання в архів, робиться вноситься підсумковий запис кількості аркушів (запис з здійснюють числівником з обов’язковим його дублюванням дужках словесним відтворенням), проставляється підпис відповідальної особи із зазначенням обійманої нею посади, розшифрування підпису, дати здійснення підсумкового запису.

Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів – документ, що містить біографічні відомості про працівника, його освіту, роботу, що виконується з початку трудової діяльності, сімейний стан та ін.

На всі анкетні питання працівник власноручним записом від руки повинен дати чіткі відповіді без прочерків і скорочення назв.

Звертаємо увагу на окремі графи особового листка обліку кадрів, заповнення яких викликає певні труднощі:

Пункт 5 „Освіта” може мати такі варіанти реалізації: „початкова”, „неповна середня”, „середня спеціальна”, „незакінчена вища”, „вища” – який документ про освіту є у працівника. Для осіб, які мають вищу, незакінчену вищу, середню спеціальну освіту, передбачено заповнення інформації про навчальні заклади, які видали дипломи. Їх назви, місцезнаходження, факультет, відділення, спеціальність відтворюють відповідно до запису в документів про освіту.

На запитання пункту 6 „Якими мовами володієте?” відповідають таким чином: англійською (володію вільно), іспанською (читаю і можу розмовляти), німецькою (читаю і перекладаю зі словником).

Учений ступінь, учене звання (пункт 7) записують так: „кандидат фізичних наук, доцент”. У разі відсутності робиться запис „не маю”.

Відповіді на запитання про наукові праці та винаходи слід записувати у такий спосіб: „маю 4 наукові праці та 1 зареєстрований винахід у галузі фізики (список додається)”, або: „наукових праць та винаходів не маю”.

Відомості трудову діяльність (пункт 9) повинні бути викладені послідовно у хронологічному порядку і відповідати записам у трудовій книжці з відображенням перерв у трудовій діяльності (у зв’язку з хворобою, доглядом за дитиною, не було роботи за спеціальністю тощо).

Якщо трудовій діяльності працівника передувало навчання у вищому, середньому спеціальному закладі, вищому професійно-технічному училищі тощо, то про цей період також вносять запис за такою формою: „студент Відкритого міжнародного університету розвитку людини „Україна”. Статус осіб, які навчаються, визначається таким чином: студент – для вищих навчальних закладів, слухач – для військових академій чи курсів перепідготовки, аспірант – для тих, хто навчається в аспірантурі, курсант – для військових училищ тощо. Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: старший сержант військової частини № 51673, м. Остер, Київський військовий округ. Підприємства, установи, організації слід іменувати так, як вони називалися на період роботи чи навчання особи, яка заповнює листок.

Відношення до військової обов’язку і військове звання (пункт 11) записують так: „військовозобов’язаний, старший сержант”. Склад – технічний, (командний, адміністративний та ін). Рід військ – сухопутні”. Або: „військово незобов’язаний”.

Подаючи інформацію про родинний стан (пункт 12), перелічують усіх членів сім’ї із зазначенням віку.

Домашню адресу (пункт 13) записують згідно з чинним адміністративним поділом та Поштовими правилами адресування: вулиця, номер будинку, номер квартири, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. Зазначають також номер телефону.

Паспортні дані (пункт 14) містять серію, номер, коли і ким виданий документ, що посвідчує особу.

Проставляючи дату заповнення листка вказують: число, місяць (словом), рік. Особистий підпис робиться розбірливо.

Зразок особового листка з обліку кадрів наведено в додатку 3.20.

Заповнений особовий листок з обліку кадрів звіряється з оригіналами документів – паспортом, трудовою книжкою, документом про освіту, військовим квитком, документами про освіту, а також іншими можливими документами, наприклад: Вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, документів про винаходи тощо. При вивченні поданих документів при прийнятті на роботу працівник відділу кадрів з’ясовує: чи належним чином оформлена трудова книжка, з’ясовує інформацію про попередню трудову діяльність працівника, причини звільнення з роботи. Якщо в записах про роботу є тривалі перерви в трудовому стажі, то необхідно обґрунтувати причини цих перерв.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Доповнення до особового листа з обліку кадрів – документ, призначений для фіксування змін у трудовій діяльності і особистому житті співробітника, що відбулися після заповнення ним особового листка з обліку кадрів. Цей документ включає: прізвище, ім’я по батькові працівника та два розділи записів табличної форми про зміни та доповнення, які стосуються працівника, на якого формується особова справа (додаток 3.21).

Записи в “Доповненні до особового листка з обліку кадрів” роблять вперше при оформленні особової справи, потім – при наступних змінах облікових даних працівника на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів представлених працівником (документами навчальних закладів, органів загсу, записами у паспорті, документами Вищих атестаційних комісій).

У деяких випадках до таблиці першого розділу додають графу: „Причина звільнення”.

До другого розділу додатку заносять відомості про роботу за сумісництвом, зміни в облікових даних працівника (освіті, знанні іноземних мов, ученому ступені), перепідготовку чи підвищення кваліфікації, нагородження, зміни сімейного стану, місця проживання тощо. Усі записи мають бути зроблені відразу після встановлення змін в облікових документах і, передусім, достовірними. Недотримання цих вимог знижує значення документа, призводячи до невиконання його функціонального призначення – фіксувати усі зміни та доповнення, що відбулися в працівника після заповнення особового листка обліку кадрів.

Особова картка

На працюючих та службовців, зарахованих на роботу (постійну, тимчасову, сезонну), формується особова картка форми П-2 (додаток 3.23). Вона заповнюється працівником відділу кадрів на основі документів з особового складу, паспорта, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту, посвідчення, прав водія та ін. Усі відомості вносяться без скорочень чорнилом чи кульковою ручкою. Облікові дані, що можуть змінюватися (паспортні дані , домашня адреса, телефон тощо), заповнюють олівцем. Особові картки комплектуються відповідно до штатного розкладу за структурними підрозділами, а усередині структурного підрозділу – за прізвищами працівників і їх алфавітному порядку. Записи в особовій картці засвідчуються особистим підписом, а після звільнення власник трудової книжки підтверджує причини звільнення та факт отримання трудової книжки.

Для спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи, розроблено типову форму № П-4 (додаток 3.24).

Для упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури приймання на посади державних службовців слід керуватися Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 „Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади” із змінами, внесеними згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 24.01.2001 № 56.

Порядок визначає перелік документів, що становлять особову справу державного службовця (далі – особова справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку.

Згаданою вище постановою визначено такий склад особової справи державних службовців:

1) особова картка (форма П-2ДС ) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів (додаток 3.25);

2) копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

3) відповідно до статті 13 Закону України “Про державну службу” відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі — претендент), і членів його сім’ї;

4) підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийманням на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

5) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

6) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

7) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

8) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

9) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

10) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг із протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

12) заява щодо призначення на відповідну посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;

2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

3) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

4) копії документів про надані пільги;

5) копія паспорта;

6) копія військового квитка (для військовозобов’язаних);

7) опис документів особової справи.

Особова справа державного службовця у міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

Крім документів, зазначених вище, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:

1) заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади;

2) наказ (розпорядження) про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади;

3) наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення;

4) листи-погодження Головдержслужби (витяги), накази про продовження терміну перебування на державній службі (для осіб, які досягли граничного віку перебування на державній службі);

5) документи про підвищення кваліфікації;

6) атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

7) інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.

При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.

Для створення інформаційно-довідкової бази працівників прийнято заповнювати алфавітну картку, типової форми № П-3 (додаток 3.26).

Звітна діяльність

Згідно із статтею 5 Закону України “Про державну статистику” міністерства і відомства для виконання завдань, що входять до їх компетенції, мають право збирати інформацію відповідно до затверджених форм державної статистичної звітності.

Обсяги відомчої (галузевої) статистичної звітності визначаються самостійно за погодженням з органами державної статистики. Статистична звітність юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, незалежно від форм власності та організаційно-правових форм господарювання передбачає заповнення форм державної статистичної звітності з праці та їх подання до органів Державного комітету статистики України. Оформлюючи звітність з праці, слід керуватися наказом Держкомстату України від 11.09.2004 № 472 „Про затвердження форм державних статистичних спостережень з праці”, який затвердив такі форми державних статистичних спостережень з праці, впроваджених з 1 лютого 2005 року, а саме:

– № 1-ПВ термінова – місячна “Звіт з праці” зі звіту за січень 2005 року;

– № 1-ПВ термінова – квартальна “Звіт з праці” зі звіту за I квартал 2005 року.

Підставою для складання форм звітності є документи первинного обліку: накази, табелі обліку, довідки та інші офіційні документи, що підтверджують неявки на роботу. Державна статистична звітність (квартальна або зведена) включає надзвичайно велику кількість показників, зокрема відпрацьовані працівниками години, враховуючи надурочні і відпрацьовані у вихідні (за графіком), святкові і неробочі дні, а також –години праці надомників та за період службових відряджень; години роботи, які відпрацьовані понад установлену законодавче тривалість робочого часу, людино-години щорічних відпусток –основних та додаткових (крім додаткових у зв'язку з навчанням та творчих). У статистичній звітності з праці передбачені показники руху робочої сили (штатних працівників) –приймання на роботу та вибуття працівників, що характеризують зміни облікового складу працівників за звітний період. Підприємствами, на яких діють (укладаються) колективні договори, угоди (стаття 2 Закону України „Про колективні договори і угоди”) відображають дані про кількість укладених на підприємстві колективних договорів, суми витрачених коштів на додаткові (непередбачені законодавством) пільги та виплати працівникам і членам їхніх сімей, зокрема: матеріальну допомогу на оздоровлення, у зв'язку з тривалою хворобою або смертю; доплату до пенсії пенсіонерам, які не працюють; дотації на оплату комунальних послуг, харчування, житлове будівництво тощо. Зазначені кошти можуть як входити до фонду оплати праці, так і не включатись до нього.

Кадрові служби підприємств складають звіти за формами, затвердженими органами статистики України, „Звіт про склад і рух кадрів” Складається один раз на рік і подається: госпрозрахунковими підприємствами, навчальними закладами своїй вищій організації у термін, встановлений нею.

“Чисельність окремих категорій працівників та підготовка кадрів (державна статистична звітність). Складається один раз на рік і подається до 31 січня підприємствами, навчальними закладами органу статистики за місцем знаходження підприємства або навчального закладу та своїй вищій організації.

“Звіт вищого навчального закладу на початок навчального року” (державна статистична звітність) складається навчальним закладом один раз на рік і подається не пізніше 05 жовтня органу статистики за місцем його знаходження.

Кадрові служби підприємств щомісячно у повному обсязі подають до територіальної державної служби зайнятості інформацію про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) і у десятиденний строк – про всіх прийнятих працівників (п. 3 ст. 20 Закону України “Про зайнятість населення”).

Загальні питання обліку використання робочого часу (табельного обліку)

1. Облік використання робочого часу здійснюється за кожну зміну в табелі, який відкривається щомісячно на працюючих цеху (відділу), дільниці, тощо.

2. Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер, який наводиться у всіх документах по обліку праці та її оплати. У випадку звільнення (або переводу) працівника в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому та повинен залишатися вільним не менше трьох років.

3. Табель є іменним списком працівників цеху (відділу), дільниці тощо, та ведеться окремо по категоріях, а в межах категорії працюючих – у порядку табельних номерів або за алфавітном.

4. Табель складається (готується) за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць. Записи в табель на підставі належно оформлених документів по обліку особового складу: наказу (записок) про приймання, переведення, звільнення.

5. Облік явок на роботу та використання робочого часу здійснюється в табелі або методом суцільної реєстрації, а саме відмітки всіх прибулих, які запізнилися і т. д., або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т. д.).

Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма №  П-12 та форма №  П-13)

Форми №№ П-12 та П-13 застосовуються для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці (додатки 3.27, 3.28) .

Складаються в одному примірнику уповноваженою на те особою.

Після відповідного оформлення передаються в бухгалтерію.

Відмітки у табелі про причини неявок на роботу, чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності і т. п.).

Для відображення використаного робочого часу за кожний день у табелі (у формі №  П-12 графи 3, 5 у формі № П-13 графа 3) відведено два рядки — один для відміток умовних позначень видів затрат робочого часу, а другий — для запису кількості годин по них.

Облік використання робочого часу здійснюється у табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т. д.).

Форма № П-13 “Табель обліку використання робочого часу” застосовується в умовах автоматизованої системи управління підприємством. Бланк табеля форми № П-13 з заздалегідь заповненими окремими реквізитами може бути створений за допомогою засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів відносяться: цех (відділ), бригада, прізвище, ім’я, по батькові, професія (посада), табельний номер і т. д., тобто дані, що є у довідниках умовно-постійної інформації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки даних.

Разом з тим така форма повинна забезпечувати можливість відображати у ній облік використання робочого часу. Умовні позначення відпрацьованого часу, наведені на титульному аркуші форми № П-12, застосовуються і при заповненні форми № П-13.

Типова форма N П-13 пристосована до різних умов організації виробництва може бути доповнена необхідними даними, наприклад, для вугільної, гірничорудної та інших галузей промисловості, з метою контролю за знаходженням робітників на роботі під землею, доцільно включити показники часу спуску в шахту та підйому з неї.

Табель обліку використання робочого часу (форма N П-14)

Форма № П-14 – призначається тільки для обліку використання робочого часу працівників з твердим місячним окладом чи ставкою (додаток 3.29).

Облік часу надурочних робіт здійснюється на основі списків осіб, що працювали надурочно (форма № П-15). Списки з відміткою майстра про кількість фактично відпрацьованого понаднормового часу використовуються для запису в табель (додаток 3.30).

Облік часу простоїв здійснюється на підставі листків обліку простоїв (форма № П-16). Листки обліку простоїв з відміткою про час простоїв використовуються для запису в табель (додаток 3.31).

Список осіб, які працювали в надурочний час (форма N П-15)

Використовується для обліку часу, який відпрацьовано надурочно, та оплати роботи в надурочний час. Заповнюється в одному примірнику майстром або іншими посадовими особами, які відповідальні за облік робочого часу, та передається в бухгалтерію (МСУ).

Листок N ___ обліку простоїв (форма N П-16)

Облік часу простоїв здійснюється на підставі аркушів обліку простоїв (форма № П-16). Аркуш обліку простоїв з відміткою про час простоїв використовується для запису в табелі.

ІV. Література

Основна: 13, 14, 15

Додаткова: 21, 22, 23