8. Система управления персоналом ноу «Автопилот»

С.А. Шапиро в книге «Основы управления персоналом в современных организациях» дает следующее определение системы управления персоналом организации: «Система управления персоналом организации — система, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает в себя службу управления персоналом, выполняющую опреде­ленный перечень задач, и линейных руководителей, в подчинении которых находятся работники» [51, с. 158]. Структура системы управления персоналом организации представлена на рисунке 4 [24, с. 30].

Рис. 4. Состав подсистем системы управления персоналом организации

Подсистема линейного руководства осуществляет управление организацией в целом, управление отдельными функциональными и производственными подразделениями. Функции этой подсисте­мы выполняют: руководитель организации, его заместители, руко­водители функциональных и производственных подразделений, их заместители, мастера, бригадиры.

Функциональные подсистемы объединяют однородные, близкие по содержанию функции по важнейшим направлениям работы с персоналом. Носителями функций этих подсистем являются от­дельные функциональные подразделения и должностные лица: руководители данных подразделений, их заместители, специалис­ты, другие служащие. В зависимости от размеров организаций со­став подразделений меняется: в мелких организациях одно подраз­деление может выполнять функции нескольких подсистем, а в крупных, как правило, функции каждой подсистемы выполняет отдельное подразделение.

Рассмотрим систему управления персоналом НОУ «Автопилот»

Выполнение кадровых функций в НОУ «Автопилот» возложено на отдел кадров, который состоит из начальника отдела и специалиста по кадрам. Начальник отдела кадров находится в непосредственном подчинении директора НОУ.

Цели и задачи отдела кадров НОУ «Автопилот»

1. Разработка кадровой политики и стратегии организации в обла­сти управления персоналом.

2.Обеспечение организации трудовыми ресурсами необходимой квалификации.

3. Аттестация персонала.

4. Адаптация персонала.

5. Формирование устойчивого состава сотрудников организации.

6. Формирование кадрового резерва.

3. Формирование системы материальной и нематериальной моти­вации.

4. Создание в организации условий для повышения отдачи сотрудников.

3. Формирование корпоративной культуры организации.

10. Аналитическая работа в области управления персоналом.

11. Совершенствование системы управления персоналом.

12. Проведение анализа эффективности существующей организа­ционной структуры организации и ее соответствия основным направ­лениям деятельности.

13. Оформление документов персонального учета.

14. Учет кадров.

15. Контроль соблюдения дисциплины сотрудниками организа­ции.

16. Подготовка отчетов.

17. Документирование деятельности сотрудников.

18. Архивная и справочная работа.

19. Контроль за соблюдением норм трудового законодательства и вну­тренних нормативных актов.

Функциональные обязанности работников отдела кадров НОУ «Автопилот»

Начальник отдела кадров утверждает штат­ные расписания служб и структурных подразделений, положения по опла­те труда, должностные инструкции персонала службы, положения по оцен­ке деятельности сотрудников, графики работы подразделений организа­ции, сметы расходов отделов службы персонала, заявки на обучение, учеб­ные программы по обучению персонала, графики очередности отпусков, инструкции по технике безопасности, акты по расследованию несчастных случаев.

В то же время в его должностные обязанности входит подписание приказов о назначении, перемещении и увольнении руководителей и спе­циалистов, за исключением директоров филиалов и их заместителей и многих других оперативных документов, касающихся хозяйственной дея­тельности организации, но имеющих отношение к работе с кадрами. Он также согласовывает с генеральным директором, которому непосредствен­но подчиняется, назначение директоров филиалов и их заместителей, ор­ганизацию обучения и стажировки работников за границей, сроки и про­граммы обучения работников высшего звена, с другими заместителями ге­нерального директора, вопросы, касающиеся их компетенции (экономиче­ские, финансовые, снабженческие и т.п.), но имеющие непосредственное отношение к обеспечению эффективной и бесперебойной работы службы управления персоналом.

К специалистам по кадрам предъявляются следующие требования: он должен знать законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний; порядок избрания (назначения) на должность; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда. Специалист по кадрам должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Рассмотрим функциональные обязанности работников отдела кадров НОУ «Автопилот».

Функцией номер один следует признать самую традиционную - реги­страционную: оформление кадровых решений - ведение личных карточек учета, за­полнение трудовых книжек, личных дел и т.п. Эта функция не может быть в полной мере отнесена к функциям управления, так как мало связана с принятием решений, а по большей части с его обеспечением.

Вторая по значимости функция - "подбор персонала". В НОУ «Автопилот» эту функцию выполняют не кадровые службы, а руководители среднего звена - начальники отделов и подразделений или руководители среднего уровня, а службы управления персоналом только оформляют их решения.

На предприятии реализуется следующая схема набо­ра персонала: служба персонала получает из подразделений информацию о возник­ших (возникающих) вакансиях и затем проводит набор персонала. Иногда это делает­ся с помощью внешних организаций, которым доверяется первичный набор (службы занятости, агентства по найму и т.п.), суть которого - отсеять заведомо непригодных кандидатов. Процедура отбора персонала почти всегда выполняется руководителями подразделений, который и принимает решение о приеме.

Следующая функция - обучение персонала. Нового работника инструктируют и показывают основные приемы работы, делают это руководители низшего звена, они же занимаются тем, что подыскивают новичкам наставников разумеется, здесь нет никакого участия специалистов кадровой службы. Там, где обучение ведется более интенсивно, оно находится под контролем линейных руководителей, технического директора или руководителей отделов. Кадровая служба фиксирует итоги: кто имен­но и где прошел обучение, какое свидетельство (сертификат, диплом и т.п.) был полу­чен. Иногда это является основанием для зачисления в резерв на выдвижение или на повышение в должности.

Функция аттестации рабочих и специалистов находится на одном уровне значи­мости с функцией обучения. В ее содержании два вида действий. Первый - это оцен­ка текущей деятельности работника за определенный период, проводится для того, чтобы получить информацию об использовании рабочей силы на предприятии; вто­рой - квалификационная процедура в целях присвоения или подтверждения квалифи­кационного статуса работника.

Функция планирования персонала по значимости занимает примерно такое же ме­сто, как аттестация. Форма планирования на предприятии - соблюдение и изменение штатного расписания, вызванные технологи­ческими и производственными нуждами; экономической необходимостью избавиться от лишнего персонала; заданием службы персонала холдинга.

Есть особенность у функции оплата труда. Отдел, выполняющий функции оплаты труда на предприятии, и соответствующие подразделения (отделы труда и заработной платы) входит в состав экономических служб, а не в состав службы персонала, что отражает недопонимание руководством проблематики управления персоналом - в оплате труда есть не только экономическая, но и человеческая, гуманитарная составляющая.

Анализ выполнения функций службы управления персоналом НОУ «Автопилот» представлен в табл. 14 и на рис. 5.

Таблица 14

Анализ выполнения функций отделом кадров НОУ «Автопилот»

Функция по управлению персоналом	Отдел или сотрудник, выполняющий данную функцию
1	2
Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения	Отдел кадров ПЭО
Подбор и расстановка кадров	Руководители первого уровня управления Отдел кадров
Расстановка кадров на основе оценки их квалификации и личных качеств	Руководители первого уровня управления
Контроль за правильностью расстановки сотрудников и использования их труда в структурных подразделениях организации	Отсутствует
Проведение аттестации работников организации	Руководители второго уровня управления Отдел кадров
Контроль за состоянием трудовой дисциплины в организации и соблюдением работниками правил внутреннего рас­порядка	Отдел кадров
Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисципли­ны, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.	Отдел кадров
Организация профессионального обучения сотрудников органи­зации	Отдел кадров
Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудников	Руководители второго уровня управления
Обеспечение постоянного совершенствования процессов управления персоналом	Руководители первого уровня управления Начальник отдела кадров
Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров	Отдел кадров
Ведение установленной документации по кадрам	Отдел кадров
Подготовка соответствующих документов по пенсионному стра­хованию и представление их в органы социального обеспечения	Бухгалтерия
Выдача справок о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы	Бухгалтерия
Оформление приема, перевода и увольнения работников в со­ответствии с труд. законодательством, положениями, инструк­циями и приказами директора	Отдел кадров
Учет личного состава	Отдел кадров
Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.	Отдел кадров

Продолжение таблицы 14

1	2
Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек	Отдел кадров
Составление графиков отпусков, учет использования работ­никами отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков	Отдел кадров
Оформление и учет командировок	Отдел кадров Бухгалтерия
Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства	Отдел кадров Руководители второго уровня управления
Принятие мер к выявлению и устранению причин, порожда­ющих жалобы сотрудников	Руководители любого уровня управления

Рис. 5. Выполнение функций службы управления персоналом НОУ «Автопилот» различными отделами / сотрудниками, 2011г.

Анализ функций, выполняемых отделом кадров НОУ «Автопилот», показывает, что:

• Отдел кадров своими силами выполняет 45% своих функций, 27% - совместно с другими подразделениями или руководителями, по 14% функций решения принимают руководители первого или второго уровня управления, 9% - другие отделы, 5% - не выполняются совсем.

• Т.к. довольно большую часть функций службы управления персоналом выполняют другие подразделения, служба персонала регистрирует и оформляет решения других служб и уровней управления (регистраторские функции).

• Функции управления персоналом децентрализованы и распределены между различными группами руководите­лей. Чаще всего решения, связанные с персоналом, принимаются линейными, а иногда высшими руководителями.

Если рассматривать данные выводы с точки зрения традиционных служб, то можно сделать вывод о том, что отдел кадров на предприятии лишен самостоятельности и от действий его работников ничего не зависит. Но, с другой стороны, в децентрализации и распределении можно увидеть зачатки более современного подхода к управлению персоналом. Задачи новых служб персонала заключаются в реализации кадровой политики и координации деятельности по управлению человеческими ресурсами организации совместно с линейными руководителями. В связи с этим «кадровики» начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и пр.

Таким образом, распределению функций при осуществлении кадровых функций будем расценивать не как недостаток в работе отдела кадров НОУ «Автопилот», а как перспективное направление развитие его развития. Цель такого развития – управление персоналом предприятия в условиях изменяющейся внешней среды для достижения стратегических целей предприятия путем активизации внутреннего потенциала персонала, в создании благоприятной атмосферы в коллективе и повышения культуры делового общения.

Рассмотрим профессиональные компетенции работников отдела кадров НОУ «Автопилот» (табл. 15).

Таблица 15

Оценка профессиональных компетенций работников отдела кадров НОУ «Автопилот», балл (минимальная 0, максимальная 5)

Задача	Нач. отдела кадров	Специалист по кадрам
Организационное развитие	4	3,5
Правовое обеспечение управления персоналом	5	4,5
Кадровое производство и кадровый учет	5	4,5
Внутренние коммуникации	4	4
Подбор и адаптация	5	5
Обучение и развитие персонала	4,5	4
Оценка персонала	4,5	4
Мотивация и стимулирование	5	4
Организация и оплата труда	4	3,5
Условия безопасности труда	4	3,5
Средняя оценка	4,5	4,05

На основании таблицы 15 можно сделать вывод о необходимости обучения работников отдела кадров. Достаточно низкие показатели по организации и оплате труда, условиям безопасности отчасти следствие того, что это не совсем кадровые функции.

Тем не менее при переходе к новой концепции (децентрализованной) управления персоналом, кадровики должны развираться в этих вопросах. Кроме того, необходимо постоянно поддерживать свои знания трудового законодательства на актуальном уровне. В этом кадровой службе может помочь использование СПС «Гарант» или другая справочно-правовая система. Таблица показывает, что работникам кадрового отдела необходимо совершенствовать свои профессиональные знания.

Выводы: Проведенный анализ выявил недостатки в распределении функций при осуществлении кадровых функций, а также недостаточную профессиональную подготовку работников отдела кадров НОУ «Автопилот».