Посібник помічника судді загального суду

Работа со списками

Сортировка.

Список – это упорядоченный набор данных. Обычно список состоит из строки заголовков (описания данных) и строк данных, которые могут быть числовыми или текстовыми

Можно выполнять сортировку данных по тексту, числам, а также датам и времени в нескольких столбцах. Выберите столбец с алфавитноцифровыми данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит алфавитноцифровые данные. На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр. Выберите команду для сортировки по возрастанию или по убыванию.

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам или строкам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце или строке и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями.

Выберите диапазон ячеек в двух или более столбцах или убедитесь, что активная ячейка находится в таблице с двумя или более столбцами.

Выберите команду Главная/Редактирование/Сортировка и фильтр/ Настраиваемая сортировка. Отобразится диалоговое окно Сортировка.

В группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, который необходимо отсортировать. В поле Сортировка выберите тип сортировки. Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги

Автофильтр

Фильтрациясписка– этопроцесссокрытиявсехстрок, крометех, которые удовлетворяют определенным условиям. Автофильтр используется для фильтрации по простым критериям, расширенный фильтр – по более сложным критериям

Послеотбораданныевотфильтрованномспискеможнокопировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.

Возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т. е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр,

примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.

Для применения автофильтра выберите команду Данные/

Редактирование/Сортировкаифильтр/Фильтр. Прииспользованииэтой команды справа от названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки со стрелками, которые позволяют задавать условия фильтрации.

После того, как список будет отфильтрован, в строке состояния появится сообщение о том, сколько строк отобрано. Можно отфильтровать список по любому количеству столбцов

Расширенный фильтр

С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать список так же, как и с помощью команды Автофильтр, но при этом не отображаются раскрывающиеся списки для столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне вводятся условия, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию.

Прежде чем использовать расширенный фильтр, необходимо задать диапазон критериев. Он должен состоять как минимум из двух строк, первая из которых должна содержать все или некоторые названия полей списка (исключением является случай, когда применяется вычисляемый критерий, см. ниже), остальные строки должны содержать критерии фильтрации

Поля в каждой строке диапазона соединены оператором И. Если в диапазоне критериев используется несколько строк, критерии в каждой строке соединены оператором ИЛИ

Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, включите в диапазон условий несколько столбцов с одинаковыми заголовками.

Чтобы выполнить отбор диапазона ячеек с помощью сложных условий отбора, воспользуйтесь командой в группе Данные/Сортировка и фильтр/Дополнительно. Существует несколько важных функциональных отличий команды Дополнительно от команды Фильтр.

В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка столбца условий; либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца в

списке. Значения, возвращаемые формулами в диапазоне критериев, для вычисляемого поля будут ссылаться на первую строку списка

ПРИМЕЧАНИЕ. Если скопировать диапазон, содержащий скрытые строки, то будут скопированы все данные, включая и те, которые находятся в скрытых строках. Но если скопировать данные из отфильтрованного списка, то будут скопированы только видимые ячейки

Защита элементов листа

Разблокируйте все ячейки, которые должны быть доступны пользователям для изменения: выделите каждую ячейку или диапазон, вызовите диалоговое окно Формат ячеек (с помощью команды Главная/Ячейки/ Формат или в контекстном меню, или нажав Ctrl+1), а затем откройте вкладку Защита, и снимите флажок Защищаемая ячейка. Чтобы скрыть все формулы, которые не должны отображаться, на вкладке Защита установите флажок Скрыть формулы.

Выберите команду Рецензирование/Изменения/Защитить лист

В списке Разрешить всем пользователям этого листа отметьте флажками элементы, изменение которых должно быть доступно пользователям. В диалоговом окне Пароль для отключения защиты листа введите пароль для защиты листа, нажмите кнопку ОК, а затем еще раз введите пароль для подтверждения.

Настройка печати

Для быстрой печати текущего рабочего листа выберите команду Office/

Печать

Чтобы просмотреть вид документа при печати, Выберите команду Office/

Печать/Предварительный просмотр. Для выхода из режима просмотра выберите команду Закрыть…

Режимы просмотра рабочих книг можно выбрать с помощью кнопок задания режимов в правой части строки состояния или в группе команд

Вид/Режимы просмотра книги

•Обычный режим просмотра используется по умолчанию. В этом режиме могут отображаться разделители печатных страниц в виде пунктирных линий

•Режим разметки страницы является альтернативой режиму

предварительного просмотра, но в режиме разметки доступны все команды Excel.

•Страничный режим просмотра отображается без разрывов, но с четкими разделителями страниц в виде сплошных толстых линий. По верху всех печатных страниц отображаются номера этих страниц.

Большинство команд задания параметров печати находятся на ленточной вкладке Разметка страницы или в диалоговом окне Параметры страницы,

Поля определяют пустое пространство по краям страницы.

Ориентация печатной страницы задает способ печати данных настранице

– поперек листа (книжная) или вдоль листа (альбомная)

Можно указать строки, которые будут печататься вверху каждой страницы или столбцы, которые должны повторяться слева на каждой странице. Для этого на вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы активизируйте соответствующее поле Сквозные строки или Сквозные столбцы и выделите строки или столбцы рабочего листа.

Колонтитулы – это текстовые или графические элементы, которые повторяются вверху или внизу каждой страницы. Колонтитулы имеют три секции: левую, центральную и правую. Колонтитулы можно создавать на соответствующей вкладке в диалоговом окне Параметры страницы, а можно перейти в режим разметки страницы и затем щелкнуть на нужной секции верхнего или нижнего колонтитула

Для вставки пользовательского разрыва страницы установите курсор в той ячейке, слева или выше которой нужно вставить разрыв, и выберите команду Разметка страницы/Параметры страницы/Разрывы/Вставить разрыв страницы. Для удаления пользовательского разрыва страницы установите курсор ниже и справа от линии разрыва и выберите команду

Разметка страницы/Параметры страницы/Разрывы /Сброс разрывов страниц

Промежуточные итоги

Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.

Для добавления итогов установите курсор в списке и выберите команду

Данные/Структура/Промежуточные итоги. Откроется диалоговое

окно Промежуточные итоги. Установите нужные опции и нажмите Ok. Excel проанализирует список, вставит формулы и автоматически структурирует таблицу. Слева добавляется панель, содержащая элементы управления, с помощью которых можно определить уровень просмотра. Чтобы отобразить какой-либо уровень структуры, нужно щелкнуть на соответствующем символе структуры. Эти символы представляют собой кнопки с номерами и кнопки со знаками «+» и «-». Число пронумерованных кнопок соответствует количеству уровней структуры. Если щелкнуть на кнопке с определенным номером, то будут отображены детали для этого конкретного уровня, а также детали всех более высоких уровней. Чтобы отобразить все уровни, нужно щелкнуть на кнопке с максимальным номером. Можно также расширить или сжать только часть рабочей таблицы, щелкнув на соответствующей кнопке «+» или «-».

Значения итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении подробных данных.

В существующие группы суммируемых значений можно вставлять промежуточные итоги для более мелких групп. Прежде чем вставлять вложенные итоги, выполните сортировку списка по всем столбцам, по которым требуется вычислять промежуточные итоги, чтобы суммируемые строки были сгруппированы.

При удалении итогов также удаляется структура и все разрывы страниц, которые были вставлены в список при подведении итогов. Для удаления итогов выделите ячейку в списке, содержащем итоги, и выберите команду

Данные/Структура/Промежуточные итоги/Убрать все.

Структурирование списка данных на листе

Для группировки и суммирования данных из списка с данными можно создатьмногоуровневуюструктурусчисломуровнейвпределахвосьми, по одному для каждой группы. Каждый внутренний уровень, представленный большим числом символов структуры, отображает подробные данные для соответствующего внешнего уровня. Можно создавать многоуровневую структуру из строк, столбцов или из строк и столбцов сразу

Структуру можно создать вручную или автоматически.

Для автоматического создания структуры отсортируйте диапазон ячеек в строках или столбцах по группам. Вставьте итоговые строки или столбцы.

Выберите команду Данные/Структура/Группировать/Создание

структуры.

Для создания структуры вручную выделите полностью все строки или

столбцы, которые нужно включить в эту группу, кроме итоговых строк или столбцов. Выберите команду Данные/Структура/Группировать/

Группировать. Повторите эти действия для каждой создаваемой группы. Чтобы создать многоуровневую структуру, можно объединить несколько групп в одну. При создании многоуровневой структуры всегда следует начинать с самого нижнего уровня иерархии. Если случайно были неправильно сгруппированы строки или столбцы, их можно разгруппировать с помощью команды Данные/Структура/

Разгруппировать/Разгруппировать.

Чтобы ускорить процесс группировки и разгруппировки, можно воспользоваться комбинациями клавиш:

Alt+Shift+→ группировка выбранных строк или столбцов

Alt+Shift+← разгруппировка выбранных строк или столбцов

Иногда необходимо добавить в структуру дополнительные строки или столбцы. Если структура была создана автоматически, то можно вставить новые строки или столбцы, а затем выбрать команду Данные/Структура/

Группировать/Создание структуры. Excel попросит подтвердить, что вы хотите изменить существующую структуру. Если же структура была создана вручную, то и изменения в нее нужно вносить вручную.

Для удаления структуры выберите команду Данные/Структура/

Разгруппировать/Удалить структуру. Структура полностью развернется,

а символы структуры исчезнут. Команду удаления структуры отменить с помощью команды Отмена нельзя

Сводные таблицы

Сводная таблица – это динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в базе данных или списке

Данные, по которым строятся сводные таблицы, должны быть представлены в виде базы данных. Поля в табличных базах данных могут относиться к одному из двух типов:

Данные – содержат значения

Категория – описывают данные

Для создания сводной таблицы выберите команду Вставка/Таблицы/

Сводная таблица

Откроется диалоговое окно, в котором определяется источник данных (список или база данных Excel, внешний источник данных, диапазон консолидации, данные в другой сводной таблице), диапазон данных и местоположения сводной таблицы (на новом листе или уже существующем). После нажатия на кнопку Ок Excel создаст пустую сводную таблицу и отобразит панель Список полей сводной таблицы, которая обычно прикреплена к правой части окна.

Затем необходимо наполнить содержанием макет сводной таблицы. Это можно сделать следующими способами:

•перетащить имя поля из верхнего списка в одно из четырех полей панели Список полей сводной таблицы

•вызвать контекстное меню на имени поля и выбрать в открывшемся меню область его местоположения

При добавлении в область данных нового поля по умолчанию применяется функция СУММ, если поле содержит числовые значения, и функцию СЧЕТ, если после содержит нечисловые значения. При желании и необходимости можно изменить вычисляющую функцию. Для этого выделите любую ячейку в области Значения сводной таблицы и выберите команду Работа

со сводными таблицами/Параметры/Активное поле/Параметры поля или в списке полей сводной таблицы в области значений нажать кнопку выпадающего списка рядом с названием поля и выбрать команду Параметры полей значений. В открывшемся диалоговом окне можно выбрать другую вычисляющую функцию,

Если нужно удалить поле из сводной таблицы, можно перетащить его за пределы макета

При изменении исходных данных сводная таблица не изменится автоматически, ее необходимо обновить вручную одним из следующих способов:

•выбрать команду Работа со сводными таблицами/Параметры/

Данные/Обновить

•на любой ячейке сводной таблицы вызвать контекстное меню и выбрать команду Обновить данные

Группировка элементов сводной таблицы

В сводных таблицах можно группировать элементы полей, которые помещены как в область Названия столбцов, так и в область Названия строк. Группировать можно следующими способами:

Вручную. После создания сводной таблицы выделите элементы, которые предполагается объединить в одну группу, и выберите команду Работа со

сводными таблицами/Параметры/ Группировать/ Группировать по выделенному или вызовите контекстное меню на выделенных элементах и выберите команду Группировать

Автоматически - если элементами поля являются числовые значения или значения дат или времени. Выделите любой элемент поля, которое помещено в область Названия строк или Названия столбцов, и выберите команду Работа со сводными таблицами/Параметры/ Группировать/ Группировать по выделенному(Группировка по полю) или вызовите контекстное меню на выделенных элементах и выберите команду Группировать. В обоих случаях Excel отобразит диалоговое окно

Группирование.

Для разгруппировки элементов щелкните на группе и в контекстном меню выберите команду Разгруппировать или выберите команду Работа со сводными таблицами/Параметры/ Группировать/Разгруппировать.

Сортировка отчета сводной таблицы

Выделите поле с элементами, которые требуется сортировать.

Для простой сортировки можно использовать кнопки на вкладке Работа

со сводными таблицами/Параметры/Сортировка/…

Чтобы настроить сортировку, выберите команду Работа со сводными таблицами/Параметры/Сортировка/Сортировка или в контекстном меню на элементе поля, которое требуется отсортировать, выберите команду Сортировка/Дополнительные параметры сортировки.

Откроется диалоговое окно Сортировка.

Установите переключатель Параметры сортировки в положение по возрастанию или по убыванию. В списке с помощью поля выполните одно из следующих действий: для сортировки элементов по заголовкам выберите сортируемое поле; для сортировки элементов по их значениям в области данных выберите поле данных, содержащее сортируемые значения. Затем нажмите Ок

Вставка вычисляемого поля или вычисляемого элемента

Длядальнейшегоанализаданныхсводнойтаблицыможновоспользоваться двумя типами вычислений:

Вычисляемое поле- создается на основе существующих полей сводной таблицы, должнонаходитьсявобластиЗначениясводнойтаблицы(нельзя создавать вычисляемые поля в областях страниц, строк или фильтра).

Вычисляемый объект – рассчитывается с использованием содержимого других элементов, которые находятся в том же поле сводной таблицы. Вычисляемый элемент может находиться в области, строк, столбцов или фильтра отчета (и не может находиться в области значений)

Для создания вычисляемых полей или объектов нельзя использовать стандартные функции Excel/

Вставка вычисляемого поля

Щелкните в любом месте сводной таблицы. Выберите команду Работа

со сводными таблицами/Параметры/Сервис/Формулы/Вычисляемое поле. В поле Имя введите имя данного поля. Введите формулу в поле Формула . Чтобы использовать в формуле данные из другого поля, выберите это поле в списке Поля, а затем нажмите кнопку Добавить поле. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку OK.

Вставка вычисляемого объекта

Установите курсор в область сводной таблицы Названия строк или Названия столбцов. Выберите команду Работа со сводными таблицами/

Параметры/Сервис/Формулы/Вычисляемый объект. Откроется диалоговое окно. Введите имя вычисляемого элемента в поле с раскрывающимся списком Имя. Введите формулу для объекта в поле Формула. Чтобы использовать в формуле данные объекта поля, выберите этот объект в списке Элементы, а затем нажмите кнопку Добавить элемент. НажмитекнопкуДобавить, азатем— кнопкуOK. Еслинапервом шаге объекты были разгруппированы, теперь при необходимости можно сгруппировать их. Для вычисляемых объектов можно вводить различные формулы в ячейки по очереди.

Вычисляемыеобъекты, вотличиеотвычисляемыхполей, неотображаются в списке полей сводной таблицы

Можно отобразить список всех формул отчета. Щелкните в любой ячейке сводной таблицы, затем выберите команду Работа со сводными

таблицами/Параметры/Сервис/Формулы/Вывести формулы

Создание сводных диаграмм

Сводные диаграммы – это графическое представление данных, обобщенных в сводных таблицах. Сводные диаграммы всегда строятся только по данным сводных таблиц. Однако можно создавать сводные диаграммы до явного построения сводных таблиц, т.е. при создании сводной таблицы одновременно строится и сводная диаграмма. Excel предлагает два способа построения сводных диаграмм:

Поместите курсор в любую ячейку сводной таблицы и выберите команду

Работа со сводными таблицами/Параметры/Сервис/Сводная диаграмма

Выполните команду Вставка/Таблицы/Сводная таблица/Сводная диаграмма. Excel одновременно создаст сводную таблицу и сводную диаграмму

Между сводной таблицей и сводной диаграммой автоматически устанавливается двухсторонняя связь. Поэтому, если внесены какие-либо структурные изменения в одном из этих объектов, эти изменения сразу отобразятся на другом объекте

Если после создания сводной диаграммы удалить исходную сводную таблицу, сводная диаграмма останется на месте, т.к. ее поле Диапазон данных для диаграммы сохраняет исходные данные в виде массива

На панели Область фильтра сводной таблицы, которая появляется после выделения сводной диаграммы, в качестве заголовков осей указаны названия полей, помещенные в области Названия строк и Названия столбцов сводной таблицы. Здесь же отображены средства фильтрации значений этих полей. Поэтому, если внесены какие-либо изменения в сводной диаграмме с помощью средств фильтрации, эти изменения отобразятся и в сводной таблице

Чтобы скрыть панель Область фильтра сводной таблицы при выделенной сводной диаграмме, щелкните на кнопке Закрыть в правом верхнем углу этой панели. Чтобы снова отобразить панель Область фильтра сводной таблицы, выберите команду Работа со сводными

диаграммами/Анализировать/Показать или скрыть/Фильтр сводной таблицы,

На основании одной сводной таблицы можно создать любое количество сводных диаграмм, при этом каждую из диаграмм можно настраивать и форматировать независимо друг от друга.