Посібник помічника судді загального суду

Виды курсоров

Маркер выделения – для активизации одной ячейки и выделения диапазона ячеек.

Маркер перемещения - для перемещения и копирования (с клавишей Сtrl) данных путем перетаскивания мышью.

Маркер заполнения – для копирования, заполнения формул, списков и т.д.

Для выделения:

•столбца - щелкнуть кнопкой мыши на заголовке столбца или нажать

Ctrl+Пробел;

•строки - щелкнуть кнопкой мыши на номере строки или нажать Shift + Пробел;

•диапазона - щелкнуть левой кнопкой мыши на начальной ячейке диапазона и, не отпуская кнопку, протянуть маркер выделения на последнюю ячейку.

Для выделения можно перемещаться по ячейкам клавишами управления курсором, удерживая нажатой клавишу Shift

Для выделения нескольких несмежных диапазонов необходимо:

•выделить первый диапазон;

•нажать и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить следующий диапазон;

•отпустить клавишу Ctrl.

Для изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на разделительную линию между заголовками столбцов (при этом указатель примет вид двойной черной стрелки ) и перетащить правую границу заголовка столбца до нужной ширины. Чтобы автоматически установить ширину столбца в соответствии с самым длинным его элементом, нужно дважды щелкнуть на правой границе в заголовке столбца (автоподбор ширины).

Для изменения высоты строки необходимо перетащить нижнюю границу заголовка строки до нужной высоты

Чтобы задать одинаковую ширину для нескольких столбцов (одинаковую высоту для нескольких строк), необходимо выделить нужные столбцы (строки) и перетащить правую границу в заголовке любого из выделенных столбцов (нижнюю границу в номере любой из выделенных строк)

Для ввода данных необходимо выделить ячейку, набрать с помощью клавиатуры данные и нажать Enter (курсор переместится к нижней ячейке) или Tab (курсор переместится к ячейке справа) или клавишу управления курсором. Содержимое текущей ячейки отображается в строке формул

Чтобы отредактировать введенные данные, необходимо переместить указатель к нужной ячейке и нажать клавишу F2 или сделать двойной щелчок на ячейке или внести изменения в строке формул. Для завершения редактирования нажать клавишу Enter. Для отказа от редактировании нажать Esc

Для очистки содержимого ячеек достаточно их выделить и нажать клавишу Delete (или в контекстном меню для ячейки выбрать команду

Очистить содержимое).

Для добавления пустых строк или столбцов необходимо выделить те столбцы, слева от которых нужно вставить новые, или те строки, над которыми нужно вставить новые. и в контекстном меню выбрать команду Вставить или на вкладке Главная в группе команд Ячейки выбрать из списка Вставить соответствующий элемент или нажать Ctrl + «+»

Для удаления столбцов, строк или диапазонов нужно выделить необходимые элементы и выбрать в контекстном меню команду Удалить или на вкладке Главная в группе команд Ячейки выбрать из списка Удалить соответствующий элемент или нажать Ctrl + «–».

Чтобы скрыть строки (столбцы), выделите их и выберите на вкладке

Главная в группе команд Ячейки/Формат/Видимость соответствующую команду или команду Скрыть в контекстном меню. Для отображения скрытых строк (столбцов) выделите соседние строки (столбцы) и выберите на вкладке Главная в группе команд Ячейки/Формат/ Видимость соответствующую команду или в контекстном меню выберите

Отобразить

Копирование (перемещение) строк или столбцов

Для копирования группы ячеек с помощью буфера обмена необходимо:

•выделить группу ячеек

•скопировать выделенные ячейки в буфер обмена (комбинацией клавиш Ctrl+C или командой на вкладке Главная/Буфер обмена/ Копировать или командой Копировать из контекстного меню)

•перейтивячейку, начинаяскоторойбудетвставлятьсяскопированный диапазон

•вставить содержимое буфера обмена (комбинацией клавиш Ctrl+V

или командой вкладке Главная/Буфер обмена/Вставить или командой Вставить из контекстного меню)

Для копирования и перемещения выделенного диапазона ячеек можно подвестиуказательмышикграницедиапазона(чтобыонимелвидмаркера

перемещения) и перетащить диапазон левой кнопкой мыши в другое

место. Если при перетаскивании удерживать клавишу Ctrl, то происходит не перемещение, а копирование блока ячеек. Если перетаскивать правой кнопкой мыши, то по завершению перетаскивания появится контекстное меню, в котором следует выбрать нужную команду

Добавление строк или столбцов

Выделите строку или столбец, который требуется скопировать (переместить), выполните команду Копировать (Вырезать). Выделите строку или столбец, над которой или слева от которого требуется поместить выделенные ячейки. В контекстном меню выберите команду

Вставить скопированные ячейки (Вставить вырезанные ячейки)

Специальная вставка

Наибольшие возможности при копировании предоставляет диалоговое окно Специальная вставка, которое открывается с помощью команд

Главная/Буфер обмена/Вставить/Специальная вставка или через контекстное меню, которое вызывается на ячейке, куда будут вставляться скопированные данные.

В окне Специальная вставка расположено несколько переключателей: Все, Формулы, Значения, Форматы, Примечания, Условия на значение, С исходной темой, Без рамки, Ширина столбцов, Формулы и форматы чисел, Значения и форматы чисел.

Опция транспонировать изменяет ориентацию копируемого диапазона: строки становятся столбцами, а столбцы - строками

Заполнение смежных ячеек, прогрессии

Выделите ячейки с исходными значениями. Установите указатель мыши в правый нижний угол выделенной области и протащите маркер заполнения

по ячейкам, которые требуется заполнить, затем отпустите кнопку мыши.

Excel может автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и текста, датами и временем, основываясь на установленном образце. Для выбора варианта заполнения выделенных ячеек существует возможность Параметры автозаполнения. Например, можно выбрать режим Копировать ячейки вместо Заполнить. Чтобы задать прогрессию, следует либо перетащить маркер заполнения выделенного диапазона ячеек, либо воспользоваться командой Правка/

Заполнить/Прогрессия.

Форматирование данных

Средства форматирования рабочих листов Excel можно найти:

•на вкладке Главная

•на мини-панелях контекстных меню ячеек

•в диалоговом окне Формат ячеек

На вкладке Главная содержатся часто используемые инструменты, применяемые при стилистическом форматировании рабочих листов

(Шрифт, Выравнивание или Число)

После щелчка правой кнопкой мыши на любой ячейке или выделенном диапазоне появится контекстное меню, а также мини-панель, которая располагается немного выше контекстного меню, содержащая команды для форматирования шрифта, начертания, формата данных, цвета текста и т.п.

Диалоговое окно Формат ячеек состоит из ряда вкладок, с помощью которых можно выбрать практически любой тип стилистического форматирования. Вызвать окно можно одним из следующих способов:

•выбрав в контекстном меню команду Формат ячеек

•нажав Ctrl + 1

•щелкнув на кнопке открытия диалогового окна, расположенного в правом нижнем углу групп команд Шрифт, Выравнивание или

Число вкладки Главная

Копирование формата

Для копирования форматов из одной ячейки в другую или в диапазон ячеек используется кнопка-команда Формат по образцу, расположенная в группе команд Главная/Буфер обмена.

Сначала выделите ячейку или группу ячеек, имеющих те атрибуты форматирования, которые нужно скопировать. Затем щелкните на кнопке Формат по образцу. После того, как указатель мыши примет вид кисточки, щелкните и перетащите его по тем ячейкам, к которым нужно применить выбранные атрибуты форматирования. После этого кнопка Формат по образцу выключается. Чтобы можно было применить форматирование образца к нескольким несмежным диапазонам, после выделения исходного форматирования сделайте двойной щелчок на кнопке Формат по образцу. Тогда форматирование можно будет применять к нескольким диапазонам, последовательно выделяя их мышкой. Чтобы отключить копирование формата, щелкните на кнопке Формат по образцу или нажмите клавишу Esc

Создание таблиц

Таблица – это прямоугольный диапазон ячеек со структурированными данными. Каждая строка таблицы называется записью и содержит информацию о каком-то одном элементе.

Для преобразования заполненного диапазона в таблицу установите курсор в любой ячейке диапазона. Выберите команду Вставка/Таблица или нажмите Ctrl+T. Excel откроет диалоговое окно Создание таблицы, в котором будет указана ссылка на диапазон. При необходимости измените ссылку и нажмите Ок. Excel применяет к таблице стиль по умолчанию. Для изменения стиля таблицы поместите курсор в любой ячейке таблицы и выберите команду Конструктор/Стили таблиц. Excel откроет палитру стилей. Щелкните на подходящем стиле для его применения к таблице

Перемещение по таблице происходит как по обычному диапазону. Отличие проявляется только при нажатии клавиши Tab. Простое нажатие Tab приводит к перемещению курсора в соседнюю справа ячейку, но при достижении последнего столбца таблицы повторное нажатие Tab перемещает курсор в первую ячейку следующей строки.

Для выделения столбца таблицы поместите указатель мыши на верхнюю границу ячейки с заголовком столбца и щелкните один или два раза левой кнопкой мыши (или нажмите один или два раза Ctrl + Пробел). Один щелчок выделяет только данные, а повторный щелчок добавляет к

выделению ячейку с заголовком столбцам

Для выделения строки таблицы поместите указатель мыши на левую границу самой левой ячейки в строке и щелкните левой кнопкой мыши (или нажмите Shift + Пробел).

Для выделения всей таблицы поместите указатель мыши в верхний левый угол крайней левой ячейки с заголовком столбца и щелкните один или два раза или нажмите Ctrl +А

Чтобы вставить новый столбец в таблицу справа от существующих столбцов, перейдите в этот столбец и начните вводить данные. Excel автоматически расширит таблицу на новый столбец. Аналогично, если вводитьданныевпустуюстроку, непосредственнопримыкающуюктаблице снизу, Excel автоматически включит новую строку в таблицу (Если внизу таблицы находится строка итогов, то строка с данными, расположенная ниже строки итогов, не будет включена в таблицу)

Группа команд Конструктор/Параметры стилей таблиц содержит несколько команд-флажков, которые или скрывают некоторые элементы таблицы, или предлагают для отдельных элементов таблицы особое форматирование

Строкаитоговсодержитобобщающуюинформациюподаннымотдельных столбцов. По умолчанию в строке итогов отображаются суммы числовых значений в столбцах. Для выбора других функций щелкните на нужной ячейке в троке итогов, чтобы рядом с этой ячейкой появилась кнопка раскрывающегося списка. Раскройте список и выберите нужную функцию

Если необходимо обратно преобразовать таблицу в обычный диапазон ячеек, выполните команду Конструктор/Сервис/Преобразовать в диапазон. Диапазон сохранит форматирование таблицы, но функционировать как таблица он уже не будет

Проверка вводимых значений

Средство проверки позволяет задать определенные правила, по которым будет определяться, какие данные могут содержаться в ячейке.

Выделите ячейки, для которых требуется проверка, выберите команду

Данные/Работа с данными/Проверка данных. В открывшемся окне на вкладке Параметры определите требуемый тип проверки. Чтобы при выделении ячейки отображалось дополнительное сообщение для ввода, перейдите на вкладку Сообщение для ввода и установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, после чего

укажите заголовок и введите текст для сообщения. Определите способ, которым Excel будет сообщать о вводе неправильных данных на вкладке

Сообщение об ошибке.

Чтобы выделить неверные данные, выберите команду Данные/Работа с

данными/Проверка данных/Обвести неверные данные

Формулы

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на листе. Формула начинается со знака равенства (=). Формула также может включать константы, операторы, функции, ссылки на ячейки.

Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Для вставки функции в указанную ячейку выберите команду Формулы/Библиотека функций/… или щелкните на кнопке Вставить функцию в левой части строки формул. В диалоговом окне Мастер функций выберите тип функции в поле Категория, затем функцию в списке функций и щелкните на кнопке ОК. В полях ввода введите аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки), затем щелкните на кнопке ОК.

Для вставки функции в другую функцию выберите вставляемую функцию из раскрывающегося списка в поле Имя, которое при вводе формулы заменяется списком Функция. Если нужной функции не оказалось в списке, выберите пункт Другие функции. После ввода аргументов вставляемой функции для возврата к диалоговому окну предыдущей функции щелкните на имени этой функции в строке формул

Создание диаграмм

Выделите на листе ряды данных, которые должны быть отражены на диаграмме. Ряд данных – это набор связанных между собой элементов данных, отображаемых надиаграмме. Каждому рядуданныхнадиаграмме соответствует отдельный цвет или способ обозначения, указанный на легенде диаграммы. Если ячейки, по данным которых требуется построить диаграмму, не являются смежными, выделяйте их, удерживая Ctrl. Затем выберите команду Вставка/Диаграммы и выберите тип диаграммы.

На текущий лист будет добавлена диаграмма.

С помощью команд контекстных вкладок Работа с диаграммами можно

изменить внешний вид диаграммы, ее структуру, добавить или удалить те или иные элементы диаграммы

Для выделения элемента диаграммы щелкните на самом элементе. Для настройки или изменения соответствующего элемента выберите в контекстном меню для этого элемента команду Формат… или с помощью контекстной вкладки Работа с диаграммами/Формат

Для удаления диаграммы выделите ее и нажмите Delete.

Чтобы быстро построить гистограмму на отдельном листе по выделенным данным, нажмите клавишу F11

Условное форматирование

Условное форматирование – форматирование, которое применяется к ячейке, если выполнено некоторое условие. На одну ячейку можно наложить сколько угодно условий

Выделите ячейки, выберите команду Главная/Стили/Условное форматирование для открытия списка группы правил. После выбора из списка одного из правил Excel отобразит диалоговое окно, в котором можно задать конкретные параметры форматирования ячеек. Вид окна зависит от выбранного правила. Если ни одно из заданных условий не принимает истинного значения, формат ячеек остается прежним.

Закрепление областей

Закрепление областей позволяет выбрать данные, которые остаются видимыми при прокрутке листа. Чтобы закрепить:

•Верхнюю горизонтальную область — выделите строку, над которой требуется закрепить область.

•Левую вертикальную область — выделите столбец, слева от которого требуется закрепить область

•Обе области — выделите ячейку, расположенную справа и ниже того места, где требуется разбить лист.

Выберите в меню Вид/Окно/Закрепить области и укажите нужную команду.

Чтобы снять закрепление областей, выберите в меню Вид/Окно/Снять

закрепление областей.

Относительные и абсолютные ссылки

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле

При использовании в формулах ссылок на ячейки можно щелкать мышкой на соответствующих ячейках или перемешаться к нужным ячейкам клавишами управления курсором, а знаки арифметических операций вводить с клавиатуры

Относительная ссылка в формуле указывает на положение ячейки в таблице относительно той ячейки, в которой расположена формула. При копировании формул относительные ссылки изменяются. Обозначаются относительные ссылки указанием названия столбца и номера строки ячейки, например А1, С6 и т.п.

Абсолютная ссылка всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте таблицы. При копировании формул абсолютная ссылка не изменяется. Обозначается абсолютная ссылка указанием знака $ перед названием столбца и перед номером строки, например, $A$1.

В смешанных ссылках только одна часть адреса является абсолютной (например $A6, B$9)

По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, за исключением ссылок на ячейки, находящиеся в других листах или рабочих книгах. Для преобразования относительной ссылки в абсолютную установите курсор рядом со ссылкой и нажмите F4

Ссылки на ячейки из других листов рабочей книги:

Имя_Листа!Адрес_Ячейки

Если имя листа содержит пробелы, то нужно заключить это имя в одинарные кавычки

Ссылки на ячейки из других рабочих книг:

[Имя_Рабочей_Книги] Имя_Листа!Адрес_Ячейки

Если имя книги содержит пробелы, то нужно заключить это имя в одинарные кавычки

Имена ячеек и диапазонов

Excel позволяет присваивать ячейкам и диапазонам содержательные имена.

Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть: буквами, числами, точками и знаками подчеркивания. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки, имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает. По умолчанию имена являются абсолютными ссылками.

Выделите ячейку, диапазон ячеек или несмежный диапазон, которому требуется присвоить имя, и выполните команду Формулы/Определение имени/Присвоить имя. Excel отобразит диалоговое окно Создание имени. Введите имя в поле ввода или воспользуйтесь тем, которое предложит программа и нажмите Ок.

Для быстрого создания имени выделите ячейку (или диапазон), затем щелкните в поле Имя и введите имя. Нажмите Enter и имя будет создано.. Поле Имя

– это раскрывающийся список, который содержит все имена, использующиеся в данной рабочей книге. Чтобы выбрать ячейку (или диапазон), у которой

есть имя, щелкните на поле Имя и выберите из списка нужное имя. В результате Excel выделит соответствующую ячейку или диапазон ячеек.

В одной рабочей книге можно создать любое количество имен ячеек и диапазонов. Для управления именами выберите команду Формулы/

Определение имени/Диспетчер имен. Откроется диалоговое окно, с

помощью которого можно редактировать, создавать, удалять имена.

Чтобы в формулах, созданных до присвоения имени, изменить ссылки на ячейки именами ячеек, выберите команду Формулы/Определенные

имена/Присвоить имя/Применить имена