
Оформление дел для архива
Оформление дел
Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).
Дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по завершении года.
Полное оформление дел включает в себя следующий комплекс работ:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);
нумерация листов дела;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
подшивка или переплет дела.
Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ЭК организации, а если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение, — то и под контролем государственного архива.
Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.
Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Все листы дела, кроме листа-заверителя, нумеруются.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом. Иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, фотографии и т.п.) не подшивают, а вкладывают в конверты: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером — каждое вложение.
Для учета количества листов в деле и внутренней описи, фиксации особенностей нумерации в конце дела на отдельном листе помещается лист-заверитель по установленной форме и количество листов выносится на обложку дела.
В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), — количество листов внутренней описи (при ее наличии), и оговариваются особенности нумерации:
наличие литерных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет;
номера крупноформатных листов (сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу);
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи.
Внесение необходимых изменений в реквизиты обложки дела предусматривает уточнение наименования организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело.
Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним.
Затем уточняется заголовок дела (тома, части), количество листов, крайние даты.
Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома.
Обязательным реквизитом обложки дела является указание на количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно.
Крайними датами дела являются: дата самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело.
Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено.
При обозначении на обложке дела крайние даты документа указываются арабскими цифрами. Например: 09.01-29.07.2002.
Составление описей
В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренние описи нужны в случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, «Приказы директора по основной деятельности».
Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа. Внутренняя опись является своеобразным оглавлением и способствует обеспечению сохранности документов.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи (подшивки последнего документа в дело).
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
На дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу, оформленные в соответствии с правилами, составляются описи.
«Основные правила работы архивов организации» дают следующее определение термину «архивная опись».
Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи выполняют три основные функции:
закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи;
обеспечивают учет и сохранность документов;
раскрывают состав и содержание документов.
Опись является одновременно и учетным документом, и справочником по содержанию, обеспечивающим оперативный поиск документов. Опись состоит из:
титульного листа;
описательной статьи;
справочного аппарата.
Описательная статья содержит:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части) по номенклатуре;
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;
дату или крайние даты дела;
количество листов в деле (томе, части);
примечания.
Описи составляются по установленной форме. Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.
Перед внесением заголовков дел в опись проверяют:
качество формирования и оформления дел;
соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.
При просмотре дел проверяются:
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
качество подшивки или переплета дел;
правильность нумерации листов дела;
наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи;
правильность оформления обложки дела;
наличие и правильность заверительной надписи дела.
Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи.
Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками, пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о микрофильмировании дела и т. п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.