Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
архив.doc
Скачиваний:
31
Добавлен:
23.02.2016
Размер:
127.49 Кб
Скачать

Оформление дел для архива

Оформление дел

Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

Дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по завершении года.

Полное оформление дел включает в себя следующий комплекс работ:

  1. оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

  2. пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);

  3. нумерация листов дела;

  4. составление листа-заверителя дела;

  5. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

  6. подшивка или переплет дела.

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ЭК организации, а если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение, — то и под контролем государственного архива.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.

Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Все листы дела, кроме листа-заверителя, нумеруются.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом. Иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, фотографии и т.п.) не подшивают, а вкладывают в конверты: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером — каждое вложение.

Для учета количества листов в деле и внутренней описи, фиксации особенностей нумерации в конце дела на отдельном листе помещается лист-заверитель по установленной форме и количество листов выносится на обложку дела.

В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), — количество листов внутренней описи (при ее наличии), и оговариваются особенности нумерации:

  • наличие литерных номеров;

  • номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет;

  • номера крупноформатных листов (сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу);

  • номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи.

Внесение необходимых изменений в реквизиты обложки дела предусматривает уточнение наименования организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело.

Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним.

Затем уточняется заголовок дела (тома, части), количество листов, крайние даты.

Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Обязательным реквизитом обложки дела является указание на количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно.

Крайними датами дела являются: дата самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело.

Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено.

При обозначении на обложке дела крайние даты документа указываются арабскими цифрами. Например: 09.01-29.07.2002.

Составление описей

В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренние описи нужны в случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, «Приказы директора по основной деятельности».

Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа. Внутренняя опись является своеобразным оглавлением и способствует обеспечению сохранности документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи (подшивки последнего документа в дело).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

На дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу, оформленные в соответствии с правилами, составляются описи.

«Основные правила работы архивов организации» дают следующее определение термину «архивная опись».

Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи выполняют три основные функции:

  1. закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи;

  2. обеспечивают учет и сохранность документов;

  3. раскрывают состав и содержание документов.

Опись является одновременно и учетным документом, и справочником по содержанию, обеспечивающим оперативный поиск документов. Опись состоит из:

  • титульного листа;

  • описательной статьи;

  • справочного аппарата.

Описательная статья содержит:

  • порядковый номер дела (тома, части) по описи;

  • индекс дела (тома, части) по номенклатуре;

  • заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

  • дату или крайние даты дела;

  • количество листов в деле (томе, части);

  • примечания.

Описи составляются по установленной форме. Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяют:

  • качество формирования и оформления дел;

  • соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются:

  1. соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

  2. качество подшивки или переплета дел;

  3. правильность нумерации листов дела;

  4. наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи;

  5. правильность оформления обложки дела;

  6. наличие и правильность заверительной надписи дела.

Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи.

Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками, пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о микрофильмировании дела и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.