Экспертиза ценности документов и перечни документов
Понятие экспертизы ценности документов
Документы как источники информации не равноценны.
Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.
Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.
По срокам хранения документы подразделяются на три группы:
документы постоянного хранения;
документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
документы временного хранения (до 10 лет включительно).
В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:
отбор ценных документов для вечного хранения, а также отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, — для длительного хранения (свыше 10 лет);
выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141-98).
В результате проведения экспертизы ценности:
устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
определяются уникальные и особо ценные дела;
осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
К критериям происхождения относятся:
роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
значимость выполняемых ими функций;
время и место образования документов.
Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.
К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению.
Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
К критериям содержания относятся:
значимость отраженных в документах событий;
значение информации, содержащейся в документе;
повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
вид документа;
подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся:
форма фиксирования и передачи содержания;
удостоверение и оформление документа;
физическое состояние документа.
Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.
Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:
при разработке и составлении номенклатуры дел;
при регистрации документов;
при направлении исполненных документов в дела;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.
Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.
Перечни документов с указанием сроков хранения
Основными нормативными документами для отбора документов на дальнейшее хранение или уничтожение являются перечни документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел.
Перечень документов с указанием сроков хранения — это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141-98).
В настоящее время в системе перечней документов с указанием сроков хранения различают: типовой и ведомственный перечни.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются однотипные дела с распорядительными документами, с планами, отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.
Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т. п.). Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, включающие типовые документы и содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы.
В 2000г. издан новый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Он распространяет свое действие на документы, созданные начиная с 1995г. Для установления сроков хранения документов за 1980-е и 1990-е гг. необходимо пользоваться типовым Перечнем 1989г. Перечнем 1989г. необходимо пользоваться также при определении сроков хранения документов действующей второй части (научно-исследовательские, технические и др.).
Типовой Перечень 2000г. распространяется на документы и государственных, и негосударственных организаций.
Указанные в перечне сроки хранения документов разные организации применяют по-разному.
Постоянный срок хранения применяется государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры.
Другие организации используют срок хранения 10 лет и сами преобразуют этот срок.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями.
Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы. Их список дан в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня.
Изменились сроки хранения личных дел рабочих и служащих. Прежде срок хранения этих документов был 75 лет минус возраст (75 л - в), теперь — 75 лет.
Следует помнить, что существует так называемая «запретная зона», которой является 1945г. Документы, образовавшиеся до 1945г., нельзя уничтожать без согласования с ЭПК. Практически срок хранения этих документов — постоянно.
Типовые и ведомственные перечни состоят из основной части и вспомогательного справочного аппарата.
Основная часть (описательные статьи) — это наименования видов и разновидностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хранения.
Вспомогательная часть включает в себя указания по применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.
Начинаются перечни с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям. Статья — это порядковый номер заголовка дела.
Описательная статья в перечне содержит: порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов, сроки хранения, примечания.
Перечни включают 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций независимо от уровня в системе управления и вида деятельности, форм собственности: организация системы управления, планирование деятельности, финансирование и т. д. Разделы перечня подразделяются на подразделы по более узким вопросам.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по значимости вопросов и видам документов.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
Перечень не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и вопросов деятельности организаций.
Срок хранения дела исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Отметка «ЭПК», проставленная в Перечне рядом с указанием временного срока хранения, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение, и судьбу таких документов решает ЭК организации после полистного изучения дела.
Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения не может быть менее одного года.
Снижение сроков хранения, установленных типовым или ведомственным перечнем, запрещается.
К типовым перечням относится и «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы», который содержит документы только государственных учреждений и не отражает появившихся в стране новых видов и разновидностей управленческих документов.
Для негосударственных коммерческих предприятий в 1996г. издано справочное пособие «Управленческие документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».
В 2000г. вышел в свет «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения».
Из новых ведомственных перечней в 1990-х гг. созданы:
Перечень Государственной думы;
Перечень Центрального банка Российской Федерации;
Перечень Сберегательного банка Российской Федерации.