Правовые аспекты приема на работу нового сотрудника, Александр Шевцов, с.36-46, Кадровик. Управление персоналом №8-2014

Чем руководствоваться при приеме на работу нового сотрудника?

При приеме на работу нового сотрудника прежде всего нужно руководствоваться№:

Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК).

Основные статьи ТК, регламентирующие прием на работу:

● ст. 16–29 (заключение трудового договора);

● ст. 53–55 (обязанности работников и нанимателей);

● ст. 56–80 (заработная плата);

● ст. 221–232 (охрана труда);

● ст. 343–351 (работа по совместительству).

Кроме знания перечисленных статей ТК нужно изучить следующие основные нормативные акты, регламентирующие вопросы

приема на работу:

1. Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников , утвержденную постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек).

2. Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

3. Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (с последующими изменениями и дополнениями).

4. Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденную постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (с последующим изменениями и дополнениями).

5. Закон Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230- З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» ( с последующими изменениями и дополнениями) (далее - Закон № 230- З).

6. Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662 (с последующими изменениями и дополнениями).

7. Закон Республики Беларусь от 04.01.2010 № 105-З « О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства

в Республике Беларусь » (с последующими изменениями и дополнениями).

ОФОРМЛЕНИЕ НОВОГО СОТРУДНИКА НА РАБОТУ

Шаг 1. Знакомимся с заявлением о приеме на работу и резолюцией на заявлении.

Необходимо обратить внимание, что в соответствии с ч. 1 ст. 16 ТК запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора со следующими категориями граждан :

● направленными на работу государственной службой занятости в счет брони, включая граждан, обязанных возмещать расходы , затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении ;

● письменно приглашенными на работу в порядке перевода от одного нанимателя к другому по согласованию между ними, в течение одного месяца со дня выдачи письменного приглашения, если стороны не договорились об ином;

● прибывшими на работу в соответствии с заявкой нанимателя или заключенным договором после окончания учреждения образования;

● имеющими право на заключение трудового договора на основании коллективного договора, соглашения;

● прибывшими на работу после окончания государственных учреждений образования по направлению;

● женщинами по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей в возрасте до 3 лет, а одиноким матерям - с наличием ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка - инвалида - до 18 лет);

● военнослужащими срочной военной службы, уволенными из Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь и направленными на работу в счет брони для предоставления первого рабочего места.

!При отказе в заключении трудового договора с указанными гражданами по требованию гражданина или специально уполномоченного государственного органа наниматель обязан известить их о мотивах отказа в письменной форме не позднее 3 дней после обращения.

Отказ нанимателя в заключении трудового договора может быть обжалован в суд ( ч. 3 ст. 16 ТК).В случае признания незаконным отказа в приеме на работу суд выносит решение , обязывающее нанимателя заключить трудовой договор , с указанием срока исполнения решения .

Наниматель во исполнение решения суда обязан заключить трудовой договор с лицами, приглашенными на работу в порядке перевода от другого нанимателя, с первого рабочего дня, следующего за днем увольнения с предыдущей работы, если соглашением сторон не было предусмотрено иное, а с другими лицами - со дня обращения к нанимателю с предложением о заключении трудового договора.

В предусмотренных случаях законодательство запрещает принимать на работу отдельные категории граждан при определенных условиях. Такие случаи относятся к: - несовершеннолетним моложе 16 лет, а при письменном согласии одного из родителей (усыновителей, попечителей) — моложе 14 лет (ст. 21 ТК);

- женщинам и несовершеннолетним при приеме на тяжелые и подземные работы, а также на работы с вредными условиями труда (ст. 262 и 274 ТК);

- совместной работе в одной и той же государственной организации ( обособленном подразделении ) на должности руководителя , главного бухгалтера ( его заместителей ) и кассира лиц , состоящих между собой в близком родстве или свойстве ( родители , супруги, братья, сестры, сыновья , дочери, а также братья ,сестры, родители и дети супругов ), если их работа связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому ( ст. 27 ТК);

- гражданам, не достигшим 18 лет, при приеме на работу, связанную с производством, хранением и торговлей спиртными напитками ;

- лицам, не имеющим необходимого образования при замещении должностей, требующих наличия такого образования (например, врачей); лицам, не предъявившим необходимые документы при приеме на работу (ст. 26 ТК); лицам, претендующим на прием на работу (должность) при наличии вступившего в законную силу приговора суд, которым запрещено занимать определенные должности

или заниматься определенной деятельностью

(ст. 51 УК).

В соответствии со сложившейся судебной практикой ( а для совместителей - согласно ч . 4 ст. 348 ТК) не могут быть приняты на работ, связанную с материальной ответственностью , лица, имеющие неснятую и непогашенную судимость за корыстные преступления.

При получении заявления о приеме работнику кадровой службы следует обратить внимание на:

● дату приема;

● условия приема;

● условие об испытании.

Образец заявления о приеме на работу

ЗАЯВЛЕНИЕ Директору ООО « Юпитер»

11.04.2014 № 47 Петрову Н.М.

Иванов Иван Иванович

ул. Каховская, 53, 220068, г. Минск

тел. 8 044 66 66 66

11.04.2014 № 47

Начальнику отдела кадров Сидорову И.Л.

Принять Иванова И.И. водителем автомобиля

1 класса в отдел международных перевозок грузов

14.04.2014 по контракту на три года с трехмесячным

предварительным испытанием с окладом

5 500 000 руб. в месяц.

(Петров) Н.М.Петров

11.04.2014

Прошу принять меня водителем автомобиля 1 класса в отдел международных перевозок грузов 14 апреля 2014 г.

Иванов Иванов И.И.Иванов

Начальник отдела кадров

Сидоров И.Л.Сидоров

11.04.2014

На заявлении о приеме на работу руководитель организации ставит резолюцию, которая включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана собственноручно руководителем организации и датирована.

Шаг 2. Принять от работника документы для оформления приема.

В соответствии с ч. 1 ст. 26 ТК при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:

● документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

● трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

● диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

● направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

● индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);

● декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без указанных документов не допускается (ч. 2 ст. 26 ТК).

Документы, не предусмотренные законодательством, запрещается требовать при заключении трудового договора.

! Лица в возрасте от 14 до 16 лет в связи с отсутствием паспорта представляют свидетельство о рождении.

Документами воинского учета являются военный билет или приписное свидетельство.

Лица, поступающие на работу впервые, и совместители не обязаны предъявлять трудовую книжку (у совместителей она хранится по основному месту работы).

Если законодательство (ЕТКС, ЕКСД и др. предусматривает возможность приема на работу с наличием определенного образования или профессиональной подготовки, то наниматель обязан потребовать от поступающего на работу предъявления соответствующего документа ( например, на должность врача может быть принят гражданин, имеющий высшее медицинское образование , а водителем – только гражданин , имеющий водительское удостоверение на право управления автомобилем).

В соответствии с ч. 1 ст. 10 Закона № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном учете в системе государственного социального страхования» наниматели - плательщики страховых взносов имеют право требовать от застрахованного лица при приеме его на работе предъявить свидетельство социального страхования, а в случае его отсутствия – представит сведения, необходимые для регистрации за страхованного лица в органах, осуществляющих персонифицированный учет.

Медицинское заключение о состоянии здоровья должны предъявлять лица, которые обязаны проходить обязательные предварительные при поступлении на работу медицинские осмотры. В соответствии со ст. 228 ТК к таким лицам относятся работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или на работах, где в соответствии с законодательством есть необходимость в профессиональном отборе.

Согласно ст. 344 ТК при приеме совместителя на тяжелую работу или работу с вредными и (или) опасными условиями труда наниматель вправе потребовать от него справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Кроме представления обязательных документов, предусмотренных трудовым законодательством при заключении договора, работник вправе предъявить нанимателю рекомендательное письмо и другие документы , характеризующие предшествующую работу.

В случае нарушения запрета, установленного в ч. 2 ст. 26 ТК, и приема на работу без документов, предусмотренных в ч. 1 ст. 26 ТК, трудовой договор подлежит прекращению по п. 3 ст. 44 ТК в связи с нарушением установленных правил приема на работу.

В случае возникновения сомнений в подлинности документа об образовании наниматель обязан направить запрос в Министерство образования Республики Беларусь о подтверждении факта его выдачи конкретному лицу (ч. 2 ст. 54 ТК).

Шаг 3. Оформить трудовой договор.

При оформлении трудового договора необходимо:

● проверить правильность условий договора, реквизиты сторон, после чего передать его работнику на подпись;

● проверить наличие подписи работника на трудовом договоре ; ● после подписания трудового договора у нанимателя передать работнику второй экземпляр трудового договора с записью о получении и соответствующей росписью работника на первом экземпляре.

Исходя из ст. 1 ТК трудовой договор представляет собой соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.

Сторонами трудового договора являются наниматель и работник .

Письменная форма трудового договора является обязательной как по основному месту работы, так и по совместительству. При оформлении трудового договора нельзя допускать какие -либо ошибки, опечатки и зачеркивания .

Трудовой договор состоит из трех частей:

- реквизиты сторон трудового договора;

- содержательная часть трудового договора;

- подписи сторон.

В содержательную часть трудового договора должны входить обязательные условия, а также по усмотрению нанимателя могут входить и дополнительные условия.

В соответствии с ч. 2 ст. 19 ТК трудовой договор должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия:

● данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

● место работы с указанием структурного подразделения , в которое работник принимается на работу ;

● трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным

справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь;

● основные права и обязанности работника и нанимателя;

● срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

● режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

● условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Следует обратить внимание на место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу. Место работы нужно отличать от рабочего места. Как правило, место работы состоит из определенного количества рабочих мест. В случае отсутствия на своем рабочем месте (например, возле станка), работник может находиться на месте работы (например, на складе, в другом цехе). В таком случае отсутствие, даже если оно продолжалось более 3 часов без уважительных причин, будет являться не прогулом согласно п. 5 ст. 42 ТК, а обычным нарушением трудовой дисциплины. Тем более что в п. 5 ст. 42 ТК речь идет об отсутствии на работе, а не на рабочем месте.

Квалификационные требования применительно к конкретным, специальностям, должностям предусмотренные ЕТКС и ЕКСД, конкретизируются применительно к конкретным условиям работы при помощи должностных инструкций, положений о структурных подразделениях, технических правил, регламентов и других подобных доку ментов.

Часть 3 ст. 19 ТК не содержит окончательного перечня дополнительных условий, которые могут быть включены в трудовой договор, а содержит правило, в соответствии с которым в трудовой договор могут быть включены иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором. По этой причине в трудовой договор могут быть включены следующие дополнительные условия:

- об установлении испытательного срока;

- об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя;

- об уточнении места работы;

- о неразглашении коммерческой тайны;

- об улучшении социально - бытовых условий работника и членов его семьи;

- об уточнении прав и обязанностей сторон , установленных трудовым законодательством, по отношению к условиям работы данного работника;

- о конкретном времени предоставления отпуска;

- о преимущественном праве на возвращение на работу при увольнении по сокращению штата после восстановления объемов работ у нанимателя;

- о закреплении специального оборудования для работы (компьютера и др.), праве пользования Интернетом;

- о выделении ссуды на строительство или обустройство жилья.

Как обязательные, так и дополнительные условия, включенные в трудовой договор, являются обязательными для сторон.

Часть 4 ст. 19 ТК содержит общее правило, обязательное для любых трудовых договоров, в соответствии с которым трудовые договоры могут быть изменены только с согласия заключивших их сторон.

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 ( с последующими изменениями и дополнениями).

Как следует из разъяснения ст. 25 ТК, началом действия трудового договора является:

● день начала работы, определенный в трудовом договоре сторонами ;

● фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе, которое должно быть письменно оформлено не позднее 3 дней после предъявления требования работника, профсоюза исходя из сложившихся условий.

В соответствии со ст. 1 ТК уполномоченным должностным лицом нанимателя является руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений.

Фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе должно быть письменно оформлено не позднее 3 дней после предъявления требования работника, профсоюза исходя из сложившихся условий (ч. 3 ст. 25 ТК).

До дня начала работы наниматель не вправе осуществлять в отношении работника какую - либо власть, а работник не вправе претендовать на получение зарплаты и реализацию других трудовых прав.

Независимо от фактического выхода на работу трудовой договор начинает действовать в день, определенный сторонами как день начала работы.

В случае болезни работника до дня начала работы он приобретает право на пособие по временной нетрудоспособности, и за ним сохраняется место работы (должность) со дня начала работы.

При невыходе работника без уважительной причины на работу в день начала работы наниматель вправе его уволить за прогул по п. 5 ст. 42 ТК.

В случае отказа нанимателя от надлежащего оформления приема на работу и последующего недопущения к работе работника последний вправе обратиться с иском в суд о понуждении нанимателя к надлежащему оформлению приема на работу.

Шаг 4. Оформить приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Распоряжение представляет собой правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись (ч. 4 ст. 25 ТК).

Приказ (распоряжение) нанимателя о приеме на работу не может противоречить письменной форме трудового договора, потому что этот договор подписывается обеими сторонами и может быть изменен только с их согласия (ч. 4 ст. 19 ТК).

Как правило, приказ (распоряжение) о приеме работника на работу издается нанимателем после заключения с работником трудового договора в тот же день.

В приказе (распоряжении) о приеме на работу кроме обязательных реквизитов указываются следующие сведения:

● полностью фамилия, имя и отчество работника;

● точное наименование трудовой функции с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией согласно требованиям п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК;

● дата начала работы, которая должна совпадать с датой начала работы, указанной нанимателем и работником в трудовом договоре;

● условия оплаты труда. При указании этого условия можно сделать отсылку к трудовому договору или штатному расписанию.

В некоторых случаях в приказе ( распоряжении ) указываются и другие условия, например:

- срок договора;

- испытательный срок;

- указание о совместительстве.

Если в нарушение ч. 4 ст. 25 ТК приказ (распоряжение) о приеме на работу не издан, то это обстоятельство не может повлиять на действительность заключенного трудового договора. В этом случае приказ (распоряжение) должен исполняться в силу достигнутых взаимных договоренностей на основании ст. 18 и 19 ТК.

Наниматель может быть понужден к изданию приказа ( распоряжения) соответствующими судебными, контрольными или надзорными органами и наказан ими.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись. Согласно сложившейся практике это необходимо сделать в 5-дневный срок после подписания соответствующего документа.

Образец приказа о приеме на работу

Общество с ограниченной

ответственностью « Юпитер»

(ООО « Юпитер»)

ПРИКАЗ

14.04.2014 №119- к

г. Минск

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

Иванова Ивана Ивановича водителем автомобиля 1 класса в отдел международных перевозок грузов 14.04.2014 по контракту на 3 года с 3-месячным предварительным испытанием с окладом 5 500 000 руб. в месяц.

Основание: 1. Заявление Иванова И.И. от 14.04.2014

2. Контракт от 14.04.2014 № 97.

Директор Петров Н.М.Петров

Начальник отдела кадров

Сидоров И.Л.Сидоров

14.04.2014

С приказом ознакомлен Иванов И.И.Иванов

14.04.2014

Шаг 5. Ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок.

Документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, являются:

● правила внутреннего трудового распорядка;

● коллективный договор, соглашение;

● положения и инструкции по охране труда и технике безопасности ;

● должностные инструкции работников;

● графики работ (сменности);

● графики отпусков;

● другие локальные нормативные право вые акты;

● уставы и положения о дисциплине.

Шаг 6. Провести вводный инструктаж по охране труда.

Помимо случаев, предусмотренных законодательством, наниматель обязан не допускать к работе ( отстранить от работы) в соответствующий день ( смену ) работника не прошедшего инструктаж , проверку знаний по охране труда (п. 2 ч. 2 ст. 49 ТК).

В соответствии с ч. 5 ст. 49 ТК при отстранении от работы работника, который не прошел инструктаж, проверку знаний по охране

труда либо медицинский осмотр в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, не по своей вине, ему производится оплата за все время отстранения от работы в соответствии с ч. 1 ст. 71 ТК (не ниже двух третей установленной ему тарифной ставки (оклада).

Согласно разъяснению Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам

охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175 ( с по-

следующими изменениями и дополнениями), по характеру и времени проведения инструктаж по охране труда подразделяют на:

● вводный;

● первичный на рабочем месте;

● повторный;

● внеплановый;

● целевой.

Вводный инструктаж по охране труда (далее - вводный инструктаж) проводится с лицами при:

- приеме на постоянную или временную работу в организацию;

- участии в производственном процессе, привлечении к работам (оказанию услуг) в организации или на ее территории, выполнении

работ (оказании услуг) по заданию организации (по заключенному с организацией договору).

Вводный инструктаж проводится также с работниками других организаций, в том числе командированными, при участии их в производственном процессе или выполнении работ на территории организации.

Вводный инструктаж проводится по утвержденной руководителем организации программе (инструкции), которая разрабатывается с учетом специфики деятельности организации.

Типовой перечень вопросов программы вводного инструктажа по охране труда:

1. Сведения об организации, о характере и степени опасности факторов производственной среды и трудового процесса, наличии потенциально опасных видов деятельности, производств и объектов.

2. Правила поведения работающих на территории организации, в производственных зданиях (помещениях).

3. Основные положения Трудового кодекса Республики Беларусь, Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356- З « Об охране труда» (с последующими изменениями и дополнениями), других нормативных правовых актов по охране труда:

3.1. трудовой договор, рабочее время и время отдыха. Охрана труда женщин и лиц моложе 18 лет. Коллективный договор (соглашение). Компенсации по условиям труда;

3.2. правила внутреннего трудового распорядка организации, ответственность за нарушение этих правил;

3.3. организация работы по управлению охраной труда, проведению контроля за соблюдением законодательства об охране труда в организации:

- обязанности нанимателя по обеспечению охраны труда;

- обязанности работающего по охране труда;

- право работающего на охрану труда;

- ответственность работающего за нарушение требований охраны труда;

- предварительные при поступлении на работу, периодические и внеочередные медицинские осмотры;

- возмещение вреда, причиненного жизни и здоровью работника, связанного с исполнением им трудовых обязанностей;

- обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

4. Основные вредные и (или) опасные производственные факторы, характерные для конкретного производства, особенности их воздействия на работающих.

5. Обеспечение средствами индивидуальной защиты.

6. Обеспечение смывающими и обезвреживающими средствами.

7. Обстоятельства и причины несчастных случаев, аварий, инцидентов, пожаров, происшедших в организации и других организациях, осуществляющих однородный вид деятельности.

8. Порядок расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

9. Действия работников при несчастном случае на производстве. Оказание первой помощи потерпевшим при несчастных случаях.

10. Гигиена труда. Требования личной гигиены.

11. Предупреждение и ликвидация чрезвычайных ситуаций. Способы защиты и действия в чрезвычайных ситуациях. Пожарная безопасность. Обеспечение пожарной безопасности и противопожарного режима в организации.

Вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист организации, на которого возложены эти обязанности. В небольших организациях вводный инструктаж может проводиться руководителем организации.

Регистрация вводного инструктажа осуществляется в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда.

В небольших организациях регистрацию вводного инструктажа допускается осуществлять в журнале регистрации инструктажа по охране труда.

Шаг 7. Оформить личную карточку формы Т-2.

Проверить правильность данных работника, указанных в карточке.

Работник подтверждает личной подписью правильность и достоверность своих данных.

Личная карточка формы Т-2 предусмотрена Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Шаг 8. Записать нового работника и внести изменения в штатное расписание и в табель использования рабочего времени.

Шаг 9. Передать копию приказа о приеме на работу в бухгалтерию (под роспись работника бухгалтерии в журнале регистрации приказов о приеме на работу).

Шаг 10. Сформировать и оформить личное дело работника.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

● внутренняя опись документов личного дела;

● дополнение к личному листку по учету кадров;

● личный листок по учету кадров;

● автобиография;

● копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

● заявление о приеме на работу;

● копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу назначении на должность).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно - политические, научные и личные качества работника:

- характеристики и аттестационные листы;

- списки научных трудов и изобретений;

- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

- иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В личное дело не включаются:

● копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

● справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

● другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Шаг 11. Зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним трудовую книжку работника.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней) (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).

Шаг 12. Заполнить трудовую книжку работника.

Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется нанимателем (уполномоченным должностным лицом) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).

РЕКОМЕНДАЦИИ ПРИ ПРИЕМЕ НОВОГО СОТРУДНИКА НА РАБОТУ

1. Не принимайте на основную работу сотрудника , который не принес трудовую книжку, потому что может оказаться, что сотрудник еще не уволен с прежнего места работы или уволен не по той статье, о которой он вам сообщил.

2. Не оформляйте трудовую книжку и личную карточку со слов сотрудника. Все сведения о сотруднике заполняются только на основании предоставленных им документов.