3. Проектирование базы данных

3.1.Студенту следует создать в среде Access собственную базу данных с шестью таблицами, названия и структуры которых указаны в таблицах 1 - 6. Для этого нужно вызвать на экран менеджер файловTotal Commanderи в обоих полях его окна вызвать каталог диска C:.

В левом окне создать (с помощью нажатия [F7]) папку с названием группы (например,ТД21); никаких других символов в названии папки группы не должно быть). Открыть эту папку и создать в ней папку пользователя с названием, соответствующим только его фамилии (например,Иванов). В правом окне открыть папку с названием2Ти скопировать в папку пользователя файлСБД.mdb.

В папке пользователя переименовать файл СБД.mdbна фамилию студента, например,Иванов.mdb.

3.2.С целью вызова MS Access для работы следует указатель мыши расположить на названии файла и дважды нажать ЛК мыши - на экран выводится окно среды Access и главное окно базы данных пользователя с шестью составляющими таблицами.

При обращении к объектам базы данных на рабочих полях могут располагаться такие элементы управления:

1) круглые окошки(переключатели) - используются для одиночного выбора;

2) квадратные окошки(переключатели) - используются для множественного выбора;

3) список- содержит фиксированный набор опций (параметров) или объектов и позволяет не вводить их, а выбирать из списка;

4) поле со списком - применяется так же, как и список, но занимает меньше места, потому что список открывается только после нажатия в поле кнопки с треугольником;

5) командные кнопки- каждая из них может быть связана с какой-либо командой (например, командой поиска записи, перехода между записями, и т. п.);

6) карточки- позволяют разместить многочисленные элементы управления и много другой информации на ограниченной площади;

7) поле объекта OLE- служит для размещения внешнего объекта (иллюстрации, фотографии, видеозаписи, музыкального фрагмента, голосового сообщения).

3.3.Работа с данными начинается обязательным указанием в окне базы данныхобъекта, который будет обрабатывать данные. Для этого нажимают ЛК мыши на названии объекта - все поле этого названия активизируется (окрашивается темно серым цветом).

Нажатие ЛК мыши на кнопке Таблицы (рис. 9) вызывает в информационном поле (справа) список составляющих этого объекта, то есть перечень таблиц базы данных СБД.

Двойное нажатие ЛК мыши на ярлыке таблицы Информация способствует открытию окна указанной таблицы, которая содержит свыше пятисотнеупорядоченныхзаписей (строк).

В первую очередь пользователю необходимо упорядочить записи. Для этого достаточно нажать ЛК мыши в любой клетке поля Счетчик, а затем нажать на панели инструментов Стандартная кнопкуСортировка по возрастанию.

3.4.Далее пользователю надлежит создать собственную базу данных сдесятьюзаписями о водителях.

Первым в этом перечне будет водитель, порядковый номер (в поле Счетчик) которого отвечает трем последним цифрам зачетной книжки пользователя. Все предыдущие записи следует пометить, а затем удалить: пометить удаляемую запись (строку) следует с помощью нажатием ЛК мыши на крайней слева кнопке серого цвета и последующего нажатия клавиши [Delete]. Для одновременного выделения нескольких записей (строк) следует пометить первую из них, нажать клавишу [Shift], удерживать ее и нажатием клавиши [] пометить все удаляемые записи.

Далее оставляется каждая десятая(!)запись, а промежуточныедевятьзаписей удаляются.

!!!В таблицеИнформациядолжно остаться десять записей (водителей). Оставшиеся после этого лишние записи необходимо также удалить.

К десяти записям водителей нужно добавить запись с фамилией и инициалами студента и произвольным вводом всех остальных параметров (по образцу записей о водителях). Табельный номер не вводится!Номер записи пользователя в полеСчетчикиспользуется тот, который программа Access выводит самостоятельно. Изменению он не подлежит.

В созданной пользователем таблице Информациявыполнить сортировку записей попорядковым номерам.

3.5.В соответствии с названием и назначением каждого поля созданной таблицы необходимо отредактировать типы полей и их свойства. Для этого нужно навести указатель мыши на название таблицы и нажать ЛК мыши - на экран выводится список контекстных команд.

Выполнить команду Конструктор- на экран выводится соответствующее окно. Впервомстолбце (Имя поля) в верхней половине окна отображаются названия полей, которые можно назначать, редактировать и изменять.

Второйстолбец предназначен для выбора типа данных. При нажатии ЛК мыши в соответствующей строкевторогостолбца выводится кнопка списка, обозначенная треугольником.

Нажатие ЛК мыши на кнопке списка способствует выводу на экран списка всех типов полей. Нажатие ЛК мыши на типе поля определяет тип параметра, находящегося в этом поле.

Рекомендуется принять к сведению следующие сведения о типах полей.

1) Текстовый- для текста, комбинации текста и чисел (например, адреса) или чисел, которые не требуют вычислений (например, номера телефонов, инвентарные номера, табельные номера, почтовые индексы). Длина текстового поля не превышает 255 символов. Для обширных текстов применяется поле типуMEMO. В нем можно хранить свыше 65000 символов. Особенностью поля MEMO является то, что данные хранятся не в самих полях, а в другом месте; в поле находится ссылка на место расположения текста.

2) Числовой - для числовых данных - целых или вещественных (десятичных) чисел. Для вещественных чисел необходимо указать количество символов десятичной части.

3) Дата/время- для ввода календарных и часовых данных.

4) Логический - для логических данных, имеющих только два значения -ДаилиНет(0или1).

5) Денежный - для денежных сумм. Их можно хранить и в числовых полях, но в денежном формате данные удобнее обрабатывать. В этом случае числа отображаются вместе с денежными единицами.

6) Объект OLE- для данных, позволяющих хранить не только числа и буквы, но и рисунки, музыкальные клипы, видеозаписи.

7) Счетчик- для нумерации записей; он является обычным числовым полем, в котором для очередного ввода записи выполняется автоматическая нумерация.

База данных имеет свойство запоминать все номера и самостоятельно присваивает новой записи очередной последний номер общего количества номеров. Новую запись нужно располагать последней. Не рекомендуется пытаться самостоятельно изменять данные этого типа.

8) Гиперссылка- определяет гиперссылку.

Указание типов полей сопровождается изменением состояния области Свойства поляокнаКонструктор. При необходимости свойства полей можно изменять способом подобным к изменению типов полей.

Завершается ввод соответствующих типов полей нажатием кнопки Закрыть, расположенной справа в строке заголовка данного окна. При этом на экран выводится диалоговое окно с сообщением обизменении структуры таблицы и с вопросом об их сохранении - нажать соответствующую кнопку.

При закрытии окна Конструктор выполняется автоматическое сохранение результатов редактирования в ядре среды Access.

3.6.В таблицахНарушенияиУчет ДТПтакже нужно выполнить определенное редактирование с целью создания варианта пользователя.

Предлагается в обеих таблицах выбрать двадцать записей с табельными номерами, которые указаны в отредактированной пользователем таблице Информация; другие записи нужно удалить.

Внимание!При отсутствии в этих таблицах некоторых табельных номеров варианта пользователя рекомендуется выбрать любую другую запись и заменить табельный номер.

!!!Общее число записей в каждой из этих таблиц должно быть равным двадцати.

Принять к сведению тот факт, что в базе данных не должно бытьв записях не должно быть пустых ячеек. При отсутствии данных в некоторых полях в созданных по варианту пользователя таблицах, необходимо самостоятельно ввести отсутствующие данные в соответствии с назначением и типом поля.

В отредактированных таблицах НарушенияиУчет ДТПнеобходимо выполнить сортировку записей потабельнымномерам. Сохранение отредактированных таблиц выполняется с помощью нажатия кнопки Закрытьв строке заголовка каждой таблицы.

3.7.Как было отмечено выше, особенностью реляционных БД является отсутствие повторяемых данных в таблицах.

Для получения определенной информации возникает необходимость выбирать данные из нескольких таблиц. Для этого таблицы должны быть связанымежду собойключевым полем, позволяющим однозначноидентифицироватькаждую запись таблицы.Связимежду таблицами дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц.

В отредактированной таблице Информациябазы данных пользователя таким уникальным ключевым полем следует считать полетабельных номеров. Именно в этом поле отсутствует дублирование записей, т. к. отсутствует дублирование табельных номеров. Значение табельного номера позволяет определять в соответствующих таблицах всю информацию, которая касается водителя с указанным табельным номером.