4.2 Система двойной записи

Каждая хозяйственная операция вызывает изменение в балансе обязательно по двум статьям. Об этом мы говорили по теме бухгалтерский баланс, когда рассматривали четыре типа возможных изменений в балансе под влиянием хозяйственных операций. А поскольку статьи баланса для учета изменений заменены соответствующими счетами, то каждая хозяйственная операция уже должна получить отражение на двух счетах. Такая одновременная запись изменений под влиянием хозяйственной операции на двух счетах и получила название двойной записи. Например, операция 1. Поступили на склад предприятия сырье и материалы от поставщика (счет еще не оплачен) на сумму – 20000 тенге эту операцию следует отразить по дебету счета 1310  «Сырье и материалы», так как материалов стало на складе больше и они учитываются на активном счете, а увеличение в активных счетах пишется по дебету. Одновременно возникла задолженность на эту же сумму перед поставщиком (увеличилось), что следует отразить по кредиту счета 3310  «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и  подрядчикам» (счет пассивный, а пассивных счетах увеличения пишется по кредиту). В бухгалтерском учете сокращено. Это изменение на двух счетах записывают так:

Дебет счета 1310 «Сырье и материалы» – 20000 тенге.

Кредит счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и  подрядчикам» – 20000 тенге.

Операция 2. Из кассы выплачена заработная плата персоналу предприятия – 50000 тенге. В результате этой операции деньги в кассе уменьшаются (1010 счет) и одновременно уменьшается задолженность предприятия перед персоналом (3350 счет) это изменение на двух счетах записывают так:

Дебет счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» - 50000 тенге

Кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе» - 50000 тенге

Таким образом, принцип двойной записи изменений на счетах означает, что каждая хозяйственная операция отражается в системе счетов дважды – по дебету одного счета и кредиту другого счета на одну и ту же сумму.

При отражении каждой конкретной операции между двумя определенными счетами возникает временная связь, которая в бухгалтерском учете называется корреспонденцией, а сами счета – корреспондирующими.

Так, в операции 2 корреспондирующими счетами является счет 1010 «Денежные средства в кассе» и счет 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Запись двух корреспондирующих счетов с указанием их дебета и кредита, а также суммы операции в бухгалтерском учете называют бухгалтерской проводкой. Этот термин получил свое название от сокращения слово сочетания – «провести запись на счетах». Составление проводки по операции – это самая ответственная работа в бухгалтерии и поручается она наиболее подготовленным специалистом. Запись сумм на счетах согласно проводки на практике называют разноской. Предварительная запись корреспондирующих счетов и суммы значительно облегчает и упрощает отражение (разноску) операций на счетах, что позволяет в последующем контролировать правильность и полноту этих записей.

Следует различать простые проводки, когда по операциям отражение осуществляют по дебету одного счета и по кредиту другого счета на одну и ту же сумму, и сложные проводки, когда одна операция отражается по дебету (кредиту) одного счета и кредиту (дебету) нескольких счетов на ту же общую сумму, независимо от количества кредитуемых (дебетуемых) счетов.

Например, Поступили на склад предприятия от поставщиков:

а) сырье и материалы – 10000 тенге

б) запасные части – 20000 тенге

в) прочие материалы – 15000 тенге

Итого - 45000 тенге

Эта операция отражается на счетах сложной проводкой:

Дт сч.1311 «Сырье и материалы» – 10000

Дт сч.1313 «Запасные части» - 20000

Дт сч.1315 «Прочие материалы» – 15000

Кт сч.3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и  подрядчикам» – 45000

Любую сложную проводку можно всегда представить и записать несколькими простыми проводками. Например, приведенную выше операцию можно записать следующим образом:

а) Дт 1311 «Сырье и материалы»

Кт 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и  подрядчикам» - 10000

б) Дт 1313 «Запасные части»

Кт 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и  подрядчикам» – 20000 и т.д.

Всю совокупность разнообразных объектов имущества для ведения учета делят на отдельные группы по определенным признакам. Эти группы средств и источников отражаются в балансе в виде отдельных статей, а затем на их основе открываются бухгалтерские счета.