Тема 2.8 етикет ділового листування

1. Класифікація листів.

2. Реквізити листа та їх оформлювання.

3. Етикет ділового листування.

4. Оформлювання листа.

5. Різні типи листів.

Студенти повинні знати:

• етикет службового листування: початкові, прикінцеві та прощальні фрази, форми ввічливості, якими треба послуговуватися під час написання службових листів;

• особливості оформлювання різних типів листів;

• типові мовні звороти, які треба використовувати під час складання різних типів листів.

Студенти повинні вміти:

• складати й редагувати службові листи;

• вживати у листах такі мовні засоби, які б могли переконати адресата у правомірності написання листа;

• залежно від змісту листа послуговуватися типовими мовними зворотами.

Ключові поняття: лист, реквізити листа, звертання, початкова та завершальна фраза листа, прощальна фраза, лист-повідомлення, лист-запит, гарантійний лист, лист-прохання, лист-відмова, лист-претензія, лист-вибачення.

Рекомендована література

1. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С В. Сучасні ділові папери : Навчальний посібник / 6-те. доп. і переробл.- К. : Арій, 2009. - С. 148-189.

2. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру : Пер. с англ. ЮННТН : Аудит, 1994. - 19 с.

3. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів //СП. Би-бик, І.М. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта.- К. : Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1998. - С. 31-52, 368-444.

4. Шевчук С В. Службове листування : Довідник. - К. : Літера ЛТД, 1999. - 108 с.

5. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення : Підручник. - К.: Арій, 2009 – С. 576.

ПРАКТИЧНИЙ БЛОК

Уважно слід стежити за стилем Вашої кореспонденції. Навіть якщо Ви уже сердиті, не можна давати цілковиту волю емоціям і перу, і тим більше керуватися принципом «папір усе стерпить». Папір - можливо, а жива людина, у листі до якої Ви свідомо чи несвідомо припуститеся нетактовності, грубості - навряд.

З довідника

Вправа 1. Напишіть лист-прохання до табору відпочинку «Берізка» і лист-пропозицію до деканату факультету, де ви навчаєтеся, щодо навчального процесу.

Вправа 2. Заповніть поданий нижче бланк гарантійного листа.

Бланк організації Назва банку

(назва організації-гаранта) гарантує оплату кредиту, що його видано

(назва банку)

(назва організації - одержувача позики) _ сумою грн

(сума літерами)

У разі несплати зазначеної суми

(назва організації - одержувача позики) за виданими ним зобов'язаннями надає право банку без попередження ні ідалегідь провести виплату позики й неоплачених процентів власним розпорядженням з нашого розрахункового рахунка №

У

(назва відділення банку)

або способом стягнення з інших цінностей, що нам належать.

Дія гарантії припиняється після повної виплати позики.

(підпис) (підпис)

Керівник організації-гаранта ГОЛОВНИЙ бухгалтер Печатка,

Вправа 3. Напишіть лист, в якому ви просите дати детальну інформацію про необхідний вам товар (книги). Визначте, який це лист: 1) за найменуванням; 2) за напрямом; 3) за призначенням.

Вправа 4. Продовжіть текст листа; визначте, який це лист: 1) за найменуванням; 2) за місцем виникнення; 3) за формою.

Шановні панове! Підтверджуємо отримання Вашого листа від 01.07.2010р. на постачання 5 тис. примірників посібника «Усне спілкування». Повідомляємо, що...

Вправа 5. Напишіть лист, в якому зверніться з проханням про невелику пожертву до фонду, основна мета якого - допомогти бідним і знедоленим дітям, що залишилися без батьківської ласки та опіки.

Вправа 6. Напишіть лист-запит комерційної пропозиції (запит на відкриття представництва, запит рекомендації від ділового партнера).

Вправа 7. Запишіть типові мовні звороти, якими можна скористатися під час написання листа-прохання.

Вправа 8. Напишіть лист, в якому ви відмовляєте претендентові на місце роботи. Ваше завдання - переконати адресата в тому, що у вас немає іншого виходу.

Вправа 9. Продовжте текст листа.

Шановний пане...!

Один із найосновніших принципів роботи нашої компанії - гідно цінувати своїх клієнтів. До Вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж нашої співпраці у нас не виникало серйозних непорозумінь.

Однак учора наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків. Розуміємо, що...

Вправа 10. Напишіть лист, в якому ви висловлюєте невдоволення дизайном упаковання різдвяних подарунків для дітей.

Вправа 11. Напишіть лист, в якому повідомляєте про свій намір розірвати контракт з огляду на те, що ваш партнер недбало ставиться до своїх (передбачених угодою) обов'язків і часто завдає клопоту вашій бухгалтерії. Тон і стиль листа повинні остаточно переконати адресата в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації.

Вправа 12. Напишіть лист-відповідь на претензію, в якому ви наводите переконливі аргументи й доводите, що комп'ютери зіпсувалися через порушення техніки експлуатації.

Вправа 13. Напишіть листа, в якому ви просите вибачення за те, що не прийшли на ділову зустріч, про яку домовлялися не особисто, а через свого секретаря. Поясніть, що помилка сталася через непорозуміння. У листі зауважте, що покладали велику надію на цю зустріч, та висловіть сподівання на повторну зустріч по деякім часі.

Вправа 14. Напишіть лист-подяку організації, яка фінансово підтримала важливу доброчинну акцію.

Вправа 15. Напишіть офіційне запрошення на урочистий вечір.

Вправа 16. Напишіть вітального листа з нагоди ювілею.

Вправа 17. Продовжіть текст листа за поданим початком. З'ясуйте, який це документ за: а) призначенням; б) напрямком; в) місцем виникнення.

Шановні панове! Учора ми отримали приємну звістку про Ваш новий успіх — відкриття філії Вашого університету в м. Богу славі. Прийміть наші...

Вправа 18. Продовжіть текст листа за початком.

1. Ми раді запросити Вас на зустріч ...

2. Запрошуємо Вас на зустріч ...

3. Темазістрічі:

4. Зустріч відбудеться:

5. Доводимо до Вашого відома, що замовлення на участь

6. Нагадуємо, що термін подання ...

7. На Ваше прохання повідомляємо, що ...

8. Звертаємося до Вас з проханням надіслати ...

Вправа 19. Перепишіть слова, замість крапок поставте, де потрібно, пропущені літери. Поясніть написання слів.

Без... астережний, об... їхати, від...зеркалювати, перед... ень, від... звеніло, щоден...о, від... ача, бездоган... ий, захоплен... ий, нездолан...ий, шален...ий, лебедин... ий, незвідан... ий, напружен... сть, без-рі м, иовноліт... я, безчест... я, широчен... ий, подвір... я, піднебес..я, затвердін... я, роздоріж... я, без...акон...ість.

Вправа 20. Від поданих слів утворіть іменники, поясніть їхній правопис. З кількома з них складіть речення.

Попередити, вітати, нагороджувати, порушити, підписати, судити, повідомляти, відкривати, запитати, підтверджувати, запрошувати, нагадувати.

Вправа 21. Перепишіть, вставте, де потрібно, пропущені літери, визначте наголос. Поясніть написання слів, подібних за звучанням.

Не оцінен... а ніким робота - неоціненний скарб; не впізнан... а мною людина - невпізнанна людина; не сказан... є слово - несказан... а радість; не скінчен... а вчасно розмова - нескінченна розмова.

Вправа 22. Із словосполучень утворіть складні та складноскорочені слова. Поясніть їхній правопис.

Триста літ, три тисячі, військовий комісаріат, юний натураліст, двадцять п'ять мільйонів, міський комітет, шістдесят років, двісті сімдесят тонн.

Вправа 23. Перепишіть текст, на місці крапок поставте, де потрібно, пропущені літери й поясніть правопис цих слів.

Багато є таємниць у світі, й одна з найбільших з-поміж них - мова.

З ран... ього дитинства і до глибокої старості людина невід... льно пов'язана з мовою. Це єдин... є знаряд... я, що вивищує людину над світом, робить їі нездолан... ою в пошуках істини. Розпочинається прилучен... я дитини до краси рідної мови з милих бабусиних казок і материнської колискової пісні. Кожен день дає нам урок пізнай... я. І завжди і скрізь наш учитель - мова.

Усі діян... я наші, думи і сподіван... я закріплюються у слові. Слово - це наше наизіркіше око, наимоґутніша сила. Через слово людина пізнає те, що недоступне було безпосередньому сприйма... ю. У ньому віддзеркалюються всі «айсберги» світу.

За допомоги слова ми проникаємо в думи й почут... я, які хвилювали людей за тисячоліття до нас. Також можемо звернутися до далеких нащадків і передати їм у слові найсокровен... іше. Слово - найвірніший посланець з минулого в сьогодення і сьогоден... я в прийдешнє. Завдяки його могутності не замулюється людський досвід. Це схованка мудрості й невмирущості народу (За І. Вихованцем),

Вправа 24. Замініть подані фрази на більш коректні:

1. Просимо Вас негайно оплатити рахунки. 2. Шановні колеги, скільки можна чекати відповіді на листа. 3. Ми не приймаємо Вашої пропозиції.

БЛОК ІНДИВІДУАЛЬНИХ ПРОБЛЕМНИХ ЗАВДАНЬ

Ділових листів не заступлять ані телефони, факси чи електроння пошта.

Петро Моцюк

Завдання 1. Укладіть схему (структуру) службового листа.

Завдання 2. Подовжіть речення та поясніть в них розділові знаки.

1. Лист-це...

2. До листів, що потрибують відповіді належать ...

3. Лист-вітання можна надсилати упродовж ...

4. Листа необхідно посинати із .. .Найпоширенішими є такі: ...

5 У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: ...

6. У листах-проханнях початковими можуть бути такі фрази: ...

7. У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз: ...

8. Наприкінці листа можна висловити сподівання: Сподіваємося ...

Маємо надію, що ... Розраховуємо на ... Висловлюємо надію, що ... Щиро сподіваємося ... Гадаємо, що ...

9. Найчастіше в листах уживається такі прощальні фрази: ...

10. Лист-повідомлення - це такий службовий лист ...

11. Гарантійний лист - це ...

12. Супровідний лист - це ...

13. Лист-нагадування - це ...

Завдання 3. Запишіть вислови-зв'язки, якими можна скористатися у листах, коли треба перейти від основного до другорядного.

Завдання 4. У подані нижче речення введіть такі мовні засоби, які б пом'якшили тон відмови, та завершіть думку.

1. Ми не можемо ...

2. Ми не погоджуємося ...

3. Ми не маємо наміру продовжувати ...

4. Цього разу ми не будемо замовляти ...

5. Ваші методи роботи не дали очікуваних результатів, і тому ми ...

6. Зараз ми не можемо змінити умови ...

Завдання 5. Подані словосполучення запишіть у формі кличного відмінка. Чому, на Вашу думку, лист прийнято розпочинати саме зі звертання?

Високоповажний міністр, шановний директор, шановний пан суддя, Ваша Святість, високодостойний пан Амбасадор, вельмишановний пан генерал, шановні панови, Ваша Високодостойність Пан Президент, Ваша Еміненція, пан вчитель, шановний лікар, вельмишановний ректор.

Завдання 6. Запишіть приклади іменників на означення статусу професії, звання, посади і поставте їх у формі кличного відмінка. Поясніть закінчення цих іменників.

Завдання 7. Запишіть у формі кличного відмінка ім'я та по батькові ректора, директора, 5-8 викладачів вашого вищого навчального закладу.

Завдання 8. Відредагуйте поданий текст листа, виберіть із дужок один із варіантів слова, визначте характер помилок.

Вельмишановний Ілля Дмитрович!

Оргкомітет по проведенню конференції «Українська мова (у, в)чора. сьогодні, завтра (в, на) Україні» підтверджує, що Вашу доповідь по темі «Мовна політика (на, в) Україні» внесено (до, в) програми (у) конференції, яка планується відбутися 21 лютого 2010 року. Перше пленарне засідання почнеться в 10 годин, заключне - в 16 годин.

Запис учасників конференції буде проводитися в 9 годин (в, у) приміщенні Будинка профспілки по адресу вул. Хрещатик, 7

З повагою ...

Завдання 9. Складіть пам'ятку «Як запобігти помилкам у звертаннях».

Завдання 10. Побудуйте словосполучення з поданими словами у ролі головного слова, поясніть особливості керування.

Повідомляти, дякувати, вибачитися, пробачити, вибачити, сподіватися, висловити, чекати.

Завдання 11. Виправте, де потрібно, помилки у сполученні слів.

Напоминати про зустріч, прикласти свої зусилля, вибачаюся за спізнення, ви тут не праві, віроятніше за все, у слідуючий раз купимо, він являється взірцем, на слідуючій неділі, хочу відправити лист, зустрінемось в дев'ять годин, оплачувати борг, це визиває подив.

Завдання 12. Запишіть словами, поясніть особливості свого запису. 60-річчя, 55-річчя, 200-річчя, 25-річчя, 90-річчя.

Завдання 13. Знайдіть і виправте помилки у словосполученнях, правильні варіанти запишіть.

Дружній колектив, дружній прийом, дружна обстановка, дружнє вітання, дружній жарт, дружна бригада, дружня робота, дружне ставлення; невірне рішення, невірна відповідь, неправильні методи; службова переписка, переписуватися з партнерами.

Завдання 14. Продовжіть речення, визначте, в яких листах можна ними скористатися.

Дозвольте Вам нагадати про ...

Хотіли б нагадати Вам про ...

Доречно буде нагадати, що ...

Нагадуємо Вам, що ...

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати ...

На жаль, змушені знову нагадати Вам, що ...

Вважаємо за потрібне ще раз нагадати Вам про ...

Нам неприємно знову нагадувати Вам про ...

Попереджаємо Вас про свій намір ...

Ми не можемо більше нехтувати інтересами ... і змушені...

Завдання 15. Запишіть типові мовні звороти, за допомоги яких можна висловити претензію.

Завдання 16. Запишіть типові мовні звороти, за допомоги яких можна висловити претензію.

Завдання 17. Замініть вислови, що мають негативне забарвлення, на позитивні.

Наша гарантія не поширюється на природне зношування.

Не проґавте цю нагоду.

Якщо Ви надішлете нам оплачений рахунок.

Ми не даємо згоди на подальшу співпрацю.

Вивчіть наші пропозиції і дайте відповідь.

Запам'ятайте, якщо Ви не погасите заборгованість, ми розірвемо контракт.

Ми відклали прийняття рішення.

БЛОК САМОКОНТРОЛЮ

1. До яких документів за призначенням належать листи?

2. Що таке службовий лист?

3. Які виділяють листи за функціональними ознаками?

4. Які розрізняють листи за кількістю адресатів?

5. Назвіть реквізити листа та правила їх оформлювання.

6. Як слід починати лист?

7. Наведіть приклад найпоширеніших звертань у листах?

8. Як треба звертатися до Президента?

9. Наведіть приклади початкових фраз різних типів листів?

10. Як варто розпочинати лист-нагадування?

11. Як ви сформулюєте відмову?

12. Наведіть приклади завершальних речень листа.

13. Наведіть приклади прощальних фраз листа.

14. Що таке супровідний лист?

15. Запишіть типові мовні звороти, якими можна скористатися у листах-вибаченнях, подяках, вітаннях.

16. Хто має підписувати гарантійний лист?

17. Яких норм слід дотримуватися в гарантійних листах?

18. У яких випадках пишуть лист-нагадування?

19. Від чого залежить зміст листа-нагадування?

20. Які відомості слід указувати в рекомендаційних листах?

21.3 'ясуйте різницю між характеристикою та рекомендаційним листом.

22. Яких правел треба дотримуватися під час написання листа-претензії?

23. Як проставляють відбиток печатки на гарантійному листі?

24. Як оформити реквізит «Адресат» у тому разі, коли лист з однаковим текстом надсилають до 25 підвідомчих організацій?

ТЕМИ РЕФЕРАТІВ ТА НАУКОВИХ ПОВІДОМЛЕНЬ

1. Стиль ділових листів.

2. Як оволодіти мистецтвом службового листування?

3. Рекламні листи.

4. Відповідь на сердиті листи.

5. Заохочувальні та спонукальні листи.

6. Епістолярій Лесі Українки.

72