3.4. Слияние в новый электронный документ
При слиянии в новый электронный документ каждая отобранная запись из источника данных отображается на отдельной странице
Примечание. В каталоге, как результате слияния, сведения из каждой записи источника данных располагаются не на новой странице, а последовательно одна за другой.
У
пражнение.Создать
электронный документ, содержащий
письма-претензии (на базе основного
документа БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1).
1. На панели инструментов нажать кнопку Слияние в новый документ
2. В окне Составные документы выбрать записи для слияния:
Все - вывод документов для всех ранее отобранных записей.
Текущая запись вывод документов, отображенных в соответствующем окне..
С и по - вывод документов по заданному диапазону порядковых номеров
3. Запустить слияние. Формируется документ (имя по умолчанию -ПИСЬМА1), каждая страница которого соответствует претензии по конкретной отгрузке.
Создать электронный документ, содержащий письма-претензии (на базе основного документа БЛАНК ПРЕТЕНЗИЙ 2).
3.5. Слияние в новый печатный документ
На панели инструментов нажать кнопку Слияние при печати (). В окне Составные документы выбрать записи для слияния: Запустить слияние. В окне Печать указать установки печати.
3.6. Работа с мастером слияния
Эту же задачу - создание - рассылки писем можно выполнить и с помощью Мастера слияния. Вызов Мастера осуществляется с помощью команды Сервис -Письма и почта - Мастер слияния. Далее пользователю необходимо на появившейся панели Слияние поэтапно выбрать соответствующие варианты ответов и произвести требуемые действия.
Следует отметить, что при использовании Мастера слияния разрешается создать источник данных, сохраненный в дальнейшем как база данных Microsoft Access (список адресов Microsoft Office).
Упражнение.
Откройте новый документ.
Выберите команду Сервис - Письма и почта – Мастер слияния.
На первом этапе на панели Слияние укажите тип основного документа (письмо, электронное сообщение, конверт, наклейка, каталог) - выберите переключатель Письма.
Для перехода к следующему этапу используйте ссылку Далее внизу панели Слияние.
На втором этапе укажите, на базе чего создается основной документ (текущий документ, другой существующий документ, шаблон):
4.1. Выберите переключатель Существующий документ.
Примечание. Переключатель Шаблон предполагает указание одного из общих шаблонов.
4.2. Выберите в списке шаблон БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1.DOT и примените кнопку Открыть (или вариант Другие файлы и примените кнопку Открыть, а затем выберите шаблон БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1.DOT).
5. На третьем этапе укажите источник данных(существующий или создаваемый список, список контактов Outlook) и записи (получатели), используемые при слиянии:
5.1. Выберите переключатель Использование списка.
5.2. Используйте ссылку Выбор другого списка и выберите файл ДАННЫЕ О ДОГОВОРАХ. Вверху группы Существующий список на панели слияние отображается текущий источник данных.
5.3.Используйте ссылку Изменить список и выберите записи для слияния - клиентов, не оплативших отгрузку.
6. На четвертом этапе можно ввести или изменить существующий текст основного документа (письма), а также добавить элементы адреса получателя, строку приветствия, электронную почтовую марку при наличии соответствующего программного обеспечения, поля слияния из источника данных или поля Мастера слияния - в данном примере этот этап не используется.
7. На пятом этапе осуществляется предварительный просмотр писем (последовательный просмотр выполняется с помощью кнопок движения по списку (I 1 >>-1) на панели Слияние, поиск определенного письма - с помощью ссылки Найти получателя):
7.1. Просмотрите письма.
7.2. Найдите письмо по ТТН № 4.
7.3. На этом же этапе позволяется указать другие записи для слияния (ссылка Изменить список) и исключить просматриваемое письмо из использования при слиянии (кнопка Исключить получателя):
7.4. Исключите из слияния письмо по ТТН № 5 - для текущего письма по ТТН № 5 примените кнопку Исключить получателя.
7.5. Для возврата примените ссылку Изменить список, затем в окне ПОЛУЧАТЕЛИ СЛИЯНИЯ перед записью по ТТН № 5 установите флажок, снятый ранее при использовании кнопки Исключить получателя, нажмите на кнопку ОК.
8. На последнем шестом этапе указывается процесс слияния при печати или в новый электронный документ. Причем в обоих случаях можно использовать либо все указанные записи из источника данных, либо только текущую запись, либо диапазон записей. При печати дополнительно заполняется стандартное окно Печать. В данном примере создайте письма по всем отобранным записям в новом документе:
8.1. Используйте ссылку Изменить часть писем.
8.2. В окне Составные новые документы выберите переключатель Все.
После этого откроется новый документ с именем ПИСЬМА 1...N, где на каждой странице будет одно письмо. Количество страниц в этом документе соответствует количеству отобранных записей из источника данных.