Раздел 2. Механизм менеджмента

Тема 1 Функции управления и их характеристика

Тема 2 Принципы управления

Тема 3 Методы управления

Тема 4 Управленческие решения

Тема 1 Функции управления и их характеристика

Функция управления — это особый вид управленческого труда, характеризующий содержание управленческой деятельности и ее этапы. Они являются общими для любой организации и включают планирование, организацию, координацию, контроль и мотивацию.

1. Планирование — это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатываются методы, наиболее эффективные в конкретных условиях.

Процесс планирования предполагает поиск ответа на следующие вопросы:

1. Что мы имеем?

2. в каком направлении необходимо двигаться дальше?

3. какие помехи могут возникнуть?

какие и в каком размере требуются дополнительные ресурсы?

Процесс планирования осуществляется на разных уровнях организации.

На высшем уровне осуществляется разработка стратегических планов. Цель – определить долговременные задачи развития организаци.

Следующий уровень- уровень подразделений, на котором разрабатываются тактические планв. Каждый такой план включает в себя систему мероприятий, которую необходимо осуществить соответствующей службе для решения поставленных задач.

На нижнем уровне организацииразрабатываются оперативные планы, где определяются задания, для каждого рабочего дня.

В условиях перехода к рыночным отношениям планы не задаются предприятиям сверху, ресурсы предприятие «добывает» самостоятельно, конкурентную проверку проходят не столько товары, сколько система планирования, способность управления делать правильные выводы из имеющейся информации и своевременно принимать взвешенные решения.

План становится основой деятельности предприятий всех форм собственности и размеров, так как без него невозможно обеспечить согласованность в работе подразделений, контролировать результаты, определять потребность в ресурсах, стимулировать трудовую активность работающих на предприятии.

Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов.

Для успешной реализации планов необходимо найти эффективный способ сочетания задач и работников, их решающих. Для этого необходимо осуществить следующую функцию управления - организацию.

Организация — вторая функция управления, задачей которой является формирование структуры хозяйствующей единицы организации, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы — персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др.

Таким образом, функция организации представляет собой создание реальных условий для достижения запланированных целей.

Этапы осуществления функции организации:

1 разработка и совершенствование организационной структуры управления, выделение подразделений, их задач и функций

2 определение типов взаимоотношений в организации (горизонтальных и вертикальных). На этом этапе устанавливаются права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц.

3. делегирование полномочий. Это предполагает поручение руководителем своим подчиненным выполнение отдельных обязанностей с предоставлением необходимых ресурсов

4. построение системы внутрифирменных коммуникаций. Налаживание системы коммуникаций между всеми участниками трудового процесса позволяет развивать прямую и обратную связь.

5. организационные отношения предприятия с элементами внешней среды. Они является необходимым условием своевременной и быстрой реакции на изменения всей совокупности внешних факторов.

Не менее важная задача функции организации — создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к измене­ниям, научно-техническому прогрессу, единым для всей организации ценностям. Здесь главное — это работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления в сознании руководителей, поддержка работников предпринимательского склада, склонных к творчеству, нововведениям и не боящихся рисковать или брать на себя ответственность за решение тех или иных проблем предприятия.

Мотивация — это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

Т.е. мотивация — это процесс побуждения человека и других людей к какому-нибудь виду деятельности для достижения личных целей и целей предприятия.

Одной из концепций мотивации, возникшей в конце прошлого века, является концепция «кнута и пряника», которую Тейлор и его современники довели до совершенства в начале XX века.

На смену этой концепции в 20-х годах пришла концепция мотивации, базирующаяся на использовании методов психологии.

Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Поэтому главные инструменты выполнения этой функции - это наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Процесс контроля состоит из установившихся стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если реальные результаты отличаются в худшую сторону от принятых в планах предприятия.

По времени осуществления контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

Предварительный контроль проводится до начала работ и включает контроль имеющихся трудовых, финансовых и материальных ресурсов, привлекаемых для производства товаров и услуг.

Текущий контроль осуществляется в ходе выполнения производственной деятельности программы и требует обязательного наличия обратной связи.

Заключительный контроль проводится по завершении какого-либо периода (квартала, года, нескольких лет). Этот вид контроля не может повлиять на результаты, полученные ранее, но дает руководителям необходимую информацию для планирова­ния деятельности предприятия в будущем и связывает мотивационное вознаграждение с достижением определенных целей.

В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть своевременным и достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно руководителями. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Координация — это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации — достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональ­ных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевидения, документы. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также действий руководителей.

В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость в вертикальной координации, когда структуры управления становятся «плоскими».