Самостійна робота № 8. Оформлення довідково-інформаційних документів: виробничі звіти, виробничі протоколи, витяг з протоколу.

Література

1. Глущик С.В.Сучасні ділові папери. - К.:А.С.К., 2000.- 85-90,99,126с.

2. Зубков М.Сучасне ділове мовлення. - Харків, 2008.- 87-94,96с.

3. Шевчук С.В.Українське ділове мовлення.-К.: Арій, 2007.-227-230,237с.

Кількість годин: 2 год.

Вид навчального завдання: скласти на оформити виробничий звіт, виробничий протокол, виконати тестові завдання.

Методичні вказівки

Запам’ятайте! Довідково-інформаційні документи - це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

• доповідні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки;

• протокольні документи, стенограми, звіти;

• службові листи, телеграми, факси,телефонограми.

Запитання для самоконтролю

1. Які документи належать до довідково-інформаційних?

2. Що таке звіт? Які є види звітів?

3. За якою схемою складається текст звіту?

4.  За якими правилами оформлюють текст протоколу?

5. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них відомостей?

6. Що таке витяг з протоколу?

ЛЕКЦІЙНИЙ МАТЕРІАЛ

Звіт

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

— вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

ЗВІТ

Про педагогічну практику з 15.09.2007 року по 15.10.2007 року студента філологічного факультету А. Г. Колесника.

Педагогічну практику проходив у 26-й школі м. Севастополя. У школі було створено всі умови для проходження практики.

Усі вчителі української мови та літератури мають великий стаж роботи і високу фахову, методичну підготовку. Шкільні кабінети добре забезпечені наочними посібниками та методичною літературою.

За час практики провів 10 контрольних уроків з мови та літератури. Усі уроки були обговорені з учителем і методистом.

Практика в школі допомогла здобути практичні уміння і навички: проводити уроки різних типів, перевіряти різні види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мовлення, виготовляти дидактичний матеріал, для уроків, організовувати поза-класну роботу, проводити виховні години.

При проведенні уроків особливих труднощів не було, тільки виникали питання при аналізі контрольних робіт чи диктанту.

Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в університеті з фахових і психолого-педагогічних дисциплін, виробила вміння проводити різні типи уроків, застосовувати різні методи й форми роботи, дала змогу відповідно до знань з педагогіки, психології й фізіології проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку, випробувати себе в якості класного керівника.

15.09.2007 р.  (підпис) А. Г. Колесник



Протокол

Протокол — це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша призначена особа.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали присутніх, наводиться порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного.

Кожен розділ містить такі частини:

— слухали;

— виступили;

— ухвалили.

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним.  Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.  Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку.  Прізвище та ініціали доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після ініціалів ставити тире й викладати зміст доповіді за фор ою прямої мови.  Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити у дужках (Текст доповіді додається).  Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.  Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.  Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами. 

За обсягом інформації протоколи бувають трьох видів:

— короткі (записуються питання, які обговорюються, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті рішення);

— повні (стисле подання виступів доповідачів і учасників);

— стенографічні (дослівно фіксується увесь хід засідання).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно).

6. Текст.

7. Підписи голови і секретаря.

Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють, редагують і оформляють.

ПРОТОКОЛ № 25

Загальних зборів студентів І курсу Красноградсь-кого медичного коледжу

15.05.2007 р.

Голова: С. І. Луценко

Секретар: В. І. Луговий

Присутні: директор медичного коледжу П. Р. Куліш, заступник директора з виховноїроботи В. О. Петренко, викладачі А. Л. Федорова, В. Ю. Доскальчук, С. Т. Москаленко, студенти І курсу.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Підготовка студентів до літньої виробничо-польової практики.

2. Робота з озеленення й благоустрою міського парку.

I. СЛУХАЛИ:

Петренко В. О. Інформація керівника виробничої практики.

ВИСТУПИЛИ:

Федорова А. Л. Запропонувала поділити студентів на групи, визначити кожному завдання і години роботи в парку.

Москальчук В. Ю. Зазначив, що треба підготувати інвентар для роботи в парку до початку практики.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам І курсу взяти участь у літній виробничій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи і визначити час роботи у парку.

II. СЛУХАЛИ:...

Голова зборів  (підпис) С. І. Луценко

Секретар  (підпис) В. І. Луговий



Витяг з протоколу

 Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) про­токолу, що відображає конкретне окреме питання по­рядку денного, оформлена належним чином.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

 Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6. Підписи голови й секретаря.

Приклад

Витяг з протоколу № 12

засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»

від 2.12.2002 р.

Голова: Журавльов О.Я.

Секретар :Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В.

Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).

СЛУХАЛИ:

Закірова Р.Т Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчо­го директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати і як виконавчий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечно­го О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директо­ром СП «Будмен» і укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Оригінал протоколу підписали:

Голова                                      (підпис)                                        О. Я. Журавльов

Секретар                                  (підпис)                                       К. Г. Корженевська

Практичні завдання

1. Напишіть звіт про проведену науково-практичну конференцію студентів Лисичанського державного медичного училища.

2. Складіть протокол зборів студентів вашої групи, розмістивши подані реквізити відповідно до правил та додавши необхідні відомості.

Протокол; голова; порядок денний; звіт старости групи за результатами навчання студентів групи за поточний рік; секретар;слухали; різне; про надання гуртожитку; ухвалили; підписи; дата; номер; виступили.