4.5. Обработка табличных данных в Excel

4.5.1. Группировка данных

При обработке и анализе таблиц большой размерности часто требуется выделять данные, относящиеся к одной группе и это можно реализовать средствами Excel путем создания так называемой структуры. Данная структура позволяет показывать и скрывать строки дополнительных сведений о месячном объеме продаж, что особенно важно при большом значении строк, не умещающихся на одном экране. На рис. 4.23 в верхней таблице строки разбиты на две группы : 1 и 2 кварталы, кнопки “+” и “–“ раскрывают и скрывают группы, а кнопки 1 и 2 – уровни групп. На рис.4.24 ( нижней таблице) данные по 1-му кварталу скрыты, а по 2-му кварталу открыты. Каждая из групп формируется отдельно. В меню Данные выберите команду Группа и структура, а затем - Создание структуры. Выделите строки или столбцы, содержащие сведения.

Рис.4.23. Группировка данных

Строки или столбцы сведений обычно прилегают к строке или столбцу, содержащему итоговые формулы или заголовки. Например, для рассматриваемого примера выделите строки 3- 5 и 7- 9 . В общем случае необходимо продолжать выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды «Группировать» до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры. Данная структура позволяет показывать и скрывать строки дополнительных сведений о месячном объеме продаж. Если итоговые строки расположены над строками данных или итоговые столбцы расположены слева от столбцов данных, измените параметры расположения.

4.5.2. Сортировка и фильтрация данных

Для многих применений Excel таблицы могут содержать большое количество неупорядоченных по выбранным критериям данных, представленных в виде списка. В таком случае эффективным инструментом для анализа и некоторой обработки табличных данных в Excel используются сортировка списков и их фильтрация. Под списком понимают набор строк листа, содержащий однородные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов, список не должен содержать пустых строк или столбцов.

Сортировка данных. Лучше всего, если сортируемый список будет иметь заголовки столбцов. Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск и анализ данных. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов по алфавиту, возрастанию, убыванию и другим критериям . Наиболее просто сортировка выделенных ячеек выполняется при использовании кнопок сортировки по возрастанию и убыванию (рис.4.24).

Рис.4.24. Выполнение сортировки

Для выполнения сортировки курсор необходимо поместить в столбце, по которому выполняется сортировка. Выбрав на панели инструментов "Сортировка от А до Я", данный список будет отсортирован по первому столбцу, то есть по полю Турфирма. Для выполнения сортировки по нескольким столбцам можно также использовать данные кнопки сортировки, но более эффективным инструментом сортировки является команда Данные > Сортировка. На рабочем листе появляется диалоговое окно Сортировка, в котором можно задать три ключа сортировки. Это позволит расставить строки по выбранному критерию сортировки (возрастание или убывание) в столбце В, а внутри групп других столбцов с одинаковыми значениями столбца В расставит по выбранному критерию в столбце С (рис.4.24). Таким образом, выполнение сортировки в общем случае включает следующие этапы:

• необходимо выделить ячейку в списке, который требуется отсортировать;

• в меню Данные выберите команду Сортировка;

• выбор столбцов сортировки в полях Сортировать по и Затем по.

• выберите остальные параметры сортировки и нажмите кнопку OK.

Фильтрация данных. Фильтр - это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям. Под условием понимается ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра. для столбца. В Excel доступны две команды для фильтрации списков:

• автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора;

• расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации в Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. На рис.4.25 представлены результаты работы группы агентов туристической фирмы, осуществляющей распространение туров в различных городах страны. Для анализа их работы по продаже туров необходимо периодически проводить экспресс-анализ их деятельности за первое полугодие.

Очевидно, что даже такую простую таблицу не просто анализировать и делать прогнозы, не говоря о таблицах, содержащих сотни и тысячи записей.

Для использования Автофильтра необходимо выделить какую-нибудь

ячейку исходной таблицы и выполнить команду Данные-Фильтр-Автофильтр.

Рис.4.25. Результаты работы турагентов

В каждой ячейке верхней строки появляются кнопки со стрелками, отражающими наличие какого-нибудь списка (рис. 4.26).

Рис.4.26. Таблица исходных данных

Если щелкнуть по кнопке-стрелке в столбце «город», то появляется список со всеми введенными в таблицу городами и можно выбрать интересующий город. Выберем город СПб для анализа деятельности в нем агентов (рис.4.27).

Рис.4.27. Выполнение фильтрации

Excel оставил в отфильтрованной таблице только результаты работы агентов данного города. Аналогично можно проанализировать данные по другим городам таблицы или сделать фильтрацию по агентам и т.п. Полученные таблицы можно отформатировать, распечатать или передать по электронной почте.. Для отмены режима фильтрации нужно выполнить команду Данные-Фильтр- Отразить Все.

Для отфильтрованных таблиц можно выполнить обработку данных: вычислить суммы, произведения, так, как будто никаких скрытых строк в таблице нет. Если поместить курсор в свободную ячейку какого-нибудь столбца, выделить нужные ячейки и нажать на кнопку автосуммирования «сигму», то выполнится специальная функция Промежуточные Итоги. Данная функция, например будет суммировать только строки, которые видны, а остальные невидимые пропускает. Если фильтр изменится, то изменятся и промежуточные результаты. Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.