91. Рабочие документы аудитора. Состав, содержание, порядок оформления, использования и хранения

В соответствии с правилом (стандартом) №2 "Документирование аудита", результаты аудиторской проверки должны быть в обязательном порядке зафиксированы. Под документированием понимается документальное оформление всех сведений, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение и того, что проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности. Они могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, электронном виде или другой форме.

Большое значение при планировании аудиторской проверки имеют рабочие документы аудитора. Ход аудиторской проверки и ее результаты должны быть документально оформлены. Зарубежные аудиторские фирмы, к решению вопросов ведения рабочих документов аудитора, подходят индивидуально. Такие документы являются конфиденциальными и методика их ведения составляет коммерческую тайну аудиторской фирмы.

Рабочие документы аудитора – это записи, сделанные им во время планирования аудиторской проверки, в процессе подготовки проведения проверки, обобщения ее данных, а также документальная информация, полученная в ходе аудита от третьих лиц предприятия-клиента или установленные сведения, задокументированные аудитором при помощи тестирования. Состав и количество аудиторских документов определяется аудитором в каждом конкретном случае, при этом решающее значение имеет цель составления рабочих документов, а именно: планирование аудиторской проверки; документальное подтверждение выполненных аудитором процедур, работ; сбор материалов по проверке финансовой отчетности с последующим их обобщением; составление аудиторского отчета и подготовка заключения о финансовой отчетности; осуществление текущего контроля самим аудитором, за ходом выполнения аудита в соответствии с планом и программой; обеспечение юридической обоснованности в проведении аудита и его законности; контроль рабочего времени аудитора и обоснованность оплаты его труда; контроль качества проведенной проверки; документарное оформление установленного или определенного самим аудитором аудиторского риска с указанием его величины и др.

На выбор количества, состава, содержания и формы аудиторских документов влияют также такие факторы: 1) квалификация аудитора; 2) его предыдущий опыт; 3) условия договора; 4) правила и внутренние стандарты, установленные для аудиторской фирмы.

Независимо от того, какие рабочие документы разрабатываются, они должны отвечать ряду требований:

1. Содержать достаточно полную и детализированную информацию (чтобы другой аудитор мог понять суть выполненной работы).

2. Документы должны быть составлены в ходе проверки. Составление их после завершения проверки и подготовки аудиторского заключения не допускается.

3. Составляя рабочие документы, аудитор должен учитывать не только информацию, относящуюся к проверяемому рабочему периоду, но и данные предыдущего периода.

4. Документы должны отражать более существенные моменты, по которым аудитору нужно высказать мнение и охватывать более важные направления проверки и задачи, поставленные и решенные аудитором.

5. Позволять оценить финансовую отчетность в соответствии с установленными критериями и признаками.

6. Отражать состояние и оценку системы внутреннего контроля на предприятии, и степень доверия к нему.

7. Фиксировать проведенные аудиторские процедуры по проверке и оценке системы бухгалтерского учета клиента, соблюдение принятой учетной политики и соответствие бухгалтерского учета клиента установленным принципам, стандартам, требованиям и законам.

8. Документы должны быть составлены четко, разборчиво.

9. Необходимо обязательно указывать место и дату составления документа; фамилию аудитора, его подпись; номер документа, порядковый номер страницы в рабочей документации.

10. Должны быть приведены источники информации и данные о происхождении, приложенные в документах, фиксирующих хозяйственно-финансовую деятельность предприятия, а также о выполнении аудиторских процедур.

Классификация рабочих документов аудитора:

I. По времени ведения и исполнения: 1) долгосрочные; 2) непродолжительного исполнения.

II. По способу и источникам получения: 1) документы, полученные от третьих лиц; 2) документы, полученные от предприятия-клиента; 3) документы, составленные аудитором.

III. По характеру информации: 1) информация правового характера; 2) информация о руководстве и персонале предприятия; 3) информация о структуре и организации предприятия; 4) информация об экономических основаниях деятельности предприятия; 5) информация о системе внутреннего контроля; 6) информация о системе бухгалтерского учета; 7) аудиторские организационно-функциональные документы; 8) документы оценки аудиторского риска; 9) аудиторские документы по проверке отдельных статей и показателей годового отчета; 10) корреспонденция аудиторов; 11) итоговое заключение; 12) предложения и рекомендации.

IV. По назначению: 1) обзорные; 2) информативные; 3) проверочные; 4) подтверждающие; 5) расчетные; 6) сравнительные; 7) аналитические.

V. По степени стандартизации: 1) стандартизированные; 2) в произвольной форме.

VI. По форме представления: 1) графические; 2) табличные; 3) текстовые; 4) комбинированные.

VII. По технике составления: 1) ручные; 2) на машинных носителях.

Рабочие документы используются:

• При планировании и проведении аудита;

• При осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;

• Для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

• Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании проверки, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатов, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных моментов, по которым ему необходимо выразить свое профессиональное мнение.

Рабочая документация содержит:

• записи о планировании аудита;

• записи о характере, времени проведения и объеме выполненных аудиторских процедур;

• выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Записи в документах производятся средствами, обеспечивающими их сохранность в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

К моменту представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Формы и содержание рабочих документов определяют следующие факторы:

• Характер аудиторского задания;

• Требования, предъявляемые к аудиторскому заключению;

• Характер и особенности деятельности аудируемого лица;

• Необходимость давать указания работникам аудитора, осуществляющих за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу;

• Использование контрольных методов и приемов в процессе проведения аудита.

Рабочая документация является собственностью аудиторской организации, которая вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике. Часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены клиенту по усмотрению аудитора, однако они не могут служить заменой его бухгалтерских записей.

По окончании аудита рабочие документы подлежат сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде, скомплектованной в файлы (папки), заведенные для каждой проверки, проводимой аудиторской организацией, отдельно. Рабочие документы, хранящиеся в файлах "текущее досье" и "постоянное досье", следует сброшюровать с обязательным указанием страниц.

Рабочие документы постоянных клиентов следует хранить в одном комплекте в хронологическом порядке. При этом файлы "постоянного" и "специального" досье могут переноситься из года в год в состав новой рабочей документации. Ведущий аудитор (или другие аудиторы под его контролем) должен в обязательном порядке отметить на документах произошедшие изменения, если они имеют место, указать дату внесения изменений и расписаться.

Сохранность рабочей документации, оформление и передача ее в архив организует ведущий аудитор, ответственный за конкретную аудиторскую проверку, а в периоды напряженного графика - лицо, уполномоченное руководством аудиторской фирмы. Фамилия, имя, отчество ответственного лица и его подпись указываются в конце рабочей документации.

Каждый рабочий документ должен иметь идентификационные параметры (имя клиента, охватываемый аудитом период и т.п.).В рабочих документах следует проставить идентификационные индексы и перекрестные ссылки, чтобы помочь их комплектованию в файлы. Рабочие документы могут храниться в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или другой форме.

По окончанию аудита рабочая документация подлежит сдачи для обязательного хранения в архиве аудиторской организации (не менее 5 лет).