2.5.4. Учет дел (документов), состоящих на текущем хранении

Учет дел представляет собой комплекс мероприятий по определению количества дел и их состава в установленных единицах учета, а также фиксацию соответствующих данных в учетных документах.

Основными документами учета дел являются номенклатура дел и листы-заверители дел.

В целях полного и достоверного учета дел должна производиться периодическая проверка учетных данных о них. Такая проверка включает установление:

1) степени сохранности учетных данных;

2) полноты учета;

3) достоверности учета.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел, состоящих на хранении, на лицевой стороне их обложек.

По результатам проверки производится корректировка учетных данных, при этом особое внимание обращается на установление фактического наличия дел и его соответствия учетным данным. Проверки состояния учета дел и учетных данных носят плановый и внеплановый характер.

В соответствии с Методическими рекомендациями «Ведение делопроизводства в организации» состояние учета дел и учетных данных в обязательном порядке проверяется:

1) при перемещении дел – например, из структурных подразделений в службу ДОУ;

2) при подготовке дел к передаче в архив предприятия;

3) при смене руководителя структурного подразделения;

4) при реорганизации или ликвидации структурного подразделения.

2.5.5. Выдача дел, состоящих на текущем учете, во временное пользование

Дела могут выдаваться для работы во временное пользование должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия, а также другим предприятиям в соответствии с порядком изложенным ниже. В процессе временного пользования должны быть обеспечены сохранность дел, а также соблюдены сроки, в течение которых может производиться работа с ними.

Выдача дел во временное пользование должностным лицам предприятия производится уполномоченным работником службы ДОУ на срок не превышающий одного месяца. В необходимых случаях указанный срок может быть продлен после проверки состояния дел.

Выдача дел в рассматриваемом случае должна производиться с разрешения руководителя службы ДОУ под расписку. При этом на выданное дело сразу заводится карта-заместитель дела, в которой указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, дата его возвращения, фиксируются росписи о получении дела и о его возврате в место хранения.

Карта-заместитель помещается на место временного выданного дела, а после его возвращения в место хранения – изымается оттуда.

Другим предприятиям дела должны выдаваться только по их письменному запросу с разрешения руководителя предприятия и с ведома руководителя службы ДОУ. Выдача дел в этом случае производится по акту приема-передачи дел во временное пользование на срок, не превышающий трех месяцев.

Акт составляется в двух экземплярах – по одному для пользователя и владельца дела. Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей соответствующих предприятий. После возвращения дел в места хранения экземпляр акта, выданный предприятию-пользователю, остается в распоряжении последнего, а второй его экземпляр хранится у предприятия-владельца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено в место его хранения, после чего, при необходимости, выдано повторно.

Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеописанных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения.

Изъятие документов из дел, состоящих на текущем хранении, для выдачи во временное пользование, может производиться в исключительных случаях с разрешения руководителя при наличии оснований для этого, подтвержденных документально. В случае принятия решения об изъятии документа в деле оставляется его заверенная копия и акт о причинах выдачи подлинника.