2.5. Организация работы с делами (документами) предприятия, состоящими на текущем хранении

2.5.1. Общие вопросы организации работы с делами состоящими на текущем хранении

Организация работы с делами, находящимися на текущем хранении предполагает выполнение комплекса мероприятий:

1. по учету дел (документов) по месту их заведения (в службе ДОУ);

2. по рациональному размещению документов в местах хранения;

3. по выдаче дел во временное пользование;

4. по контролю наличия, движения и состояния документов.

Уточним, что оформленные дела подлежат хранению по месту их формирования в течение 2-х лет, после чего передаются в архив предприятия. Двухгодичный срок хранения установлен исходя из целесообразности использования документов. Поскольку за этот период, приходится регулярно обращаться, например, при ведении переписки, и потому их предпочтительнее держать, что называется, «под рукой».

Обеспечение сохранности дел (документов) зависит от их размещения в приспособленных для этой цели помещениях (места хранения).

Для размещения дел, подлежащих текущему хранению, на предприятии должна иметься соответствующая материально-техническая база, включающая:

1. хранилища;

2. средства хранения: шкафы, сейфы, картотеки;

3. средства обеспечения сохранности: средства охраны, климатического контроля, копирования.

2.5.2. Места текущего хранения дел (документов).

Для текущего хранения дел выделяется приспособленное для этой цели изолированное помещение, располагаемое в административном здании. Пригодность помещения для текущего хранения дел предприятия устанавливается посредством экспертизы.

Экспертиза проводится межведомственной комиссией в составе представителей архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных учреждений. В ходе экспертизы устанавливается соответствие основных эксплуатационных характеристик помещения – огнестойкость, долговечность, прочность…

Через указанные помещения не должны проходить газовые либо водонесущие трубопроводы.

Электропроводки должны быть скрыты. Переносная электроаппаратура (настольные лампы) должна быть снабжена шнурами с резиновой изоляцией, а рубильники – располагаться вне помещения.

Результаты экспертизы фиксируются в акте, содержащем заключение о пригодности (непригодности) того или иного помещения для текущего хранения дел (документов).

До принятия хранилища в эксплуатацию в нем должны быть обеспечены соответствующие световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.

В целях обеспечения пожаробезопасности документов в процессе эксплуатации хранилищ запрещается применение открытого огня. Использование любых нагревательных приборов в хранилищах также не допускается.

Отметим, что действие средств пожаротушения, размещенных в хранилищах и непосредственно рядом с ними, должно быть основано на применении нейтральных (безопасных) для документов веществ.

При проведении уборок, на дела не должна попадать вода антисептические растворы и другие вещества.

2.5.3. Средства текущего хранения дел (документов)

Для размещения дел подлежащих текущему хранению, в помещениях, предназначенных для этой цели, устанавливаются средства хранения – как правило, металлические шкафы или сейфы. В качестве вспомогательных средств хранения могут использоваться элеваторные картотеки, столы с выдвижными ящиками и т.д. Установка средств хранения в хранилище производится в соответствии с нормами и с учетом конфигурации помещения, его конструктивных особенностей. Согласно предписаниям Основных правил работы архивов организации, расстояния между средствами хранения, установленными в помещениях, предназначенных для размещения дел должны соответствовать указанным в таблице.

Расстояния между средствами хранения

№	Наименование параметра	Значение, см
1	Главный проход хранилища, не менее	120
2	Проходы между шкафами, не менее	75
3	Проходы между наружными стенами помещения и шкафами, установленными параллельно стенам	75
4	Проход между торцом шкафа и стеной	45
5	Расстояние между нижней полкой и полом, не менее	15

Дела должны располагаться на полках в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. В целях предохранения дел от ненормированного воздействия естественного освещения, пыли могут использоваться коробки для укладки, папки, футляры и т.д.

Для обеспечения безошибочного поиска дел на внутренних сторонах дверец средств хранения должна располагаться номенклатура дел или выписка из нее, а сами средства – последовательно нумероваться в пределах данного хранилища по ходу часовой стрелки. В необходимых случаях, может производиться – в направлении сверху вниз – последовательная нумерация полок.

Подчеркнем, что фактическое размещение дел должно соответствовать учетно-поисковым данным. Размещение дел на подоконниках, полу хранилища и в иных не приспособленных для этого местах не допускается.

Состоящие на текущем хранении электронные документы (базы данных) по решению руководителя предприятия могут располагаться вместе с бумажными документами, либо отдельно от них в соответствующем структурном подразделении предприятия (вычислительном центре, информационном отделе).

Текущее хранение ЭД следует осуществлять на жестком диске специально выделенного для этого компьютера в папке (директории), структура которой соответствует номенклатуре дел.

Название каждой папки должно включать индекс дела и год создания, например «04-202.2005». В свою очередь, название состоящего на хранении ЭД в составе папки должны включать наименование вида документа,, дату документа, регистрационный номер и краткий заголовок, например: «Письмо № 054-45 от 13.01.2005 «Об организации планирования работ»».

Защита размещенных на жестком диске ЭД обеспечивается посредством формирования страхового фонда – периодическим копированием информации на автономные машинные носители. Частота копирования устанавливается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования на случай возникновения дефектов (сбоев в работе).

Срок хранения копий ЭД равен сроку хранения оригинальных электронных документов.

Для предотвращения хищения, утраты, искажения ЭД соответствующими должностными лицами должны систематически предприниматься организационные, программно-технические меры, направленные на обеспечение сохранности ЭД.